Você recebe muitos e-mails diariamente e precisa organizá-los rapidamente por projeto ou cliente. As regras do Outlook podem classificar automaticamente as mensagens recebidas com base em critérios como remetente ou assunto. Este artigo explica como configurar regras que aplicam categorias coloridas aos seus e-mails assim que chegam.
Principais pontos: Categorizar automaticamente e-mails recebidos
- Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra: O caminho principal do menu para começar a criar uma nova regra automática de processamento de e-mail.
- Condição “de [pessoas ou grupo público]”: Use esta opção para acionar a regra para e-mails de um cliente ou contato de projeto específico.
- Ação “atribuí-lo à categoria [nome da categoria]”: A etapa da regra que aplica automaticamente a etiqueta colorida escolhida às mensagens correspondentes.
Como as Regras do Outlook Funcionam com Categorias
Uma regra do Outlook é um conjunto de condições e ações. Quando um e-mail atende às condições definidas, o Outlook executa as ações automaticamente. Para organizar por projeto ou cliente, a condição mais comum é o endereço de e-mail do remetente. Você também pode usar palavras no assunto ou enviadas para um endereço de e-mail específico.
A ação que você usará é atribuir uma categoria. As categorias são etiquetas coloridas que você pode criar e renomear, como “Projeto Alfa” ou “Cliente XYZ”. Quando uma regra aplica uma categoria, o e-mail aparece com essa bandeira colorida na sua caixa de entrada, e você pode classificar ou filtrar a exibição por ela. Você deve criar suas categorias no Outlook antes de poder atribuí-las em uma regra.
Pré-requisitos Antes de Começar
Certifique-se de estar usando uma assinatura do Microsoft 365 ou Outlook 2021, 2019 ou 2016. As etapas são semelhantes nessas versões. Você também precisa de uma conta de e-mail adicionada ao Outlook, como uma conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365, ou uma conta do Outlook.com. Contas IMAP e POP suportam regras básicas, mas regras avançadas do lado do servidor exigem Exchange ou Microsoft 365.
Passos para Criar uma Regra para um Remetente Específico
Este método é ideal para categorizar todos os e-mails de um cliente ou membro do projeto específico.
- Crie sua categoria primeiro
Clique com o botão direito em um e-mail na sua caixa de entrada e selecione Categorizar > Todas as Categorias. Clique em Nova, digite um nome como “Cliente ABC”, escolha uma cor e clique em OK duas vezes. - Abra a caixa de diálogo de Regras
Vá para a guia Página Inicial na faixa de opções. No grupo Mover, clique em Regras e selecione Gerenciar Regras e Alertas. - Inicie uma nova regra a partir de um modelo
Na nova janela, clique em Nova Regra. Em Começar de uma regra em branco, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique em Avançar. - Defina a condição
Na lista de condições, marque a caixa ao lado de de [pessoas ou grupo público]. No painel de descrição da regra na parte inferior, clique na frase sublinhada “pessoas ou grupo público”. Selecione um contato da sua lista de endereços ou digite um endereço de e-mail e clique em OK. Clique em Avançar. - Escolha a ação de categorizar
Na lista de ações, marque a caixa para atribuí-lo à categoria [nome da categoria]. No painel de descrição, clique em “nome da categoria” sublinhado. Selecione a categoria que você criou anteriormente e clique em OK. Clique em Avançar. - Adicione exceções e finalize
Você pode adicionar exceções, como a menos que o assunto contenha palavras específicas. Normalmente, clique em Avançar para pular. Dê um nome à sua regra, por exemplo “Categorizar e-mails do Cliente ABC”. Marque a caixa Executar esta regra agora nas mensagens já presentes na “Caixa de Entrada”. Clique em Concluir, depois em Aplicar e OK para salvar.
Criando uma Regra Baseada em Palavras-chave no Assunto
Use este método quando e-mails do projeto contiverem um código específico ou palavra-chave no assunto.
- Siga os passos para criar uma categoria e nova regra
Crie uma categoria com o nome do seu projeto. Abra Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra e selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo. - Selecione a condição de assunto
Na tela de condições, marque com palavras específicas no assunto. Clique no link “palavras específicas” sublinhado no painel de descrição. - Adicione suas palavras-chave
Na caixa de diálogo, digite palavras como “Projeto Phoenix” ou “INV-2024”. Clique em Adicionar após cada uma e depois em OK. Prossiga para a próxima etapa. - Atribua a categoria e finalize
Na tela de ações, marque atribuí-lo à categoria e selecione sua categoria de projeto. Dê um nome à regra, ative a opção de executar em mensagens existentes e finalize o assistente.
Erros Comuns e Como Evitá-los
A Regra Não é Aplicada a Novos E-mails
Se os e-mails não estão sendo categorizados, primeiro verifique se a regra está ativada. Vá em Regras > Gerenciar Regras e Alertas. Na guia Regras de E-mail, certifique-se de que a caixa de seleção ao lado da sua regra esteja marcada. Além disso, verifique se a condição está correta. Edite a regra e confirme a grafia do endereço de e-mail ou da palavra-chave.
A Categoria Não Aparece na Caixa de Entrada
Talvez seja necessário adicionar a coluna Categorias à sua visualização da caixa de entrada. Clique com o botão direito nos cabeçalhos das colunas, selecione Seletor de Campos e arraste o campo Categorias para a linha do cabeçalho. Além disso, a regra pode aplicar a categoria, mas o painel de leitura não exibe a cor imediatamente. Tente mudar para uma pasta diferente e voltar para atualizar a visualização.
A Regra é Aplicada a E-mails Indesejados
Isso acontece quando a condição é muito ampla. Uma regra de assunto com a palavra “reunião” pegará todos os e-mails que contêm essa palavra. Edite a regra e adicione uma exceção, ou torne a condição mais específica combinando vários critérios, como de uma pessoa específica e com palavras específicas no assunto.
Regras Baseadas em Cliente vs. Regras Baseadas em Projeto: Uma Comparação
| Item | Regra Baseada em Cliente | Regra Baseada em Projeto |
|---|---|---|
| Condição Principal | Endereço de e-mail do remetente | Palavras-chave no assunto ou corpo |
| Melhor Caso de Uso | Toda comunicação de uma única empresa ou contato | E-mails de vários remetentes sobre uma iniciativa |
| Estabilidade | Alta – o endereço do remetente raramente muda | Média – depende de os usuários incluírem a palavra-chave |
| Complexidade de Configuração | Baixa – basta selecionar um contato | Maior – é necessário definir e comunicar as palavras-chave |
| Exemplo de Nome de Categoria | “Contoso Ltda” | “Lançamento Site Q4” |
Agora você pode classificar automaticamente sua caixa de entrada aplicando categorias coloridas com regras. Teste uma nova regra com um cliente importante primeiro para confirmar que funciona como esperado. Para controle avançado, explore a criação de regras que também movem e-mails categorizados para uma pasta específica. Use o atalho Ctrl+Shift+V para aplicar rapidamente uma categoria a qualquer e-mail selecionado manualmente.