Como Configurar um Fluxo de Aprovação de Páginas no Notion

Você quer controlar quais novas páginas são publicadas no seu workspace do Notion antes que fiquem visíveis para a equipe. O Notion não possui um sistema de aprovação nativo, então você precisa construir um fluxo usando bancos de dados, bancos de dados vinculados e propriedades de status. Este artigo explica como criar um pipeline de aprovação em duas etapas, onde os membros da equipe enviam solicitações de páginas e os gerentes aprovam ou rejeitam antes que o conteúdo se torne público. Você aprenderá a configurar um banco de dados de submissão, um painel de aprovação e notificações automatizadas usando fórmulas e relações do Notion.

Como Funciona um Fluxo de Aprovação no Notion

Um fluxo de aprovação no Notion depende de múltiplos bancos de dados vinculados por relações, em vez de um botão de aprovação nativo. Você cria um banco de dados de Submissão separado que atua como uma fila de solicitações. Cada nova solicitação de página começa no status Rascunho ou Pendente de Aprovação. Um gerente revisa a solicitação em um painel de aprovação e altera o status para Aprovado ou Rejeitado. Quando aprovado, uma propriedade de relação copia a página para o banco de dados de conteúdo principal, ou uma propriedade de fórmula revela a página para os visualizadores.

Os componentes principais necessários são:

• Banco de Dados de Submissão: Armazena todas as solicitações de página com propriedades para Status, Submissor, Data e uma Relação com o banco de dados principal.
• Banco de Dados de Conteúdo Principal: Contém as páginas aprovadas finais que ficam visíveis no workspace.
• Painel de Aprovação: Uma visualização vinculada do banco de dados de Submissão filtrada para mostrar apenas itens Pendentes de Aprovação.
• Fórmula ou Rollup: Controla a visibilidade das páginas aprovadas no banco de dados principal.

Nenhuma integração de terceiros é necessária. O fluxo usa recursos nativos do Notion, funcionando em todos os planos, incluindo o plano Gratuito. O plano Gratuito limita o número de linhas do banco de dados a 1.000 por workspace, então planeje adequadamente para equipes grandes.

Passos para Construir o Fluxo de Aprovação para Novas Páginas

Criar o Banco de Dados de Submissão

1. Crie um novo banco de dados
   No seu workspace, clique em Adicionar uma página na barra lateral. Nomeie como “Submissões de Páginas”. Clique em Banco de dados e selecione Tabela. Este banco de dados armazenará todas as solicitações de página antes da aprovação.
2. Adicione propriedades obrigatórias
   Adicione estas propriedades ao banco de dados:
   – Status: Propriedade do tipo Selecionar. Adicione opções: Rascunho, Pendente de Aprovação, Aprovado, Rejeitado. Defina um valor padrão como Rascunho.
   – Submissor: Propriedade Pessoa. Isso captura automaticamente a pessoa que criou a solicitação.
   – Data de Submissão: Propriedade Data. Defina o padrão como Agora quando uma nova linha for criada.
   – Título da Página: Propriedade Título. Renomeie a propriedade Título padrão para “Título da Página”.
   – Descrição: Propriedade Texto. Permite que o submissor explique o conteúdo da página.
3. Adicione uma Relação ao banco de dados de conteúdo principal
   Se você já tem um banco de dados de conteúdo principal, adicione uma propriedade Relação que aponte para ele. Se não, crie um segundo banco de dados chamado “Páginas Aprovadas” com uma visualização em Tabela. Em seguida, adicione uma propriedade Relação no banco de dados de Submissão apontando para o banco de dados Páginas Aprovadas. Essa relação copiará o conteúdo da página aprovada posteriormente.
4. Configure uma visualização de formulário para submissões
   Clique no botão + Adicionar uma visualização no banco de dados de Submissão. Selecione Formulário. Nomeie como “Enviar Nova Página”. Nas configurações do formulário, oculte os campos Status, Submissor e Data de Submissão para que os submissores vejam apenas os campos Título da Página e Descrição. Compartilhe o link do formulário com sua equipe.

Construir o Painel de Aprovação

1. Crie um banco de dados vinculado ao banco de dados de Submissão
   Em uma nova página chamada “Painel de Aprovação”, digite /vinculado e selecione Visualização vinculada de banco de dados. Escolha o banco de dados de Submissão. Isso cria uma visualização ao vivo que você pode filtrar sem afetar o banco de dados original.
2. Filtre para mostrar apenas itens Pendentes de Aprovação
   Clique no ícone de filtro no canto superior direito do banco de dados vinculado. Adicione um filtro: Onde Status é Pendente de Aprovação. Agora o painel mostra apenas solicitações que precisam de revisão.
3. Adicione uma visualização em Galeria para revisão visual
   Clique em + Adicionar uma visualização e selecione Galeria. Nomeie como “Galeria Pendente”. Defina a prévia do cartão para mostrar a propriedade Descrição. Isso facilita a leitura das solicitações pelos gerentes.
4. Defina permissões para o painel
   Clique em Compartilhar no canto superior direito da página Painel de Aprovação. Adicione os gerentes que revisarão as solicitações. Defina o nível de permissão deles como Pode editar. Para o resto do workspace, defina a permissão como Pode visualizar ou remova o acesso completamente para que apenas os gerentes vejam itens pendentes.

Configurar o Processo de Aprovação e Rejeição

1. Aprovar uma solicitação de página
   No Painel de Aprovação, abra uma solicitação pendente. Altere a propriedade Status de Pendente de Aprovação para Aprovado. Em seguida, clique na propriedade Relação e selecione a página no banco de dados de conteúdo principal onde o conteúdo aprovado deve aparecer. Se você estiver criando uma nova página no banco de dados principal, abra o banco de dados principal e adicione uma nova linha. Depois, volte ao banco de dados de Submissão e vincule essa linha.
2. Rejeitar uma solicitação de página
   Abra a solicitação pendente. Altere o Status para Rejeitado. Opcionalmente, adicione um comentário no campo Descrição explicando o motivo. O submissor verá o status atualizado ao abrir o banco de dados de Submissão.
3. Automatize a visibilidade da página com uma propriedade Fórmula
   No banco de dados de conteúdo principal, adicione uma propriedade Fórmula chamada “Mostrar Página”. Use esta fórmula:
   if(prop("Status") == "Aprovado", "Visível", "Oculto")
   Em seguida, crie um filtro na visualização do banco de dados principal: Onde Mostrar Página é Visível. Isso oculta todas as páginas não aprovadas dos visualizadores.

Problemas Comuns e Limitações no Fluxo de Aprovação

Submissores Não Conseguem Ver o Banco de Dados de Submissão Após Enviar

Quando você compartilha apenas o link do formulário, os submissores não conseguem ver o banco de dados para verificar o status da solicitação. Para corrigir isso, compartilhe a página do banco de dados de Submissão com a equipe com permissão Pode visualizar. Crie uma segunda visualização vinculada no banco de dados de Submissão filtrada para mostrar apenas linhas onde Submissor é igual ao usuário atual. Dessa forma, cada membro da equipe vê apenas suas próprias solicitações.

Páginas Aprovadas Não Aparecem Automaticamente no Banco de Dados Principal

A propriedade Relação não copia automaticamente o conteúdo do banco de dados de Submissão para o banco de dados principal. Você precisa criar manualmente uma página no banco de dados principal e vinculá-la. Para reduzir o trabalho manual, use uma propriedade Rollup para puxar o título e a descrição do banco de dados de Submissão para o banco de dados principal. Adicione uma propriedade Rollup no banco de dados principal que agregue o Título da Página da linha vinculada de Submissão.

Notificações Não São Enviadas Quando o Status Muda

O Notion não envia notificações por e-mail ou push quando uma propriedade Status muda. Para contornar isso, peça aos gerentes para adicionar um Comentário na linha da página quando aprovarem ou rejeitarem. O Notion envia uma notificação ao criador da página quando um novo comentário é adicionado. Alternativamente, use uma ferramenta de terceiros como Zapier ou Make para monitorar mudanças de status e enviar um e-mail.

Limite de Linhas do Plano Gratuito Afeta Equipes Grandes

O plano Gratuito permite até 1.000 linhas de banco de dados em todo o workspace. Se sua equipe enviar muitas solicitações de página, você pode atingir esse limite. Faça upgrade para um plano Plus (US$ 10 por usuário por mês), que aumenta o limite para 100.000 linhas por banco de dados. Ou arquive solicitações aprovadas regularmente para liberar espaço.

Planos do Notion: Limites do Fluxo de Aprovação Comparados

Recurso	Plano Gratuito	Plano Plus
Linhas de banco de dados por workspace	1.000	100.000
Limite de upload de arquivo	5 MB por arquivo	5 GB por arquivo
Histórico de versões	7 dias	30 dias
Contas de convidados	10 convidados	100 convidados
Acesso à API para automação	Não	Sim

O plano Plus é recomendado para equipes que precisam de mais de 1.000 linhas ou desejam usar ferramentas de automação como Zapier para enviar notificações de aprovação. O plano Gratuito funciona para equipes pequenas com menos de 50 solicitações de página ativas.

Agora você tem um fluxo de aprovação funcional que usa apenas bancos de dados e propriedades do Notion. Comece criando o banco de dados de Submissão e o formulário, depois compartilhe o link do formulário com sua equipe. Como próximo passo, tente adicionar uma propriedade Rollup para puxar automaticamente o nome do submissor para o banco de dados principal, para que os visualizadores saibam quem criou a página aprovada. Para automação avançada, conecte o fluxo ao Zapier para enviar uma mensagem no Slack quando uma página for aprovada.