Você precisa enviar lembretes automáticos para funcionários quando seus documentos de política assinados estiverem prestes a expirar no SharePoint. Acompanhar manualmente as datas de vencimento em centenas de documentos é propenso a erros e consome tempo. O Power Automate pode lidar com essa tarefa examinando uma lista ou biblioteca do SharePoint em busca de datas de vencimento futuras. Este artigo explica como construir um fluxo de lembrete que verifica políticas prestes a expirar e envia notificações por e-mail em um intervalo definido antes da data de vencimento.
Principais Conclusões: Construindo um Fluxo de Lembrete de Vencimento de Políticas
- Power Automate > Fluxo de nuvem agendado: Executa diariamente para verificar itens em uma lista do SharePoint que vencem em um número definido de dias.
- Coluna de lista do SharePoint do tipo Data e Hora: Armazena a data de vencimento da política e deve estar presente para que o fluxo filtre corretamente.
- Ação Enviar um e-mail: Envia um lembrete ao proprietário da política ou a um gerente listado em uma coluna quando a data de vencimento está próxima.
Como Funciona o Fluxo de Lembrete
O fluxo usa um gatilho agendado para ser executado uma vez por dia. Ele consulta uma lista do SharePoint em busca de itens cuja data de vencimento esteja dentro de uma janela definida, como 30 dias a partir de hoje. Para cada item correspondente, o fluxo envia um e-mail personalizado para a pessoa listada no campo de proprietário da política. O fluxo também atualiza uma coluna de status no item da lista para indicar que um lembrete foi enviado. Essa abordagem evita lembretes duplicados para o mesmo item.
Antes de criar o fluxo, confirme se sua lista do SharePoint possui as seguintes colunas:
- Título – Linha de texto única (padrão). Contém o nome da política.
- DataVencimento – Coluna Data e Hora. Armazena a data em que a política expira.
- ProprietarioPolitica – Coluna Pessoa ou Grupo. Contém o endereço de e-mail da pessoa que receberá o lembrete.
- LembreteEnviado – Coluna Sim/Não. Definido como Sim após o envio do primeiro lembrete.
Você pode usar nomes de coluna diferentes, mas deve ajustar as etapas do fluxo para corresponder a esses nomes. O fluxo requer uma conexão com o SharePoint e uma conta corporativa ou de estudante da Microsoft 365 com acesso ao Power Automate.
Etapas para Criar o Fluxo de Lembrete Agendado
- Entre no Power Automate
Acesse make.powerautomate.com e faça login com suas credenciais da Microsoft 365. Selecione o ambiente que contém seu site do SharePoint. - Crie um novo fluxo de nuvem agendado
No painel de navegação esquerdo, clique em Criar. Em seguida, clique em Fluxo de nuvem agendado. Nomeie o fluxo como Lembrete de Vencimento de Política. Defina a agenda para repetir a cada 1 dia. Escolha um horário de início que não coincida com pico de carga do servidor, como 2:00 AM. Clique em Criar. - Adicione uma ação Obter itens
Clique no botão + abaixo do gatilho e selecione Adicionar uma ação. Pesquise por SharePoint e selecione Obter itens. Forneça o endereço do site e o nome da lista. No campo Consulta de Filtro, insira o seguinte filtro OData:DataVencimento le '@{addDays(utcNow(),30)}' and DataVencimento ge '@{utcNow()}' and LembreteEnviado eq 0
Este filtro retorna itens cuja data de vencimento está nos próximos 30 dias e onde nenhum lembrete foi enviado ainda. Ajuste o número 30 para a janela de lembrete desejada. - Adicione um controle Aplicar a cada
Clique no botão + abaixo da ação Obter itens. Pesquise por Aplicar a cada e selecione-o. No campo Selecionar uma saída das etapas anteriores, adicione o conteúdo dinâmico value da ação Obter itens. Este controle percorre cada item correspondente. - Adicione uma ação Enviar um e-mail
Dentro do loop Aplicar a cada, clique em Adicionar uma ação. Pesquise por Enviar um e-mail e selecione Enviar um e-mail (V2). No campo Para, adicione o conteúdo dinâmico ProprietarioPolitica Email da lista do SharePoint. No campo Assunto, digite Lembrete de Vencimento de Política: e depois adicione o conteúdo dinâmico Título. No campo Corpo, escreva uma mensagem como:Este é um lembrete automático. A política intitulada '{Título}' expira em {DataVencimento}. Por favor, revise e renove a política antes da data de vencimento.
Use os tokens de conteúdo dinâmico corretos para os nomes das suas colunas. - Adicione uma ação Atualizar item para marcar o lembrete como enviado
Após a ação Enviar um e-mail, clique em Adicionar uma ação. Pesquise por Atualizar item e selecione-a. Forneça o mesmo endereço do site e nome da lista. No campo Id, adicione o conteúdo dinâmico ID da lista do SharePoint. Defina a coluna LembreteEnviado como Sim. Isso impede que o fluxo envie um segundo lembrete para o mesmo item. - Salve e teste o fluxo
Clique em Salvar no canto superior direito. Após salvar, clique em Testar. Escolha Manualmente e depois clique em Testar. O fluxo será executado uma vez. Verifique a caixa de entrada de e-mail do proprietário da política para confirmar se o lembrete foi enviado. Verifique também se a coluna LembreteEnviado foi alterada para Sim na lista do SharePoint.
Problemas Comuns e Como Evitá-los
O fluxo é executado, mas nenhum e-mail é enviado
A consulta de filtro pode não corresponder a nenhum item. Verifique se a coluna DataVencimento contém datas futuras e se a coluna LembreteEnviado está definida como Não para esses itens. Verifique a sintaxe do filtro OData. Um erro comum é usar aspas simples incorretamente. Use a expressão addDays(utcNow(),30) sem aspas extras dentro do construtor de expressões.
O e-mail é enviado para a pessoa errada
Confirme se a coluna ProprietarioPolitica contém uma entrada de pessoa válida. Se a coluna estiver vazia ou contiver um nome que não resolva para um endereço de e-mail, o fluxo falhará. Use a ação Compor para exibir o endereço de e-mail antes de enviar, a fim de verificar o valor.
A coluna LembreteEnviado não é atualizada
A ação Atualizar item deve usar o nome interno correto da coluna. Se você renomeou a coluna após criá-la, o nome interno pode ser diferente. Abra as configurações da lista e verifique o nome interno da coluna. Use esse nome na ação Atualizar item em vez do nome de exibição.
O fluxo envia vários lembretes para o mesmo item
Isso ocorre quando a ação Atualizar item falha ou é executada fora do loop Aplicar a cada. Certifique-se de que a ação Atualizar item esteja dentro do loop e que a coluna LembreteEnviado seja definida corretamente como Sim. Verifique também se a consulta de filtro inclui LembreteEnviado eq 0.
Fluxo Agendado vs Fluxo Instantâneo para Lembretes de Políticas
| Item | Fluxo de Nuvem Agendado | Fluxo de Nuvem Instantâneo |
|---|---|---|
| Gatilho | Executa automaticamente em um horário definido (diariamente, a cada hora) | Executa quando um usuário clica em um botão ou aciona manualmente |
| Melhor caso de uso | Verificações recorrentes de políticas prestes a expirar em muitos itens | Lembrete sob demanda para uma única política ou verificação única |
| Complexidade de configuração | Requer filtro OData e expressões matemáticas de data | Mais simples, mas requer iniciação manual a cada vez |
| Escalabilidade | Lida com centenas de itens sem intervenção do usuário | Limitado a itens individuais ou pequenos lotes |
Agora você pode criar um fluxo agendado que verifica automaticamente políticas prestes a expirar e envia lembretes por e-mail. Comece criando as colunas necessárias no SharePoint e siga as sete etapas para configurar o fluxo. Para cenários mais avançados, adicione um segundo lembrete com 7 dias de antecedência duplicando o fluxo com uma janela de filtro diferente. Use a ação Encerrar para interromper o fluxo se nenhum item corresponder ao filtro, o que reduz execuções desnecessárias.