Você define a permissão de calendário de um usuário como Nenhum no Outlook, mas essa pessoa ainda vê seus compromissos e reuniões particulares. Esse problema ocorre porque os delegados do Outlook substituem as permissões explícitas de pasta. Quando alguém é delegado em sua caixa postal, herda visibilidade dos itens do calendário independentemente do nível de permissão atribuído. Este artigo explica por que o acesso de delegado ignora as permissões padrão do calendário e fornece as etapas exatas para revogar a visibilidade de um delegado sem remover todo o acesso dele.
Principais Conclusões: Acesso de Delegado Substitui Permissões do Calendário
- Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado > Remover: Remove o usuário como delegado para que as permissões do calendário sejam aplicadas conforme definido.
- Propriedades do Calendário > Permissões > Nível de Permissão = Nenhum: Funciona somente após o delegado ser removido do Acesso de Delegado.
- Outlook Web App > Configurações > Ver todas as configurações do Outlook > Calendário > Calendários compartilhados: Método alternativo para gerenciar a visibilidade do delegado sem usar o cliente desktop.
Por que o Nível de Permissão Nenhum Ainda Exibe Itens
O Outlook usa dois sistemas de permissão separados para um calendário compartilhado: permissões de pasta e permissões de delegado. As permissões de pasta, definidas em Propriedades do Calendário > Permissões, controlam o que um usuário pode ver e fazer nessa pasta específica. As permissões de delegado, definidas em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado, concedem ao delegado a capacidade de enviar e responder a solicitações de reunião em seu nome.
Quando um usuário é adicionado como delegado, o Outlook automaticamente concede a ele acesso Editor ou Autor à sua pasta de calendário, dependendo das opções de delegado escolhidas. Alterar a permissão da pasta para Nenhum não remove o acesso de nível de delegado. A camada de permissão de delegado fica acima da camada de permissão de pasta. O delegado ainda vê os itens do calendário porque o acesso de delegado ainda está ativo.
Esse design existe para que os delegados possam gerenciar seu calendário sem interrupções. Se você alterar a permissão de uma pasta para Nenhum enquanto o usuário permanece delegado, o Outlook ignora a permissão da pasta para esse usuário. O usuário continua vendo todos os itens do calendário, incluindo aqueles marcados como Particular.
Como Funciona o Acesso de Delegado
Quando você adiciona um delegado no Outlook, concede a ele permissão para ver e gerenciar seu calendário. O delegado recebe uma cópia de suas solicitações de reunião e pode aceitá-las ou recusá-las. O Outlook atribui automaticamente ao delegado um nível de permissão de pasta Editor ou Autor. Essa atribuição automática não pode ser removida apenas alterando a permissão da pasta. Você deve primeiro remover o usuário da lista de Acesso de Delegado.
Como Funcionam as Permissões de Pasta
As permissões de pasta em um calendário controlam o que um usuário pode fazer ao abrir esse calendário específico. Os níveis de permissão variam de Nenhum a Proprietário. Definir Nenhum deve bloquear o usuário de ver qualquer item. Mas se o usuário for um delegado, a permissão de delegado substitui a permissão da pasta. O usuário vê os itens do calendário porque o acesso de delegado ainda está ativo.
Etapas para Remover o Acesso de Delegado e Aplicar a Permissão Nenhum
Siga estas etapas para impedir que um delegado veja seus itens de calendário, mantendo outras opções de acesso disponíveis.
- Abra as configurações de Acesso de Delegado
No Outlook, vá em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado. Uma caixa de diálogo é aberta mostrando todos os delegados atuais e suas permissões. - Selecione o delegado
Clique no nome do delegado que não deve mais ver seu calendário. - Remova o delegado
Clique no botão Remover. Uma mensagem de confirmação aparece. Clique em OK. O usuário não é mais delegado. - Defina a permissão da pasta como Nenhum
Clique com o botão direito na pasta do seu calendário no painel de pastas. Selecione Propriedades > Permissões. Na lista de usuários, selecione o mesmo usuário. No menu suspenso Nível de Permissão, escolha Nenhum. Clique em Aplicar > OK. - Verifique a alteração
Peça ao usuário para abrir seu calendário. Ele não deve ver nenhum item ou receber uma mensagem informando que não tem permissão para visualizar o calendário.
Alternativa: Manter o Delegado, mas Limitar Itens Particulares
Se você quiser manter um delegado, mas ocultar itens particulares, pode configurar o Outlook para ocultar compromissos particulares dos delegados.
- Abra as configurações de Acesso de Delegado
Vá em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado. - Altere as permissões do delegado
Selecione o nome do delegado e clique em Permissões. Na seção Calendário, marque a caixa Delegado pode ver meus itens particulares. Desmarque esta caixa. Clique em OK. - Marque os itens como Particular
Para cada compromisso ou reunião que deseja ocultar, abra o item e clique no botão Particular no grupo Marcas na guia Compromisso ou Reunião.
Se o Outlook Ainda Exibir Itens do Calendário Após Remover o Delegado
Modo de Cache do Outlook Atrasa Alterações de Permissão
Ao alterar permissões, o Outlook pode levar até 15 minutos para sincronizar a alteração se o Modo de Cache do Exchange estiver ativado. Force uma sincronização pressionando F9 ou reiniciando o Outlook. O usuário também deve reiniciar o Outlook ou pressionar F9 para atualizar a lista de pastas.
Permissões Herdadas de Pastas Pai
Se o usuário ainda vir itens após a remoção do delegado, verifique se ele tem permissão para a pasta raiz da caixa postal. No Outlook, clique com o botão direito na raiz da caixa postal (seu nome no topo do painel de pastas) e selecione Propriedades > Permissões. Se o usuário aparecer lá, defina o nível de permissão dele como Nenhum. Isso evita a herança de permissões de nível de caixa postal para a pasta de calendário.
Permissões do Outlook Web App Não Sincronizadas
Se você gerenciar permissões no Outlook Web App e no cliente desktop, os dois podem entrar em conflito. Use apenas um método para definir permissões. Para verificar as permissões no OWA, faça login no Outlook Web App, vá em Configurações > Ver todas as configurações do Outlook > Calendário > Calendários compartilhados. Remova qualquer entrada de delegado ou permissão para o usuário nesta página.
Acesso de Delegado vs Permissões de Pasta: Principais Diferenças
| Item | Acesso de Delegado | Permissões de Pasta |
|---|---|---|
| Finalidade | Gerenciar solicitações de reunião e enviar em nome do proprietário da caixa postal | Controlar acesso de leitura e gravação a uma pasta específica |
| Níveis de permissão | Editor, Autor, Revisor | Nenhum, Revisor, Colaborador, Editor, Editor de Publicação, Proprietário |
| Substitui permissão de pasta | Sim, a permissão de delegado substitui a permissão de pasta para o mesmo usuário | Não, a permissão de pasta é ignorada para delegados |
| Visibilidade de itens particulares | Pode ser ativada ou desativada para cada delegado | Itens particulares ficam sempre ocultos, a menos que o nível de permissão seja Proprietário |
| Onde configurar | Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado | Clique com botão direito na pasta > Propriedades > Permissões |
O acesso de delegado é projetado para usuários que precisam gerenciar seu calendário em seu nome. As permissões de pasta são projetadas para usuários que precisam apenas visualizar ou editar pastas específicas. Se um usuário precisar de ambos, use o acesso de delegado e ajuste a configuração de visibilidade de itens particulares em vez de misturar os dois sistemas de permissão.
Após remover o delegado e definir a permissão da pasta como Nenhum, o usuário não verá mais seus itens de calendário. Se precisar conceder acesso novamente, adicione-o como delegado ou defina permissões de pasta, mas não ambos. Para usuários que precisam apenas visualizar informações de disponibilidade, use permissões de pasta com o nível Livre/Ocupado nas configurações do Outlook Web App em vez do acesso de delegado.