Empresários frequentemente perguntam por quanto tempo os arquivos do OneDrive são mantidos e o que acontece quando alguém sai da empresa. As políticas de retenção do Microsoft 365 controlam se os arquivos são excluídos, mantidos como estão ou retidos por motivos legais. Essas políticas se aplicam ao OneDrive, SharePoint e Exchange, mas as regras para o OneDrive são diferentes das do e-mail ou chats do Teams. Este artigo explica os principais conceitos de retenção em linguagem clara e fornece as etapas exatas para configurar uma política de retenção para o OneDrive. Você também aprenderá o que acontece com o OneDrive de um ex-funcionário após a exclusão da conta.
Principais Conclusões: Retenção do OneDrive para Empresários
- Central de conformidade do Microsoft 365 > Gerenciamento do ciclo de vida de dados > Políticas de retenção do Microsoft 365: Onde você cria e edita regras de retenção que se aplicam aos arquivos do OneDrive de todos os usuários.
- Rótulo de retenção aplicado a uma pasta ou arquivo do OneDrive: Permite manter ou excluir conteúdo no nível do item, substituindo a política mais ampla, se necessário.
- Janela de retenção do site do OneDrive (padrão de 30 dias após a exclusão da conta): O período durante o qual os arquivos de um ex-funcionário permanecem acessíveis aos administradores antes da exclusão definitiva.
O Que a Retenção do OneDrive Realmente Significa para os Dados da Sua Empresa
A retenção do OneDrive não é uma configuração única. É uma combinação de políticas de retenção do Microsoft 365, rótulos de retenção e o ciclo de vida padrão do site para usuários excluídos. Uma política de retenção pode fazer três coisas: manter o conteúdo por um período determinado, excluir o conteúdo após um período determinado, ou ambos. Quando você aplica uma política ao OneDrive, ela cobre todos os arquivos armazenados no site do OneDrive for Business de cada usuário.
As políticas de retenção funcionam independentemente das ações do usuário. Se um usuário excluir um arquivo do OneDrive, a política de retenção mantém uma cópia em um local seguro chamado biblioteca de Preservação de Retenção. Essa biblioteca é invisível para o usuário, mas visível para os administradores de conformidade. O arquivo permanece lá durante a vigência da política, mesmo que o usuário esvazie a lixeira.
O comportamento padrão sem nenhuma política de retenção é que os arquivos são removidos permanentemente quando um usuário os exclui ou quando a conta do usuário é excluída. O Microsoft 365 mantém o OneDrive de um usuário excluído por 30 dias por padrão. Após esse período, o site é colocado na fila para exclusão definitiva. Você pode estender essa janela para 365 dias no centro de administração do SharePoint.
Como a Retenção Difere do Backup
Empresários frequentemente confundem retenção com backup. Retenção não é um sistema de backup. Uma política de retenção impede a exclusão permanente por motivos de conformidade ou legais, mas não cria cópias pontuais que você possa restaurar para uma data específica. Para backup e restauração completos, você precisa de uma solução de backup de terceiros ou do Microsoft 365 Backup.
Onde as Políticas de Retenção se Aplicam no OneDrive
As políticas de retenção se aplicam a todo o site do OneDrive, incluindo todos os documentos, pastas e versões. Elas não se aplicam a metadados, permissões ou páginas do site. Se você precisar reter apenas tipos específicos de documentos, use um rótulo de retenção em vez de uma política.
Etapas para Configurar uma Política de Retenção do OneDrive na Central de Conformidade do Microsoft 365
Siga estas etapas para criar uma política de retenção que se aplique a todos os sites do OneDrive no seu locatário. Você precisa de permissões de administrador global ou administrador de conformidade para concluir esse processo.
- Abra a Central de conformidade do Microsoft 365
Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com sua conta de administrador. - Navegue até Gerenciamento do ciclo de vida de dados
Na navegação à esquerda, selecione Gerenciamento do ciclo de vida de dados e clique em Políticas de retenção do Microsoft 365. - Crie uma nova política de retenção
Clique em Nova política de retenção. Dê um nome à política, por exemplo, “Retenção de 7 anos do OneDrive”. - Escolha os locais
Na página Escolher locais, ative a opção Contas do OneDrive. Deixe os outros locais desativados, a menos que você também queira aplicar a mesma política ao SharePoint ou Exchange. - Selecione todos ou usuários específicos
Por padrão, a política se aplica a todas as contas do OneDrive. Para direcionar usuários específicos, clique em Escolher usuários e adicione os endereços de e-mail deles. - Defina o período de retenção e a ação
Na página Decidir se deseja reter o conteúdo, excluí-lo ou ambos, selecione Reter conteúdo por um período específico. Insira o número de dias ou anos. Escolha Excluir conteúdo automaticamente após o período de retenção se quiser que os arquivos sejam removidos após esse período. - Revise e finalize
Revise suas configurações e clique em Enviar. A política pode levar até 24 horas para ser aplicada a todos os sites do OneDrive.
O Que Acontece com o OneDrive de um Ex-Funcionário Após a Exclusão da Conta
Quando você exclui um usuário do Microsoft 365, o site do OneDrive dele entra em um período de retenção. O padrão é de 30 dias. Durante esse período, o site fica acessível ao administrador global e a qualquer usuário que você designar como administrador da coleção de sites. Os arquivos não são excluídos automaticamente, a menos que uma política de retenção esteja em vigor.
Após o término do período de retenção, o site é excluído permanentemente. Se você aplicou uma política de retenção antes da exclusão do usuário, a política ainda se aplica aos arquivos. Os arquivos são movidos para a biblioteca de Preservação de Retenção e mantidos durante a vigência da política. Após a expiração da política, os arquivos são excluídos permanentemente.
Para estender a janela de retenção do site do OneDrive além de 30 dias, vá para o centro de administração do SharePoint, selecione Políticas e depois Compartilhamento. Em Retenção do site do OneDrive, defina o número de dias até 365. Essa configuração se aplica a todos os futuros usuários excluídos.
Equívocos Comuns Sobre a Retenção do OneDrive para Empresários
“Se eu excluir um arquivo, a política de retenção o restaurará automaticamente”
Não. As políticas de retenção mantêm uma cópia oculta do arquivo excluído para fins de conformidade. O usuário não pode vê-lo no OneDrive. Apenas um administrador de conformidade pode pesquisá-lo na central de conformidade usando Pesquisa de Conteúdo ou eDiscovery. A política não restaura o arquivo para o local original.
“As políticas de retenção se aplicam a todos os arquivos do OneDrive, incluindo arquivos compartilhados”
Sim, a política se aplica a todos os arquivos no site do OneDrive, incluindo arquivos compartilhados com usuários externos. No entanto, a política não afeta a cópia do usuário externo. Se o usuário externo baixou o arquivo, você não tem controle sobre essa cópia.
“Posso usar uma política de retenção para impedir que usuários editem arquivos”
Não. As políticas de retenção não bloqueiam edição ou exclusão. Elas apenas preservam uma cópia após a ação ocorrer. Para impedir a edição, use Information Rights Management ou rótulos de sensibilidade com criptografia.
Política de Retenção vs Rótulo de Retenção: Principais Diferenças no OneDrive
| Item | Política de Retenção | Rótulo de Retenção |
|---|---|---|
| Escopo | Aplica-se automaticamente a todo o conteúdo do site do OneDrive | Aplica-se manualmente a pastas, arquivos ou bibliotecas de documentos específicos |
| Interação do usuário | Nenhuma ação do usuário necessária | Os usuários podem aplicar rótulos manualmente, ou os rótulos podem ser aplicados automaticamente com base em regras |
| Flexibilidade | Uma regra para todos na política | Rótulos diferentes podem ter regras de retenção diferentes dentro do mesmo site |
| Administração | Gerenciada na central de conformidade em Gerenciamento do ciclo de vida de dados | Gerenciada na central de conformidade em Rótulos |
Use uma política de retenção quando precisar de uma regra geral para todos os arquivos do OneDrive. Use um rótulo de retenção quando precisar manter determinados arquivos por mais tempo ou excluí-los mais cedo do que a política permite. Os rótulos substituem as políticas se a ação do rótulo for mais restritiva.
Agora você pode explicar aos empresários que a retenção do OneDrive é controlada por políticas e rótulos na central de conformidade do Microsoft 365, e não pelo aplicativo de sincronização do OneDrive. Comece criando uma única política de retenção para todas as contas do OneDrive com um período de retenção de 7 anos. Em seguida, defina a janela de retenção do site do OneDrive para 365 dias no centro de administração do SharePoint para ter mais tempo para transferir arquivos de ex-funcionários. Um próximo passo prático é revisar as políticas de retenção existentes no seu locatário e verificar se o OneDrive está incluído.