Você executa uma mala direta no Word para imprimir etiquetas de endereço, mas o texto em cada etiqueta não se alinha com as folhas de etiqueta. Os endereços ficam deslocados para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita, e parte do texto pode ser cortada nas bordas da etiqueta. Esse desalinhamento quase sempre é causado por uma incompatibilidade entre as dimensões do modelo de etiqueta no Word e a folha de etiqueta real que você está usando para imprimir.
O Word usa uma margem e um tamanho de célula padrão para cada código de produto de etiqueta, mas o driver da sua impressora ou a folha de etiqueta física podem usar medidas ligeiramente diferentes. Mesmo uma diferença de 0,5 milímetro pode empurrar o conteúdo para fora da área imprimível de cada etiqueta.
Este artigo explica como identificar a causa exata do desalinhamento das etiquetas durante uma mala direta e fornece correções passo a passo. Você aprenderá a ajustar as dimensões das etiquetas, alterar as configurações da impressora e usar técnicas de alinhamento manual para obter etiquetas limpas e posicionadas corretamente na primeira impressão.
Principais conclusões: Corrigindo etiquetas de mala direta desalinhadas no Word
- Correspondências > Etiquetas > Opções > Fornecedores de etiquetas > Escolha o número exato do produto: Selecionar o código de produto correto da etiqueta define as dimensões internas do Word para corresponder à folha de etiqueta.
- Correspondências > Iniciar mala direta > Etiquetas > Opções de etiqueta > Detalhes > Ajustar margem superior, margem lateral, altura da etiqueta, largura da etiqueta: Ajuste manualmente o tamanho da célula e as margens quando o modelo padrão não corresponder à saída da sua impressora.
- Propriedades da impressora > Tamanho do papel > Editar tamanho de papel personalizado: Criar um tamanho de papel personalizado que corresponda à folha de etiqueta impede que o driver da impressora dimensione ou desloque o conteúdo.
Por que as etiquetas do Word saem desalinhadas na mala direta
As etiquetas de mala direta do Word dependem de uma grade de células que correspondem a cada etiqueta na folha. Quando você seleciona um produto de etiqueta, o Word carrega uma tabela predefinida com dimensões exatas de linhas e colunas. O driver da impressora então mapeia essa tabela para o papel físico.
O desalinhamento ocorre quando qualquer um desses três elementos não corresponde:
As dimensões do modelo de etiqueta não correspondem à folha de etiqueta física
Fabricantes de etiquetas como Avery, Staples e Office Depot publicam dimensões de produtos que o Word armazena em seu banco de dados de modelos. Se o fabricante alterar ligeiramente o layout da folha sem atualizar o código do produto, ou se você selecionar um número de produto genérico, os tamanhos das células no Word estarão errados. O resultado é que os campos de mesclagem são impressos fora dos limites da etiqueta.
O dimensionamento ou as margens do driver da impressora substituem o layout do Word
Muitos drivers de impressora têm uma configuração de dimensionamento padrão que ajusta o documento à área imprimível. Se o driver reduzir ou ampliar a grade de etiquetas, os campos de mesclagem se deslocam em relação às etiquetas físicas. Alguns drivers também adicionam uma margem não imprimível mínima que o Word não considera.
O preenchimento interno da célula da tabela do Word desloca o conteúdo
Ao configurar uma mala direta, o Word cria uma tabela dentro de cada célula de etiqueta. As margens da célula da tabela no Word são padronizadas em 0,04 polegadas de cada lado. Se você inserir campos de mesclagem com espaços extras ou quebras de linha, o texto pode empurrar contra o limite da célula e parecer desalinhado.
Passos para corrigir etiquetas de mala direta desalinhadas
Passo 1: Verifique o código do produto da etiqueta no Word
- Abra a caixa de diálogo Etiquetas
Vá para Correspondências > Etiquetas. Clique no botão Opções na parte inferior da caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas. - Selecione o fornecedor de etiquetas e o número do produto corretos
Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, escolha o fornecedor de etiquetas na lista suspensa. Em seguida, selecione o número exato do produto que corresponde à sua folha de etiqueta. Por exemplo, Avery 5160 para etiquetas de endereço. Clique em OK. - Crie um novo documento baseado no modelo de etiqueta
Clique em Correspondências > Iniciar mala direta > Etiquetas. Confirme o código do produto e clique em OK. O Word gera um novo documento com a grade correta.
Passo 2: Ajuste as dimensões da etiqueta manualmente
- Abra os Detalhes da etiqueta
Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, selecione seu número de produto e clique no botão Detalhes. - Compare as dimensões exibidas com sua folha de etiqueta
Meça sua folha de etiqueta física com uma régua. Verifique a Altura da etiqueta, Largura da etiqueta, Margem superior, Margem lateral, Número de linhas e Número de colunas. Se algum valor diferir, digite a medida correta em polegadas ou milímetros. - Ajuste o passo vertical e horizontal
Os valores de passo controlam a distância do topo de uma etiqueta ao topo da próxima etiqueta. Se as etiquetas estiverem deslocadas para baixo, aumente o passo. Se estiverem deslocadas para cima, diminua o passo. Clique em OK após cada alteração.
Passo 3: Desative o dimensionamento da impressora e defina o tamanho correto do papel
- Abra as propriedades da impressora a partir do Word
Vá para Arquivo > Imprimir. Clique no link do nome da impressora abaixo do cabeçalho Configurações. Selecione Propriedades da impressora no menu suspenso. - Defina o tamanho do papel para corresponder à sua folha de etiqueta
Na caixa de diálogo de propriedades da impressora, localize a guia Papel/Qualidade ou Layout. Defina o tamanho do papel para o tamanho exato da sua folha de etiqueta, geralmente Carta ou A4. Se a folha não for padrão, clique em Avançado > Tamanho do papel > Tamanho de página personalizado PostScript e insira a largura e a altura. - Desative o dimensionamento
Procure uma configuração chamada Ajustar à página, Reduzir/Ampliar ou Dimensionar para caber. Defina-a como 100 por cento ou Desligado. Clique em OK para salvar.
Passo 4: Remova o preenchimento extra da célula da tabela no modelo de etiqueta
- Exiba a tabela de etiquetas
No documento de etiquetas, clique dentro de qualquer célula de etiqueta. Vá para Layout > Exibir linhas de grade. As bordas da tabela ficam visíveis. - Abra as propriedades da tabela
Clique com o botão direito na alça da tabela (o ícone de cruz no canto superior esquerdo da tabela) e escolha Propriedades da tabela. Vá para a guia Tabela e clique em Opções. - Defina as margens padrão da célula como zero
Na caixa de diálogo Opções da tabela, altere Superior, Inferior, Esquerda e Direita para 0 polegadas. Desmarque Redimensionar automaticamente para ajustar ao conteúdo. Clique em OK duas vezes.
Passo 5: Faça uma impressão de teste em papel comum
- Imprima uma página em papel comum
Coloque papel comum na impressora. Vá para Arquivo > Imprimir. Defina Páginas como 1 e imprima o documento de etiquetas. - Segure o papel comum sobre uma folha de etiqueta
Coloque o papel comum impresso sobre uma folha de etiqueta em branco. Segure ambos contra uma fonte de luz. O texto impresso deve se alinhar com os contornos da etiqueta. Se não, ajuste as dimensões da etiqueta novamente no Passo 2.
Se as etiquetas ainda saírem desalinhadas após a correção principal
O Word insere uma página em branco extra antes das etiquetas
Um problema comum é o Word adicionar uma página em branco no início do documento de etiquetas. Isso desloca todas as etiquetas para baixo em uma página. Para corrigir, clique em Exibição > Estrutura de tópicos. Na exibição de estrutura de tópicos, exclua o parágrafo vazio no topo do documento. Volte para Layout de impressão e reimprima.
Algumas etiquetas ficam em branco enquanto outras imprimem corretamente
Isso ocorre quando a fonte de dados tem campos vazios ou quando um campo de mesclagem está ausente. Vá para Correspondências > Visualizar resultados. Use os botões de seta para percorrer cada registro. Se uma etiqueta não mostrar dados, edite a fonte de dados no Excel ou Access para preencher os valores ausentes. Em seguida, atualize a mesclagem clicando em Correspondências > Atualizar etiquetas.
A última linha de etiquetas é impressa na página seguinte
O Word pode empurrar a última linha de etiquetas para uma segunda página se a altura da etiqueta ou o passo vertical for muito grande. Abra Opções de etiqueta > Detalhes novamente. Reduza o valor da Altura da etiqueta em 0,02 polegadas. Reduza também o Passo vertical na mesma quantidade. Imprima uma página de teste em papel comum para verificar.
Word Desktop vs Word Online: Diferenças de comportamento no alinhamento de etiquetas
| Item | Word Desktop | Word Online |
|---|---|---|
| Suporte a modelos de etiqueta | Suporte completo para todos os códigos de produto de fornecedores | Limitado a tamanhos básicos de etiqueta; sem dimensões personalizadas |
| Ajuste manual de dimensões | Opções de etiqueta > Detalhes permite controle total de margens e passo | Não disponível; as etiquetas usam dimensões padrão do driver da impressora |
| Controle de dimensionamento do driver da impressora | Propriedades da impressora acessíveis em Arquivo > Imprimir | Depende da caixa de diálogo de impressão do navegador; opções de dimensionamento variam conforme o navegador |
| Ajuste de margem da célula da tabela | Propriedades da tabela permite margens zero | Não é possível modificar propriedades da tabela; margens padrão são aplicadas |
| Impressão de teste em papel comum | O mesmo documento imprime em qualquer impressora | A saída de impressão pode diferir entre navegadores e sistemas operacionais |
O Word Online não é recomendado para imprimir etiquetas de mala direta que exigem alinhamento preciso. Use o Word Desktop para impressão profissional de etiquetas. Se precisar usar o Word Online, exporte o documento de etiquetas como PDF e imprima o PDF em seu desktop para preservar o layout.
Após aplicar as correções acima, você pode imprimir etiquetas que se alinham corretamente com a folha de etiqueta todas as vezes. Comece verificando o código do produto, depois ajuste as dimensões somente se a impressão de teste mostrar um deslocamento. Use o atalho de teclado Ctrl+P para abrir rapidamente a caixa de diálogo Imprimir e sempre imprima uma página de teste em papel comum antes de usar folhas de etiqueta. Para malas diretas recorrentes, salve o documento de etiquetas corrigido como um modelo usando Arquivo > Salvar como > Modelo do Word (.dotx) para evitar redigitar as dimensões.