Você criou uma exibição filtrada no SharePoint para mostrar apenas os itens necessários. Mas ao abrir essa exibição, você ou sua equipe veem um erro em vez dos dados filtrados. O erro informa que a exibição excede o limite de exibição da lista, que é de 5.000 itens para uma lista ou biblioteca padrão do SharePoint.
Isso acontece porque o SharePoint calcula o limite de exibição com base no número de itens na pasta raiz da lista, não no número de itens retornados pelo seu filtro. Mesmo que seu filtro retorne apenas 50 itens, o SharePoint primeiro examina toda a lista para aplicar o filtro. Se a lista tiver mais de 5.000 itens, a exibição é bloqueada.
Este artigo explica por que o limite de exibição da lista bloqueia exibições filtradas e o que os proprietários do site podem verificar para resolver o problema. Você aprenderá sobre colunas indexadas, estruturas de pastas e métodos alternativos para contornar o limite sem alterar toda a arquitetura da lista.
Principais Conclusões: Como Corrigir Exibições Filtradas Bloqueadas pelo Limite de 5.000 Itens
- Configurações da Lista > Colunas Indexadas: Adicione um índice à coluna usada no filtro para que o SharePoint examine apenas os itens correspondentes, em vez de toda a lista.
- Crie pastas: Mova os itens para pastas de modo que cada pasta fique abaixo de 5.000 itens e crie uma exibição com escopo em uma única pasta.
- Use uma coluna de filtro diferente: Se a coluna de filtro atual tiver muitos valores exclusivos, escolha uma coluna com menos valores exclusivos para consultas mais rápidas.
Por que o Limite de Exibição de Lista do SharePoint Bloqueia uma Exibição Filtrada
O limite de exibição de lista é um limite de desempenho do SharePoint definido em 5.000 itens por lista ou biblioteca para uma única consulta ao banco de dados. Ao abrir uma exibição, o SharePoint executa uma consulta no banco de dados de conteúdo. Se a consulta precisar examinar mais de 5.000 itens antes de aplicar o filtro, ela é bloqueada para evitar problemas de desempenho no banco de dados.
A causa raiz é que o SharePoint não aplica o filtro até depois de examinar a lista. Mesmo que seu filtro seja preciso, o SharePoint primeiro lê todos os itens na pasta raiz. Se essa pasta contiver mais de 5.000 itens, a consulta falha. Isso se aplica tanto a exibições padrão quanto a exibições filtradas personalizadas.
Um equívoco comum entre proprietários de site é que uma exibição filtrada evita o limite porque retorna menos itens. Mas a verificação do limite ocorre antes da filtragem. A única maneira de contornar o limite é garantir que o SharePoint possa localizar os itens filtrados sem examinar a lista inteira.
Etapas para Verificar e Corrigir Exibições Filtradas Bloqueadas pelo Limite
Os proprietários do site precisam verificar três áreas: o tamanho da lista, a coluna de filtro e se existem colunas indexadas. Siga estas etapas para diagnosticar e resolver o problema.
- Verifique a contagem total de itens na lista
Vá para a lista ou biblioteca. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da lista ou Configurações da biblioteca. Role até o final da página de configurações. O número total de itens aparece em Configurações gerais ou em uma seção de resumo. Se a contagem exceder 5.000, o limite está ativo. - Identifique a coluna usada na exibição filtrada
Abra a exibição que está bloqueada. Observe os critérios do filtro. Por exemplo, o filtro pode ser Status igual a Ativo ou Região igual a Oeste. A coluna usada no filtro é a coluna chave para sua correção. - Adicione um índice à coluna de filtro
Em Configurações da lista, clique em Colunas indexadas. Clique em Criar um novo índice. Selecione a coluna da etapa 2. Clique em Criar. Após a criação do índice, a exibição filtrada usará o índice para encontrar itens correspondentes sem examinar a lista inteira. A exibição agora deve carregar corretamente. - Teste a exibição filtrada
Volte para a lista e abra a exibição filtrada. A exibição deve mostrar os resultados filtrados. Se a exibição ainda falhar, o filtro pode combinar várias colunas. Talvez seja necessário criar um índice combinado ou simplificar o filtro. - Se a indexação não funcionar, reestruture a lista com pastas
Crie pastas na lista. Mova os itens para pastas de modo que cada pasta contenha menos de 5.000 itens. Crie uma exibição com escopo em uma pasta específica. Nas configurações da exibição, em Escopo, selecione Mostrar itens nesta pasta e em todas as subpastas. Isso limita a consulta ao conteúdo da pasta.
Se o SharePoint Ainda Bloquear a Exibição Filtrada Após a Indexação
O filtro usa várias colunas e o índice cobre apenas uma
Quando um filtro de exibição combina duas ou mais colunas, um índice de coluna única pode não ajudar. O SharePoint examina a lista até encontrar itens correspondentes à primeira coluna indexada e depois aplica o segundo filtro. Se a primeira coluna retornar muitos itens, a varredura ainda excede 5.000. Crie um índice combinado se a lista estiver no SharePoint Server 2016 ou posterior. No SharePoint Online, índices combinados não estão disponíveis. Em vez disso, simplifique o filtro para usar apenas a coluna indexada ou crie uma exibição separada para cada valor de filtro.
A lista contém mais de 30.000 itens
Para listas muito grandes, apenas a indexação pode não ser suficiente se a coluna filtrada tiver baixa seletividade. Por exemplo, uma coluna com apenas dois valores exclusivos como Sim ou Não retorna metade da lista. Se metade da lista for 15.000 itens, a consulta ainda examina mais de 5.000 itens. Nesse caso, use pastas para dividir a lista em partes menores ou migre os dados para uma lista separada ou um Power App.
A exibição ainda mostra um erro após a indexação
Aguarde de 10 a 15 minutos após criar o índice. O SharePoint precisa de tempo para construir o índice. Verifique também se a exibição usa exatamente a coluna que você indexou. Se a exibição usar uma coluna diferente, crie um índice para essa coluna. Confira a página de configurações da lista para confirmar se o índice existe.
| Item | Coluna Indexada | Pastas |
|---|---|---|
| Descrição | Adiciona um índice de banco de dados a uma única coluna para consultas filtradas mais rápidas | Divide itens em contêineres para que cada contêiner fique abaixo de 5.000 itens |
| Melhor para | Listas com até 30.000 itens e uma coluna de filtro com muitos valores exclusivos | Listas de qualquer tamanho onde os itens podem ser agrupados logicamente |
| Limitação | Não funciona para filtros de várias colunas no SharePoint Online | Quebra exibições e fluxos de trabalho existentes que dependem da estrutura plana de itens |
| Tempo de configuração | 5 minutos mais 10-15 minutos para criação do índice | 30 minutos a 1 hora dependendo da quantidade de itens |
Como proprietário do site, agora você sabe como verificar o tamanho da lista, adicionar um índice à coluna de filtro e reestruturar com pastas quando a indexação falhar. Comece verificando a contagem total de itens e a coluna de filtro usada na exibição bloqueada. Se a lista tiver menos de 30.000 itens e a coluna de filtro tiver muitos valores exclusivos, adicionar um índice é a correção mais rápida. Para listas com mais de 30.000 itens ou filtros com baixa seletividade, planeje usar pastas ou arquivar itens antigos. Uma dica avançada: no SharePoint Online, você pode usar um fluxo do Power Automate para mover itens mais antigos que uma data específica para uma lista de arquivo separada, mantendo sua lista ativa permanentemente abaixo do limite.