Arquivos grandes do Outlook podem reduzir o desempenho e dificultar o gerenciamento. O recurso de arquivamento interno move itens antigos automaticamente, mas não oferece controle preciso de datas. Este artigo fornece um método manual para dividir um PST por anos ou meses específicos, criando arquivos organizados e menores.
Principais pontos: Dividir um arquivo PST por data
- Pasta de Pesquisa > Criar Nova Pasta de Pesquisa > Mensagens Antigas: Isola e-mails anteriores a uma data específica para seleção em massa.
- Botão direito > Mover > Outra Pasta > Nova: Cria um novo arquivo PST e move os itens selecionados em uma única ação.
- Arquivo > Configurações de Conta > Arquivos de Dados > Adicionar: Abre um novo arquivo PST sem importar dados, pronto para receber itens movidos.
Entendendo Arquivos PST e Arquivamento Manual
Um arquivo PST armazena itens do Outlook localmente. Quando ultrapassa 10 GB, você pode notar lentidão na pesquisa e no uso geral. Embora a ferramenta AutoArquivar exista, ela funciona com um único limite de data para todas as pastas. Para criar vários arquivos segmentados por intervalos de data precisos, é necessário usar um processo manual. Isso envolve criar novos arquivos PST e usar as funções de pesquisa e mover do Outlook para transferir itens. Você precisa de acesso de gravação ao arquivo PST original e espaço em disco suficiente para os novos arquivos.
Passos para Criar um PST de Arquivo por Data
Este método usa uma Pasta de Pesquisa para localizar itens antigos e, em seguida, move-os para um novo PST criado. Repita o processo para cada intervalo de data que deseja arquivar.
- Crie um novo arquivo PST para o arquivo
Vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. Selecione a guia Arquivos de Dados. Clique em Adicionar. Escolha Arquivo de Dados do Outlook (.pst), dê um nome descritivo como “Arquivo_2015-2017” e clique em OK. O novo arquivo aparecerá na lista de pastas. - Crie uma Pasta de Pesquisa para o intervalo de data
Clique com o botão direito em Pastas de Pesquisa na lista de pastas e selecione Nova Pasta de Pesquisa. Na caixa de diálogo, role para baixo e selecione Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada. Clique em Escolher. Nomeie-a como “Itens Antigos para Arquivar”. Clique em Critérios, vá para a guia Mais Opções. Marque a caixa Somente itens que: e selecione Recebido no menu suspenso. Ao lado, selecione em ou antes e escolha sua data de corte, como 31/12/2017. Clique em OK para criar a pasta. - Selecione e mova os itens para o novo PST
A Pasta de Pesquisa será preenchida com todos os e-mails que atendem ao critério de data. Pressione Ctrl+A para selecionar todos os itens. Clique com o botão direito na seleção, passe o mouse sobre Mover e clique em Outra Pasta. Na caixa de diálogo Mover Itens, navegue até o novo arquivo PST que você criou e clique em Nova. Nomeie a pasta, por exemplo “Arquivo da Caixa de Entrada”, e clique em OK. Os itens serão movidos. - Repita para subpastas e outros intervalos de data
A Pasta de Pesquisa encontra apenas e-mails. Para Calendário, Contatos ou Tarefas, você deve abrir manualmente cada pasta no PST principal, usar Exibição > Alterar Exibição > Lista, classificar por data de modificação, selecionar itens e movê-los para as pastas correspondentes no novo PST de arquivo. Para criar um arquivo para um intervalo de data diferente, crie outro novo PST e ajuste a data nos critérios da Pasta de Pesquisa.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
A Pasta de Pesquisa não mostra resultados ou itens incompletos
As Pastas de Pesquisa dependem do índice de pesquisa do Windows. Se a indexação estiver incompleta, os resultados serão incorretos. Certifique-se de que a indexação esteja completa nas configurações de Pesquisa do Windows. Além disso, as Pastas de Pesquisa geralmente funcionam apenas para itens de e-mail. Elas não localizam compromissos do Calendário ou Tarefas por data. Você deve processar essas pastas manualmente.
Mover itens os exclui do local original
O comando Mover transfere itens. Eles são removidos do PST de origem. Antes de começar, faça um backup do arquivo PST grande original. Vá em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar > Exportar para um arquivo > Arquivo de Dados do Outlook (.pst) e selecione sua caixa de correio principal para criar um backup completo.
O novo arquivo PST não aparece na lista de pastas
Após criar um PST via Arquivos de Dados, ele deve aparecer. Se não aparecer, feche e reinicie o Outlook. Para abrir um PST de arquivo existente, use Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook e navegue até sua localização.
Arquivamento Manual vs. AutoArquivar: Principais Diferenças
| Item | Divisão Manual por Data | Recurso AutoArquivar |
|---|---|---|
| Controle de Data | Intervalos precisos definidos pelo usuário (ex.: 2018-2020) | Uma data global “mais antigo que” |
| Processo | Seleção e movimentação manual por pasta | Totalmente automatizado, executado em agendamento |
| Estrutura de Saída | Pode criar vários PSTs organizados por ano ou projeto | Move todos os itens antigos para um único PST de arquivo padrão |
| Tipos de Item | Funciona para todos os tipos de item com esforço manual | Projetado principalmente para e-mail |
| Melhor Para | Criar arquivos históricos estruturados de longo prazo | Manutenção regular para manter o tamanho do PST principal reduzido |
Agora você pode organizar um PST grande em arquivos menores e específicos por data. Isso melhora o desempenho do Outlook e torna a localização de e-mails antigos mais rápida. Para gerenciamento contínuo, configure regras de AutoArquivar no novo arquivo PST principal menor. Use as Ferramentas de Limpeza em Arquivo > Configurações da Caixa de Correio para encontrar e remover mensagens redundantes antes de arquivar.