Você quer realizar uma mala direta no Word usando um arquivo XML como fonte de dados, em vez de uma planilha Excel ou banco de Access. O assistente de mala direta do Word espera dados em um formato específico, mas um arquivo XML com esquema personalizado não mapeia automaticamente os campos de mesclagem. Este artigo explica como criar e anexar um esquema XML personalizado (XSD) a um documento do Word para que você possa mapear elementos XML para campos de mala direta e gerar documentos personalizados a partir dos seus dados XML. Ao final, você conseguirá configurar um esquema personalizado, carregar uma fonte de dados XML e executar uma mala direta sem perder a formatação dos dados ou o alinhamento dos campos.
Principais Conclusões: Usando um Esquema XML Personalizado para Mala Direta
- Desenvolvedor > Esquema > Adicionar Esquema: Anexe seu arquivo XSD personalizado ao documento do Word para que os elementos XML fiquem disponíveis para mapeamento.
- Painel de Mapeamento XML (Desenvolvedor > Mapeamento XML): Arraste os elementos XML do painel para o documento para criar controles de conteúdo que armazenam os dados de mesclagem.
- Mala Direta > Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente: Aponte para seu arquivo XML após anexar o esquema para que o Word leia os dados corretamente.
O Que é um Esquema XML Personalizado e Por Que é Necessário para Mala Direta
Um esquema XML personalizado é um arquivo com extensão .xsd que define a estrutura de um arquivo de dados XML. Ele especifica quais elementos e atributos são permitidos, seus tipos de dados e sua hierarquia. Quando você anexa um esquema a um documento do Word, o Word entende o layout dos seus dados XML e pode mapear cada elemento para um controle de conteúdo no documento.
A mala direta padrão do Word funciona com fontes de dados planas, como tabelas do Excel ou consultas do Access. Arquivos XML podem conter estruturas aninhadas, grupos repetidos e hierarquias complexas que não mapeiam diretamente para o sistema de campos de mesclagem do Word. Ao usar um esquema personalizado, você preenche essa lacuna. Você informa ao Word exatamente onde cada dado está localizado dentro do arquivo XML para que o mecanismo de mala direta possa extrair os valores corretos.
Você precisa de dois arquivos: um arquivo de dados XML (seus dados) e um arquivo de esquema XML (a definição). Ambos devem estar presentes antes de começar. Se seu arquivo XML não tiver uma referência ao esquema, você ainda pode anexar o esquema manualmente no Word. O esquema não precisa estar embutido no arquivo XML; o Word o usa separadamente para interpretar a estrutura dos dados.
Pré-requisitos
Antes de começar, verifique o seguinte:
- Você tem um arquivo de dados XML válido com tags bem formadas e um elemento raiz.
- Você tem um arquivo de esquema XSD que descreve a estrutura XML. Você pode criar um usando um editor de texto ou uma ferramenta como Visual Studio ou XML Notepad.
- Você está usando uma versão desktop do Word (Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 ou Word 2016). O Word Online não suporta mapeamento XML personalizado.
- A guia Desenvolvedor está visível na faixa de opções do Word. Se não estiver, vá em Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções e marque a caixa Desenvolvedor.
Passos para Anexar um Esquema XML Personalizado e Mapear Dados para Mala Direta
Siga estes passos em ordem. Não pule a etapa de anexar o esquema, pois o Word não reconhecerá a estrutura XML sem ele.
- Abra um novo documento em branco do Word
Comece com um documento em branco. Você construirá o modelo de mala direta aqui. Salve o documento antes de anexar o esquema para evitar perder alterações. - Anexe o esquema XSD personalizado
Vá para a guia Desenvolvedor. No grupo XML, clique em Esquema. Na caixa de diálogo Modelos e Suplementos, clique em Adicionar Esquema. Navegue até seu arquivo .xsd e selecione-o. Clique em Abrir. Na caixa de diálogo Configurações do Esquema, verifique se o esquema está marcado e clique em OK. O esquema agora está anexado ao documento. - Abra o painel de Mapeamento XML
Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Mapeamento XML. O painel de Mapeamento XML aparece no lado direito da janela. Ele mostra a estrutura em árvore do seu esquema, com elementos que você pode inserir no documento. - Insira controles de conteúdo para cada campo de dados
No painel de Mapeamento XML, clique com o botão direito em um elemento e escolha Inserir Controle de Conteúdo > Texto Sem Formatação. Uma caixa de controle de conteúdo aparece no documento. Repita para cada elemento que deseja incluir, como Nome, Sobrenome, Endereço ou NúmeroPedido. Posicione cada controle de conteúdo onde deseja que os dados de mesclagem apareçam. - Adicione controles de conteúdo de seção repetida para dados repetidos
Se seu arquivo XML contiver grupos repetidos, como vários pedidos por cliente, insira um Controle de Conteúdo de Seção Repetida. No painel de Mapeamento XML, clique com o botão direito no elemento repetido (por exemplo, Pedidos) e escolha Inserir Controle de Conteúdo > Seção Repetida. Em seguida, arraste os elementos filhos para dentro dessa seção. O Word repetirá a seção para cada item no grupo XML. - Conecte o arquivo de dados XML para mala direta
Vá para a guia Correspondências. Clique em Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, altere o filtro de tipo de arquivo para Arquivos XML. Selecione seu arquivo de dados XML e clique em Abrir. O Word lê os dados usando o esquema anexado. - Insira campos de mesclagem e conclua a mesclagem
Na guia Correspondências, clique em Inserir Campo de Mesclagem. Os campos do seu esquema aparecem na lista. Clique em cada campo para inseri-lo no documento. Em seguida, clique em Visualizar Resultados para ver os dados. Se tudo estiver correto, clique em Concluir e Mesclar e escolha Imprimir Documentos ou Editar Documentos Individuais.
Se o Word Ainda Tiver Problemas Após a Correção Principal
O Word não mostra elementos XML no painel de Mapeamento XML
Isso geralmente significa que o esquema não foi anexado corretamente ou o arquivo de esquema é inválido. Abra a guia Desenvolvedor, clique em Esquema e verifique se seu esquema está listado e marcado. Se estiver faltando, adicione-o novamente. Se o esquema estiver presente mas o painel estiver vazio, abra o arquivo .xsd em um editor de texto e confirme se ele tem pelo menos uma declaração de elemento. Um esquema mínimo deve conter uma tag xs:element dentro de uma raiz xs:schema.
A mala direta informa que a fonte de dados não tem registros
O Word pode ler o arquivo XML mas encontrar zero registros se a estrutura XML não corresponder exatamente ao esquema. Verifique se o nome do elemento raiz no arquivo XML corresponde ao elemento raiz definido no esquema. Além disso, certifique-se de que o namespace declarado no arquivo XML (se houver) corresponde ao namespace no esquema. Abra o arquivo XML em um navegador ou editor de texto e compare os nomes das tags e a hierarquia com a definição do esquema.
O controle de conteúdo não mostra dados após a visualização
O controle de conteúdo pode estar mapeado para o elemento errado. No painel de Mapeamento XML, clique no controle de conteúdo no documento. O painel destaca o elemento mapeado. Se o destaque não corresponder ao campo esperado, clique com o botão direito no elemento correto e escolha Mapear para Controle de Conteúdo Selecionado. Em seguida, visualize novamente.
Mala Direta do Word com XML vs Fontes de Dados Padrão: Principais Diferenças
| Item | Fonte de Dados XML com Esquema Personalizado | Fonte de Dados Padrão (Excel, Access) |
|---|---|---|
| Complexidade de configuração | Requer anexar esquema manualmente e mapear controles de conteúdo | Nenhum esquema necessário; campos mapeiam automaticamente |
| Suporte a estrutura de dados | Suporta elementos aninhados e grupos repetidos | Apenas tabela plana; sem aninhamento |
| Método de mapeamento de campos | Painel de Mapeamento XML com arrastar e soltar controles de conteúdo | Inserir Campo de Mesclagem a partir de uma lista predefinida |
| Exigência de esquema | Deve anexar um arquivo .xsd antes de carregar os dados | Nenhum esquema necessário |
| Manipulação de dados repetidos | Controle de Conteúdo de Seção Repetida duplica linhas automaticamente | Requer mesclagem separada por registro ou códigos de campo avançados |
| Compatibilidade | Apenas Word desktop (Windows e Mac) | Word Online e versões desktop |
Agora você pode executar uma mala direta no Word usando qualquer fonte de dados XML anexando um esquema personalizado e mapeando controles de conteúdo. Comece criando um arquivo de esquema que corresponda à sua estrutura XML, depois siga os passos para anexá-lo e inserir controles de conteúdo. Para dados complexos com grupos repetidos, use Controles de Conteúdo de Seção Repetida para evitar duplicação manual. Como dica avançada, salve seu documento com esquema anexado como modelo (.dotx) para reutilizar o mesmo mapeamento em futuras malas diretas sem precisar refazer a anexação do esquema a cada vez.