Você quer usar o Copilot no Outlook para sugerir automaticamente regras de formatação condicional que destacam e-mails importantes. A formatação condicional no Outlook aplica dicas visuais, como cores e fontes, a mensagens que atendem a condições específicas. O Copilot pode analisar seus padrões de e-mail e propor regras, como destacar mensagens do seu gerente ou sinalizar itens não lidos da sua equipe. Este artigo explica como o Copilot gera essas sugestões, como aplicá-las e quais limitações esperar.
Principais Conclusões: Sugestões de Formatação Condicional do Copilot no Outlook
- Painel do Copilot > Formatação condicional > Sugerir regras: Abre um painel onde o Copilot analisa sua caixa de entrada e propõe regras de formatação com base no remetente, assunto ou pasta.
- Regras são apenas sugestões: Você precisa revisar cada regra proposta e ativá-la ou editá-la manualmente antes que entre em vigor.
- O Copilot aprende com suas ações: Quanto mais você cria ou aceita regras manualmente, mais precisas se tornam as sugestões futuras do Copilot.
O que o Copilot Faz com a Formatação Condicional no Outlook
O Copilot no Outlook pode examinar sua caixa de entrada e sugerir regras de formatação condicional que correspondem ao seu comportamento. Por exemplo, se você lê e responde frequentemente a e-mails de um remetente específico, o Copilot pode propor uma regra que destaque todas as mensagens desse remetente em azul. O recurso funciona analisando padrões em sua caixa de entrada, itens enviados e pastas nos últimos 30 dias. Ele não lê o conteúdo das suas mensagens. Apenas analisa metadados como endereço do remetente, palavras-chave no assunto, listas de destinatários e localizações de pastas.
Para usar o Copilot para sugestões de formatação condicional, você precisa de uma assinatura ativa do Microsoft 365 que inclua o Copilot para Microsoft 365. O recurso está disponível no novo Outlook para Windows e no Outlook na web. Não está disponível no Outlook clássico para Windows nem no Outlook para Mac. Seu administrador também deve habilitar o Copilot no seu locatário.
Como o Copilot Gera Sugestões de Regras
O Copilot usa um modelo de aprendizado de máquina leve executado nos servidores da Microsoft. Ele examina os metadados da sua caixa de entrada e agrupa mensagens por atributos comuns. Se encontrar um grupo de mensagens do mesmo remetente que você sempre marca como lidas rapidamente, ele propõe uma regra que destaca essas mensagens. Se você move consistentemente mensagens com certas palavras-chave no assunto para uma pasta específica, o Copilot pode sugerir uma regra que colore essas mensagens. O modelo atualiza suas sugestões semanalmente com base na sua atividade recente de e-mail.
Passos para Visualizar e Aplicar Sugestões de Formatação Condicional do Copilot
Siga estes passos para abrir o Copilot, ver suas regras sugeridas e aplicá-las à sua caixa de entrada do Outlook.
- Abra o painel do Copilot
No Outlook na web ou no novo Outlook para Windows, clique no ícone do Copilot na faixa de opções superior. O painel do Copilot abre no lado direito da tela. - Selecione a opção Formatação condicional
No painel do Copilot, clique no botão Formatação condicional. Uma lista de suas regras manuais atuais aparece, junto com um botão Sugerir regras no topo. - Clique em Sugerir regras
Clique em Sugerir regras. O Copilot analisa sua atividade recente na caixa de entrada e exibe até cinco regras sugeridas. Cada sugestão mostra o tipo de condição, o valor da condição e a ação de formatação. - Revise cada sugestão
Leia cada regra proposta com atenção. Por exemplo, uma sugestão pode ser: “Destacar e-mails de contoso.com em laranja.” Clique na regra para expandi-la e ver a condição exata e o estilo de formatação. - Ative uma sugestão
Para aplicar uma sugestão, clique no botão de alternância ao lado da regra. A regra é adicionada à sua lista de formatação condicional e entra em vigor imediatamente. Não é necessário salvar separadamente. - Edite uma sugestão antes de ativar
Se quiser modificar uma sugestão, clique no ícone de lápis ao lado da regra. Altere a condição ou a cor e fonte da formatação. Clique em Salvar para aplicar sua versão editada. - Descarte uma sugestão que não deseja
Clique no ícone X em uma sugestão para removê-la da lista. O Copilot não mostrará esse padrão novamente por pelo menos 30 dias.
Problemas Comuns com Sugestões de Formatação Condicional do Copilot
O Copilot Não Mostra Nenhuma Sugestão
Se o botão Sugerir regras estiver esmaecido ou não retornar resultados, sua caixa de entrada pode não ter atividade suficiente para o Copilot analisar. O Copilot precisa de pelo menos 50 mensagens com padrões consistentes nos últimos 30 dias. Se você tem uma caixa de entrada nova ou baixo volume de e-mails, o recurso não gerará sugestões. Continue usando o Outlook normalmente por algumas semanas e verifique novamente.
Sugestões Não Correspondem às Suas Preferências Reais
O Copilot baseia suas sugestões em padrões de metadados, não em suas preferências declaradas. Se você deseja uma regra para um remetente específico que o Copilot nunca sugere, crie essa regra manualmente. Vá para Exibir > Configurações de exibição > Formatação condicional e adicione uma nova regra. O Copilot aprende com suas regras manuais e pode sugerir padrões semelhantes posteriormente.
Sugestões Desaparecem Depois de Ativá-las
Quando você ativa uma sugestão, ela sai da lista de sugestões e vai para suas regras de formatação condicional ativas. Ela não aparece mais no painel de sugestões. Isso é normal. Para ver todas as suas regras ativas, abra Exibir > Configurações de exibição > Formatação condicional.
O Copilot Sugere Regras para Remetentes que Você Já Filtrou
O Copilot pode sugerir regras para remetentes que você já gerencia com regras de caixa de entrada ou Sweep. Isso acontece porque o Copilot analisa metadados independentemente de outros recursos do Outlook. Se você já tem uma regra de caixa de entrada que move mensagens de um remetente para uma pasta, a sugestão do Copilot é redundante. Você pode descartá-la com segurança.
| Item | Formatação Condicional Manual | Formatação Condicional Sugerida pelo Copilot |
|---|---|---|
| Esforço de configuração | Você define cada condição e ação do zero | O Copilot propõe regras com base na sua atividade; você ativa ou edita |
| Escopo da regra | Qualquer condição que você pode definir (remetente, assunto, pasta, importância) | Limitado a domínio do remetente, palavras-chave no assunto e localização da pasta |
| Capacidade de aprendizado | Nenhuma — as regras são estáticas até que você as altere | O Copilot atualiza as sugestões semanalmente com base no seu comportamento recente |
| Disponibilidade | Todas as versões do Outlook | Apenas no novo Outlook para Windows e Outlook na web |
| Privacidade | As regras permanecem na sua caixa de entrada e não são enviadas aos servidores da Microsoft | O Copilot analisa metadados nos servidores da Microsoft para gerar sugestões |
O Copilot no Outlook pode ajudar você a configurar regras de formatação condicional mais rapidamente, sugerindo padrões da sua própria atividade de e-mail. As sugestões aparecem no painel do Copilot, na seção Formatação condicional. Você deve revisar cada sugestão e ativá-la manualmente. Se o Copilot não sugerir a regra desejada, crie-a manualmente usando as configurações padrão de formatação condicional. Com o tempo, o Copilot refina suas sugestões com base nas regras que você aceita ou cria. Para melhores resultados, mantenha sua caixa de entrada ativa e verifique o painel de sugestões semanalmente.