Você criou uma regra do Outlook para organizar mensagens recebidas, mas a regra só se aplica a novos e-mails. As mensagens já na sua Caixa de Entrada ou em outra pasta permanecem intocadas. Isso acontece porque as regras do Outlook são executadas automaticamente apenas em mensagens que chegam após a criação da regra. Este artigo explica como executar manualmente uma regra em mensagens existentes em qualquer pasta, para que você possa limpar e-mails antigos sem precisar movê-los um por um.
Principais Conclusões: Executar uma Regra do Outlook em Mensagens Existentes
- Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Executar Regras Agora: Abre a caixa de diálogo para selecionar uma regra e uma pasta onde aplicá-la a mensagens existentes.
- Selecione a pasta de destino exata: Você deve escolher a pasta que contém as mensagens que deseja processar; subpastas não são verificadas por padrão.
- A regra é executada apenas uma vez por execução manual: Após a conclusão, novas mensagens ainda acionam a regra automaticamente, mas as mensagens existentes exigem outra execução manual se você adicionar mais depois.
Como as Regras do Outlook Funcionam em Mensagens Existentes
As regras do Outlook são projetadas para serem executadas automaticamente quando uma mensagem chega à sua caixa de correio. O mecanismo de regras verifica as condições que você definiu — como remetente, palavras-chave no assunto ou destinatário — e aplica as ações especificadas, como mover, sinalizar ou excluir. Por padrão, esse gatilho automático só é acionado para mensagens que chegam após a regra ser salva. Mensagens já armazenadas em uma pasta nunca são processadas, a menos que você diga manualmente ao Outlook para aplicar a regra a elas.
O recurso de execução manual é chamado Executar Regras Agora. Ele permite que você escolha uma regra e uma pasta. O Outlook então verifica cada mensagem nessa pasta e aplica as ações da regra a qualquer mensagem que corresponda às condições. Esta é uma operação única. Após a conclusão, a regra continua a ser executada automaticamente em novas mensagens, mas não reexamina a pasta a menos que você a execute novamente manualmente.
Pré-requisitos para Executar uma Regra Manualmente
Antes de começar, confirme o seguinte:
- A regra que você deseja executar já foi criada e salva no Outlook.
- A regra usa condições e ações que funcionam em mensagens existentes. Algumas ações, como “tocar um som” ou “exibir um alerta na área de trabalho”, só se aplicam a novas mensagens e não serão executadas durante uma execução manual.
- Você sabe qual pasta contém as mensagens que deseja processar. A regra examinará apenas essa pasta, não suas subpastas.
Passos para Forçar uma Regra a Ser Executada em Mensagens Existentes
- Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas
No Outlook, vá em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Se você estiver usando o Outlook na web, esse recurso não está disponível — você deve usar o cliente de desktop do Outlook. - Clique em Executar Regras Agora
Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Executar Regras Agora próximo ao topo da janela. Uma nova caixa de diálogo aparece mostrando todas as suas regras. - Selecione a regra a ser executada
Marque a caixa ao lado da regra que deseja aplicar. Você pode selecionar apenas uma regra por vez nesta caixa de diálogo. Se precisar executar várias regras, repita estas etapas para cada uma. - Escolha a pasta de destino
Abaixo da lista de regras, clique em Procurar para selecionar a pasta que contém as mensagens existentes. O padrão é sua Caixa de Entrada. Você pode escolher qualquer pasta em sua caixa de correio, incluindo subpastas da Caixa de Entrada ou outras pastas de nível superior. O Outlook examinará apenas a pasta selecionada, não suas subpastas. - Incluir subpastas (opcional)
Marque a caixa Incluir subpastas se desejar que a regra examine todas as subpastas sob a pasta selecionada. Isso é útil para pastas como a Caixa de Entrada que geralmente têm subpastas aninhadas. - Clique em Executar Agora
Clique no botão Executar Agora. O Outlook começa a examinar as mensagens na pasta e aplicar as ações da regra. O tempo necessário depende do número de mensagens e da complexidade da regra. Você pode continuar usando o Outlook enquanto a regra é executada, mas o desempenho pode ficar mais lento. - Verifique os resultados
Após a conclusão da execução, verifique a pasta de destino para confirmar se as ações da regra foram aplicadas. Por exemplo, se a regra move mensagens para outra pasta, abra essa pasta para ver os itens movidos. Se a regra exclui mensagens, verifique sua pasta Itens Excluídos.
Problemas Comuns ao Executar Regras em Mensagens Existentes
A regra não processou todas as mensagens na pasta
Se algumas mensagens foram ignoradas, a regra pode ter condições que não podem ser avaliadas em itens existentes. Por exemplo, regras que verificam categorias específicas ou sinalizações de acompanhamento podem não se aplicar se essas propriedades foram definidas após a chegada da mensagem. Além disso, se você selecionou uma pasta mas não marcou Incluir subpastas, as mensagens em subpastas são ignoradas. Execute a regra novamente com a opção de subpastas ativada.
As ações da regra não foram executadas como esperado
Certas ações da regra funcionam apenas em mensagens recebidas e são ignoradas quando você executa uma regra manualmente. Essas ações incluem tocar um som, exibir um alerta na área de trabalho ou mostrar uma notificação de novo e-mail. Se sua regra usar apenas essas ações, executá-la manualmente não terá efeito visível. Para contornar isso, crie uma segunda regra que use ações baseadas em pasta, como mover ou copiar mensagens.
Não consigo encontrar o botão Executar Regras Agora
O botão Executar Regras Agora está disponível apenas no cliente de desktop do Outlook para Windows e Mac. Ele não está presente no Outlook na web ou no aplicativo móvel do Outlook. Se você usa o Outlook na web, não pode forçar uma regra a ser executada em mensagens existentes. Você deve mover ou excluir essas mensagens manualmente ou usar o cliente de desktop.
| Item | Executar Regras Agora (Manual) | Gatilho Automático da Regra |
|---|---|---|
| Quando executa | Apenas quando você clica em Executar Agora | Toda vez que uma nova mensagem chega |
| Mensagens processadas | Mensagens existentes na pasta selecionada | Apenas mensagens que chegam após a regra ser salva |
| Escopo da pasta | Uma pasta mais subpastas opcionais | Aplica-se à caixa de correio como um todo |
| Ações suportadas | Mover, copiar, excluir, encaminhar, responder, sinalizar, categorizar, marcar como lido | Todas as ações, incluindo alertas e sons |
| Disponibilidade | Apenas no cliente de desktop do Outlook | Todas as versões do Outlook |
Agora você pode forçar qualquer regra existente do Outlook a processar mensagens já armazenadas em uma pasta. Use a caixa de diálogo Executar Regras Agora para selecionar a regra, escolher a pasta e iniciar a verificação. Se você adicionar frequentemente novas mensagens a uma pasta e quiser que a regra se aplique a elas também, lembre-se de executar a regra novamente após a chegada das novas mensagens. Para automação avançada, considere usar uma Etapa Rápida que combina uma ação de regra com um gatilho manual de um clique.