Você precisa adicionar um aviso legal padrão a todo e-mail enviado pela sua organização. Isso é um requisito comum de conformidade para empresas. O Outlook pode anexar texto automaticamente às suas mensagens. Este artigo explica como configurar um aviso legal usando regras do Outlook e o Exchange Admin Center.
Principais Conclusões: Adicionar um Aviso Legal no Outlook
- Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra: Cria uma regra no lado do cliente que adiciona texto às mensagens enviadas do seu aplicativo Outlook específico.
- Exchange Admin Center > Fluxo de Mensagens > Regras: Cria uma regra de transporte no servidor que adiciona avisos legais para todos os usuários da organização, independentemente do dispositivo ou cliente de e-mail.
- Aplicar regra em mensagens que eu envio > adiar entrega: Uma condição de regra importante para regras do lado do cliente, garantindo que o aviso legal seja adicionado antes do envio da mensagem.
Entendendo os Métodos de Aviso Legal no Outlook
Um aviso legal é um bloco de texto adicionado ao final de um e-mail. Geralmente inclui avisos de confidencialidade, detalhes de registro da empresa ou declarações de responsabilidade. Existem dois métodos principais para implementar isso em um ambiente Microsoft 365 ou Exchange.
O primeiro método usa uma regra no lado do cliente no aplicativo Outlook para desktop. Essa regra funciona apenas quando você envia e-mail do computador específico onde a regra foi criada. É adequada para usuários individuais ou pequenas equipes sem gerenciamento centralizado.
O segundo método, mais robusto, usa uma regra de fluxo de mensagens no Exchange Admin Center. Esta é uma regra no servidor que processa todos os e-mails enviados do seu domínio. Funciona para todos os usuários em qualquer dispositivo, incluindo Outlook na web e aplicativos móveis. Esse método é essencial para conformidade em toda a organização.
Passos para Criar uma Regra de Aviso Legal no Outlook
Use estas etapas para criar uma regra que adicione texto às suas próprias mensagens de saída no aplicativo Outlook para desktop.
- Abra a janela Regras e Alertas
No Outlook, vá para a guia Arquivo. Selecione Gerenciar Regras e Alertas. Clique no botão Nova Regra. - Selecione o modelo de regra
No Assistente de Regras, em Iniciar de uma regra em branco, selecione Aplicar regra em mensagens que eu envio. Clique em Avançar. - Defina a condição da regra
Normalmente, você não precisa adicionar condições para um aviso legal universal. Basta clicar em Avançar para aplicar a regra a todas as mensagens. Uma caixa de diálogo de aviso aparecerá. Clique em Sim. - Escolha a ação para adicionar texto
Na lista O que você deseja fazer com a mensagem?, marque a caixa adiar entrega por um número de minutos. Além disso, marque a caixa ter o servidor respondendo usando uma mensagem específica. - Edite a descrição da regra
Na caixa Etapa 2 na parte inferior, clique no texto sublinhado uma mensagem específica. Uma nova janela de e-mail será aberta. Digite seu aviso legal completo no corpo desta mensagem. Feche a janela e clique em OK. - Clique no outro texto sublinhado
Na caixa Etapa 2, clique no texto sublinhado um número de. Na janela pop-up, digite 0 e defina minutos. Esta etapa é necessária para que a regra seja acionada corretamente. Clique em OK. - Finalize a configuração da regra
Clique em Avançar duas vezes, ignorando as telas de exceção. Dê um nome à sua regra, por exemplo, Aviso Legal. Certifique-se de que Ativar esta regra esteja marcado. Clique em Concluir para salvar e ativar a regra.
Passos para Criar um Aviso Legal no Exchange Admin Center
Para avisos legais em toda a organização, um administrador do Exchange Online deve criar uma regra de fluxo de mensagens.
- Faça login no centro de administração do Exchange
Vá para o centro de administração do Microsoft 365. Navegue até Centros de administração > Exchange. Alternativamente, vá diretamente para admin.exchange.microsoft.com. - Navegue até as regras de fluxo de mensagens
No Exchange Admin Center, selecione Fluxo de mensagens no menu à esquerda. Em seguida, clique na guia Regras. Clique no botão + Adicionar uma regra e selecione Criar uma nova regra. - Nomeie a regra e defina as condições
Na caixa de diálogo da nova regra, dê a ela um nome como Aviso Legal da Empresa. Em Aplicar esta regra se, selecione O remetente está localizado e depois escolha Dentro da organização. Isso aplica a regra a todos os seus usuários. - Defina a ação do aviso legal
Em Fazer o seguinte, selecione Modificar a mensagem e depois escolha Anexar um aviso legal. Clique no link Inserir texto. - Insira o texto do aviso legal e configure a ação de fallback
Digite ou cole seu texto legal na caixa pop-up. Abaixo disso, escolha a ação de fallback caso o aviso legal não possa ser adicionado, como Quebrar. Clique em Salvar. - Revise e ative a regra
Revise as outras configurações. Você pode definir o modo da regra como Aplicar para ativá-la imediatamente. Clique em Salvar novamente. A regra agora processará todos os e-mails de saída do seu domínio.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Aviso legal aparece várias vezes em cadeias de resposta
As regras do lado do cliente do Outlook podem adicionar um novo aviso legal toda vez que você responde a uma mensagem em uma longa conversa. Para evitar isso, adicione uma exceção à sua regra. Ao editar a regra no Assistente de Regras, adicione uma exceção para onde meu nome está na caixa Para ou Cc. Como seu nome já está nos campos de destinatário de uma resposta, isso impede que a regra seja executada novamente.
A regra não funciona no Outlook na web ou no celular
As regras criadas no aplicativo Outlook para desktop são executadas apenas naquele computador específico. Elas não são sincronizadas com o Outlook na web ou o aplicativo móvel. Para uma cobertura consistente em todos os dispositivos, você deve usar uma regra de fluxo de mensagens no servidor criada no Exchange Admin Center.
A formatação é perdida ou aparece como texto simples
A ação Anexar um aviso legal nas regras de fluxo de mensagens do Exchange suporta apenas texto simples. A formatação HTML, imagens ou hiperlinks não serão preservados. Se você precisar de formatação rica, deve usar a opção Aplicar aviso legal HTML, que requer configuração diferente no portal do Microsoft 365 Defender.
Aviso legal é adicionado apenas a e-mails internos
Por padrão, uma regra de fluxo de mensagens com a condição O remetente está localizado > Dentro da organização se aplica a e-mails entre seus próprios usuários. Para adicionar avisos legais a e-mails enviados para destinatários externos, você precisa modificar a regra. Adicione outra condição: O destinatário está localizado > Fora da organização.
Regra do Lado do Cliente vs Regra do Lado do Servidor: Principais Diferenças
| Item | Regra do Lado do Cliente (Outlook) | Regra do Lado do Servidor (Exchange) |
|---|---|---|
| Escopo | Funciona apenas no aplicativo Outlook para desktop específico onde foi criada | Aplica-se a todos os e-mails enviados do seu domínio, qualquer dispositivo ou cliente |
| Gerenciamento | Gerenciado por usuários individuais em suas próprias configurações do Outlook | Gerenciado centralmente por um administrador no Exchange Admin Center |
| Confiabilidade | Requer que o Outlook esteja em execução no computador do usuário | Sempre ativa no servidor de e-mail, independente do dispositivo do usuário |
| Formatação | Pode usar HTML se adicionado via um arquivo de assinatura referenciado pela regra | A ação de anexar aviso legal suporta apenas texto simples |
| Caso de Uso | Usuário individual que precisa de um aviso legal pessoal | Requisito de conformidade legal ou regulatória em toda a organização |
Agora você pode adicionar automaticamente um aviso legal aos seus e-mails comerciais. Para conformidade em toda a organização, o método do Exchange Admin Center é a escolha correta. Teste seu aviso legal enviando um e-mail para uma conta pessoal. Uma dica avançada é usar a condição Aplicar esta regra se > As propriedades da mensagem > incluir o tipo de mensagem para excluir respostas automáticas de receber o aviso legal.