Você define um filtro em uma visualização de banco de dados do Notion, mas quando um colega abre a mesma página, os dados parecem diferentes. Isso acontece porque o Notion armazena filtros de visualização em dois escopos distintos: pessoal e compartilhado. A causa raiz é que cada visualizador pode ter seu próprio filtro pessoal aplicado sobre o filtro da visualização compartilhada. Este artigo explica como o Notion lida com a persistência de filtros por visualizador e como controlar quais filtros se aplicam a todos versus apenas a você.
Principais conclusões: Escopos de filtro de visualização do banco de dados do Notion explicados
- Menu Visualização > Filtro > Salvar como filtro pessoal: Aplica o filtro apenas à sua conta do Notion ao visualizar essa visualização de banco de dados.
- Menu Visualização > Filtro > Adicionar um filtro (sem alternância pessoal): Aplica o filtro a todos os visualizadores dessa visualização de banco de dados se você tiver permissões de edição.
- Menu Visualização > Duplicar visualização: Cria uma visualização separada onde você pode definir filtros compartilhados sem afetar a visualização original.
Como os filtros de visualização do banco de dados do Notion funcionam por visualizador
O Notion permite que cada visualizador filtre temporariamente uma visualização de banco de dados sem alterar a visualização para os outros. Esse recurso está integrado ao menu suspenso de filtro. Quando você abre uma visualização de banco de dados e clica no botão Filtrar, vê duas seções: Filtros e Filtros pessoais. Os filtros adicionados na seção principal Filtros são visíveis para todos que têm acesso a essa visualização. Os filtros pessoais são visíveis apenas para você.
A distinção técnica é que os filtros pessoais são armazenados como uma preferência no nível do navegador vinculada à sua conta de usuário do Notion. Eles não são salvos na definição da visualização do espaço de trabalho. Os filtros compartilhados, por outro lado, modificam o objeto de visualização subjacente no banco de dados. Apenas usuários com permissões de Pode Editar ou Acesso Total podem adicionar ou remover filtros compartilhados.
Quando um visualizador que não tem permissões de edição abre uma visualização de banco de dados, ele ainda pode adicionar filtros pessoais. Esses filtros persistem entre sessões para aquele usuário específico naquela visualização específica. Outros usuários nunca veem esses filtros pessoais. Esse design explica por que a mesma visualização de banco de dados aparece de forma diferente para pessoas diferentes.
Filtros pessoais vs filtros compartilhados
Os filtros pessoais são indicados por um pequeno ícone de pessoa ao lado da linha do filtro. Os filtros compartilhados não têm ícone. Se você vir um filtro com um ícone de pessoa, esse filtro se aplica apenas a você. Se você remover um filtro compartilhado, ele desaparece para todos. Se você remover um filtro pessoal, apenas sua visualização muda.
Quando um visualizador não tem permissão de edição
Visualizadores com acesso de Pode Comentar ou Pode Visualizar não podem adicionar filtros compartilhados. Eles só podem adicionar filtros pessoais. Isso significa que, se você quiser que todos vejam os mesmos dados filtrados, deve garantir que o filtro compartilhado seja definido por alguém com permissões de edição. Caso contrário, cada visualizador verá a visualização sem filtro mais quaisquer filtros pessoais que tenha aplicado.
Passos para definir um filtro compartilhado que se aplica a todos os visualizadores
- Abra a visualização do banco de dados
Navegue até a página do Notion que contém o banco de dados. Clique no nome da guia de visualização no topo do banco de dados para garantir que você está na visualização correta. - Clique no botão Filtrar
Localize o botão Filtrar na área superior direita da barra de ferramentas do banco de dados. Ele está ao lado de Ordenar e Agrupar. Clique nele para abrir o painel de filtro. - Adicione um filtro em Filtros (não em Filtros pessoais)
No painel de filtro, clique em Adicionar um filtro. Não marque a caixa rotulada Salvar como filtro pessoal. Configure a propriedade, condição e valor do filtro conforme necessário. - Confirme que o filtro é compartilhado
Após adicionar o filtro, verifique se nenhum ícone de pessoa aparece ao lado da linha do filtro. Se você vir um ícone de pessoa, desmarque a opção Salvar como filtro pessoal e adicione o filtro novamente. - Salve a visualização
Clique em qualquer lugar fora do painel de filtro. O Notion salva os filtros compartilhados automaticamente. Outros visualizadores agora verão os mesmos dados filtrados.
Passos para definir um filtro pessoal que só você vê
- Abra a visualização do banco de dados
Vá até o banco de dados e selecione a visualização que você deseja filtrar pessoalmente. - Clique no botão Filtrar
Clique em Filtrar na barra de ferramentas do banco de dados. - Adicione um filtro e marque Salvar como filtro pessoal
Clique em Adicionar um filtro. Em seguida, marque a caixa rotulada Salvar como filtro pessoal. Configure as condições do filtro. O filtro agora mostra um ícone de pessoa. - Feche o painel de filtro
Clique fora do painel. O filtro persiste apenas para sua conta do Notion nesta visualização. - Teste fazendo login em outra conta
Abra a mesma página em um navegador diferente ou janela anônima logada em uma conta diferente do Notion. O filtro pessoal não está visível.
Se o Notion ainda mostrar filtros diferentes para visualizadores diferentes
Filtro pessoal foi salvo acidentalmente como compartilhado
Se um visualizador com permissões de edição adicionar um filtro sem desmarcar a opção de filtro pessoal, esse filtro se torna pessoal para aquele usuário. Outros usuários não o verão. Para corrigir, o editor deve remover o filtro pessoal e adicioná-lo novamente sem a caixa de seleção de filtro pessoal marcada.
Visualizador tem vários filtros pessoais empilhados
Um visualizador pode ter adicionado vários filtros pessoais ao longo do tempo. Cada filtro pessoal permanece ativo até que o visualizador o remova. Para limpar todos os filtros pessoais, o visualizador deve clicar em Filtrar, depois clicar no X em cada linha de filtro pessoal, ou clicar em Limpar todos os filtros pessoais na parte inferior do painel de filtro.
Visualização foi duplicada e renomeada
Se um usuário duplicar uma visualização e aplicar um filtro pessoal à duplicata, a visualização original permanece inalterada. Certifique-se de que todos os usuários estão olhando para a mesma guia de visualização. Verifique o nome da guia de visualização no topo do banco de dados.
Escopos de filtro do Notion: pessoal vs compartilhado
| Item | Filtro Pessoal | Filtro Compartilhado |
|---|---|---|
| Visibilidade | Apenas o usuário que o criou | Todos os usuários com acesso à visualização |
| Permissão necessária para adicionar | Qualquer nível de acesso (Visualizar, Comentar, Editar) | Pode Editar ou Acesso Total |
| Onde aparece na interface | Na seção Filtros Pessoais com ícone de pessoa | Na seção Filtros sem ícone |
| Persistência entre sessões | Sim, por usuário por visualização | Sim, para todos os usuários |
| Efeito da remoção | Apenas a visualização do usuário muda | Altera a visualização para todos |
Agora você pode controlar exatamente quais filtros de banco de dados se aplicam a todos e quais se aplicam apenas a você. Para verificar o escopo atual do filtro, procure o ícone de pessoa ao lado de cada linha de filtro. Se você precisar de uma visualização que mostre dados diferentes para equipes diferentes, crie várias visualizações e atribua cada uma a um grupo específico usando permissões de página. Como dica avançada, use bancos de dados vinculados com um filtro compartilhado no banco de dados de origem e filtros pessoais na cópia vinculada para dar a cada membro da equipe uma visualização personalizada sem alterar os dados mestre.