Se você usa a versão clássica do Outlook e está pensando em migrar para o novo Outlook para Windows, notará várias mudanças na interface. Uma das mais visíveis é o recurso Caixa de Entrada Focada. Esse recurso separa automaticamente sua caixa de entrada em duas guias: Focada para mensagens importantes e Outros para o restante. O novo Outlook usa um algoritmo e uma fonte de dados diferentes para essa classificação em comparação com o Outlook clássico. Este artigo explica como a Caixa de Entrada Focada funciona no novo Outlook, o que muda para os usuários do Outlook clássico e como configurá-la para se adequar ao seu fluxo de trabalho.
Principais conclusões: Caixa de Entrada Focada do novo Outlook vs Outlook clássico
- Exibir > Mostrar Caixa de Entrada Focada: Ativa ou desativa a Caixa de Entrada Focada na faixa de opções do novo Outlook.
- Mensagem > Mover para Focada ou Outros: Treina o algoritmo movendo manualmente os e-mails entre as guias.
- Configurações > E-mail > Caixa de Entrada Focada: Local central para regras de classificação e listas de remetentes confiáveis.
Como a Caixa de Entrada Focada funciona no novo Outlook
A Caixa de Entrada Focada no novo Outlook para Windows usa um modelo de aprendizado de máquina baseado em nuvem hospedado nos servidores do Microsoft 365. Quando um e-mail chega, o servidor analisa o remetente, suas interações passadas e o conteúdo da mensagem para atribuir uma pontuação de prioridade. Mensagens com pontuações altas aparecem na guia Focada. Mensagens com pontuações baixas aparecem na guia Outros. Esse processamento ocorre antes de o e-mail chegar ao seu cliente, o que significa que a classificação é consistente em todos os seus dispositivos, incluindo Outlook mobile e Outlook na web.
No Outlook clássico, a Caixa de Entrada Focada também usa classificação baseada em nuvem, mas o cliente clássico aplica regras locais adicionais que podem substituir a decisão do servidor. Por exemplo, se você tem uma regra de e-mail personalizada que move mensagens de um remetente específico para uma pasta, essa regra tem precedência no Outlook clássico. No novo Outlook, a Caixa de Entrada Focada do lado do servidor é executada primeiro e, em seguida, as regras do lado do cliente se aplicam apenas às mensagens que permanecem na caixa de entrada. Essa mudança significa que algumas mensagens que você esperava em Focada podem acabar em Outros, ou vice-versa, até que você retreine o algoritmo.
Pré-requisitos para usar a Caixa de Entrada Focada no novo Outlook
Você precisa de uma assinatura ativa do Microsoft 365. Contas gratuitas do Outlook.com também oferecem suporte à Caixa de Entrada Focada. O recurso não está disponível para contas POP ou IMAP no novo Outlook. Se você usa Exchange Server local, a Caixa de Entrada Focada está disponível apenas se o servidor estiver executando Exchange Online ou Exchange 2019 com a atualização cumulativa mais recente e o recurso Caixa de Entrada Focada habilitado pelo administrador.
Etapas para ativar e configurar a Caixa de Entrada Focada no novo Outlook
As etapas a seguir pressupõem que você já instalou o novo Outlook para Windows e fez login com sua conta do Microsoft 365. O novo Outlook está disponível como uma opção na barra de título do Outlook clássico.
- Abra o novo Outlook
Clique no botão “Experimentar o novo Outlook” no canto superior direito do Outlook clássico. Se você não vir o botão, sua organização pode tê-lo desabilitado. Entre em contato com o administrador de TI. - Localize a opção Caixa de Entrada Focada na faixa de opções
Vá para a guia Exibir na faixa de opções. No grupo Mensagens, clique em Mostrar Caixa de Entrada Focada. Uma marca de seleção aparece quando o recurso está ativo. Sua caixa de entrada é dividida em duas guias: Focada e Outros. - Treine o algoritmo movendo mensagens
Clique com o botão direito em qualquer mensagem na guia Focada e selecione Mover para Outros. Clique com o botão direito em qualquer mensagem na guia Outros e selecione Mover para Focada. Repita isso para várias mensagens para ensinar ao sistema suas preferências. O servidor atualiza o modelo de prioridade em até 24 horas. - Ajuste as configurações de remetentes confiáveis
Clique em Configurações (ícone de engrenagem) no canto superior direito. Vá para E-mail > Caixa de Entrada Focada. Em “Sempre mover mensagens desses remetentes para Focada”, adicione endereços de e-mail ou domínios. Em “Sempre mover mensagens desses remetentes para Outros”, adicione endereços que você deseja que ignorem a guia Focada. Clique em Salvar. - Desative a Caixa de Entrada Focada se preferir uma caixa de entrada única
Volte para Exibir > Mostrar Caixa de Entrada Focada e clique novamente para limpar a marca de seleção. Todas as mensagens aparecem em uma única lista classificadas por data. O servidor ainda processa a classificação, mas o cliente oculta as guias.
O que os usuários do Outlook clássico devem saber sobre a transição
Meu treinamento da Caixa de Entrada Focada não foi transferido
O Outlook clássico armazena seus dados de treinamento da Caixa de Entrada Focada localmente em uma pasta oculta chamada Conversation Action Settings. O novo Outlook não lê esses dados locais. Em vez disso, ele depende do modelo do lado do servidor que foi construído a partir de suas ações no Outlook na web ou Outlook mobile. Para reconstruir seu treinamento, mova várias mensagens manualmente no novo Outlook conforme descrito acima. Após alguns dias, o algoritmo se ajusta às suas preferências.
Regras de e-mail personalizadas substituem a Caixa de Entrada Focada no Outlook clássico
No Outlook clássico, se você tem uma regra que move mensagens de um remetente específico para uma subpasta, essa regra é executada antes da Caixa de Entrada Focada. A mensagem nunca chega à caixa de entrada, então a Caixa de Entrada Focada nunca a vê. No novo Outlook, a Caixa de Entrada Focada do lado do servidor é executada antes das regras do lado do cliente. Uma mensagem pode aparecer na guia Focada e, em seguida, uma regra do cliente a move para uma pasta. Se você deseja que uma mensagem permaneça em Focada, desabilite a regra para esse remetente ou ajuste a ordem das regras.
A Caixa de Entrada Focada não está disponível para caixas de correio compartilhadas
No Outlook clássico, você pode ativar a Caixa de Entrada Focada para uma caixa de correio compartilhada se tiver permissões de Acesso Total. No novo Outlook, a Caixa de Entrada Focada está disponível apenas para a caixa de correio principal do usuário conectado. Caixas de correio compartilhadas sempre mostram uma única caixa de entrada. Se você depende da Caixa de Entrada Focada para uma caixa de correio compartilhada, continue usando o Outlook clássico ou mude para o Outlook na web para essa caixa de correio.
Caixa de Entrada Focada no novo Outlook vs Outlook clássico: Principais diferenças
| Item | Novo Outlook | Outlook clássico |
|---|---|---|
| Local da classificação | Lado do servidor antes das regras do cliente | Lado do servidor, depois regras locais substituem |
| Armazenamento de dados de treinamento | Nuvem (servidor Microsoft 365) | Local (pasta Conversation Action Settings) |
| Migração de dados de treinamento | Não importado do Outlook clássico | Não exportado para o novo Outlook |
| Suporte a caixa de correio compartilhada | Não disponível | Disponível com permissões de Acesso Total |
| Interação com regras personalizadas | Classificação do servidor primeiro, depois regras do cliente | Regras do cliente primeiro, depois Caixa de Entrada Focada |
| Local da opção | Exibir > Mostrar Caixa de Entrada Focada | Exibir > Mostrar Caixa de Entrada Focada |
| Tipos de conta suportados | Microsoft 365 e Outlook.com | Microsoft 365, Outlook.com, Exchange local |
A tabela acima resume as principais diferenças que afetam seu fluxo de trabalho diário. O novo Outlook simplifica o modelo de classificação movendo-o inteiramente para a nuvem, o que garante consistência entre dispositivos, mas remove algum controle local que o Outlook clássico oferecia.
Agora você pode ativar e configurar a Caixa de Entrada Focada no novo Outlook e entender como ela difere da versão clássica. Se você preferir o comportamento clássico, considere manter o Outlook clássico para caixas de correio compartilhadas ou para caixas de correio onde você tem regras personalizadas complexas. Para retreinar o algoritmo rapidamente, mova pelo menos dez mensagens manualmente de Focada para Outros e vice-versa. O servidor atualiza o modelo em até 24 horas, e você pode verificar o resultado observando as mensagens recebidas no dia seguinte.