As exibições de lista do SharePoint param de carregar ou exibem um erro quando a lista ultrapassa 5.000 itens em uma única exibição. Isso acontece porque o SharePoint impõe um limite de exibição para proteger o desempenho do servidor. O limite bloqueia qualquer consulta que retorne mais de 5.000 itens de uma lista ou biblioteca. Como administrador, você precisa criar exibições que respeitem esse limite. Este guia explica como criar colunas indexadas, filtrar exibições e gerenciar listas grandes para que os usuários nunca encontrem o erro de limite.
Principais Conclusões: Crie Exibições que Fiquem Abaixo do Limite de 5.000 Itens
- Configurações da Lista > Colunas Indexadas: Adicione índices às colunas usadas em filtros e ordenações para permitir consultas em listas grandes.
- Criar Exibição > Filtrar por coluna indexada: Use um filtro em uma coluna indexada para retornar menos de 5.000 itens e evitar o limite.
- Coleção de Sites > Limitação de Recursos: Ajuste o limite de exibição no centro de administração do SharePoint apenas quando necessário.
Por que o SharePoint Impõe o Limite de 5.000 Itens
O SharePoint usa um limite de exibição para evitar que consultas consumam muitos recursos do banco de dados. O padrão é 5.000 itens por consulta em listas e bibliotecas. Quando um usuário abre uma exibição que retorna mais de 5.000 itens, o SharePoint bloqueia a consulta e exibe uma mensagem de erro. Esse comportamento se aplica a todas as operações de lista: exibições padrão, exibições de planilha e consultas programáticas via API REST ou CSOM.
O limite existe porque o SharePoint armazena dados de lista em um banco de dados SQL Server. Consultas que varrem mais de 5.000 linhas sem um índice degradam o desempenho para todos os usuários do site. Ao limitar o tamanho de cada consulta, o SharePoint garante que nenhuma ação individual trave o banco de dados ou atrase outras solicitações. O limite não restringe o número total de itens em uma lista. Você pode armazenar milhões de itens em uma única lista, desde que cada exibição e consulta use colunas indexadas para retornar menos de 5.000 itens por vez.
O que Acontece Quando uma Exibição Excede o Limite
Quando uma exibição tenta retornar mais de 5.000 itens, o SharePoint exibe um destes erros:
- “A operação tentada é proibida porque excede o limite de exibição da lista.”
- “Esta exibição não pode ser exibida porque excede o limite de exibição da lista.”
- “A consulta não pode ser concluída porque o número de campos de pesquisa excede o limite.”
O mesmo erro ocorre quando você classifica ou filtra uma exibição por uma coluna que não possui índice. O SharePoint precisa examinar cada linha para classificar ou filtrar, o que excede o limite em listas grandes. A correção é sempre a mesma: adicione um índice à coluna usada no filtro ou na classificação e restrinja a exibição para retornar menos de 5.000 itens.
Passos para Criar uma Exibição de Lista que Evite o Limite
Para criar uma exibição segura, primeiro identifique as colunas que os usuários mais filtram ou classificam. Em seguida, adicione um índice a essas colunas. Por fim, crie uma exibição que use um filtro em uma coluna indexada. As etapas abaixo pressupõem que você tenha pelo menos permissões de Edição na lista ou biblioteca.
- Identifique as colunas usadas nas exibições existentes
Acesse a lista ou biblioteca. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da Lista ou Configurações da Biblioteca. Em Exibições, clique no nome de cada exibição e observe quais colunas aparecem nas seções Classificar e Filtrar. As colunas mais comuns para filtragem são Status, Data, Categoria e Atribuído a. - Adicione um índice a uma coluna
Em Configurações da Lista, role até Colunas e clique em Colunas Indexadas. Clique em Criar um novo índice. Escolha uma coluna na lista Coluna Primária. Deixe Coluna Secundária em branco, a menos que precise de um índice composto. Clique em Criar. O SharePoint indexa a coluna imediatamente. Você pode indexar até 20 colunas por lista. - Crie uma nova exibição com um filtro na coluna indexada
Em Configurações da Lista, clique em Criar exibição. Escolha Exibição Padrão como tipo. Dê um nome à exibição, por exemplo, “Itens Ativos por Status.” Na seção Filtrar, selecione Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. Escolha a coluna indexada no primeiro menu suspenso. Defina a condição como igual a, menor que ou maior que. Insira um valor que retorne menos de 5.000 itens. Por exemplo, filtre uma coluna Status igual a Ativo se os itens Ativos forem menos de 5.000. Clique em OK para salvar a exibição. - Defina a nova exibição como padrão
Se quiser que todos os usuários vejam a exibição segura primeiro, volte para Configurações da Lista. Clique no nome da exibição que você acabou de criar. Role até o final e marque Tornar esta a exibição padrão. Clique em OK. Os usuários que abrirem a lista verão a exibição filtrada em vez da lista completa. - Teste a exibição com um grande conjunto de dados
Adicione mais de 5.000 itens à lista para confirmar que a exibição funciona. Abra a lista no navegador. A exibição deve carregar rapidamente sem erros. Se você vir o erro de limite, o filtro ainda retorna muitos itens. Ajuste a condição do filtro para restringir ainda mais o conjunto de resultados.
Usando Várias Colunas Indexadas em uma Única Exibição
Você pode filtrar por mais de uma coluna em uma única exibição. O SharePoint usa a primeira coluna indexada para restringir o conjunto de resultados. Se o primeiro filtro retornar menos de 5.000 itens, filtros adicionais funcionam sem índice. Se o primeiro filtro retornar mais de 5.000 itens, o SharePoint ainda bloqueia a consulta. Sempre coloque o filtro mais restritivo em uma coluna indexada como primeira condição.
Erros Comuns ao Criar Exibições para Listas Grandes
Classificar por uma coluna não indexada em uma lista grande
Classificar uma exibição por uma coluna sem índice força o SharePoint a examinar a lista inteira. Se a lista tiver mais de 5.000 itens, a classificação falha. Para corrigir, adicione um índice à coluna usada para classificação. Em seguida, crie uma nova exibição que classifique por essa coluna indexada. Você também pode classificar pela coluna ID padrão, que sempre tem um índice.
Usar uma coluna de pesquisa como filtro principal
Colunas de pesquisa referenciam itens em outra lista. O SharePoint não pode indexar colunas de pesquisa diretamente. Se você filtrar uma exibição por uma coluna de pesquisa, a consulta excede o limite em listas com mais de 5.000 itens. Em vez disso, use uma coluna de escolha ou uma coluna calculada que espelhe o valor da pesquisa. Indexe a coluna de escolha ou calculada e filtre por essa coluna.
Aumentar o limite de exibição para mais de 5.000
Administradores de coleção de sites podem aumentar o limite de exibição no centro de administração do SharePoint. Vá para Centros de administração > SharePoint > Configurações > Limite de Exibição da Lista. O valor máximo é 50.000. Aumentar o limite permite consultas maiores, mas aumenta a carga no banco de dados. A Microsoft recomenda manter o valor padrão e usar colunas indexadas. Aumente o limite apenas para listas específicas que exigem operações em massa e não podem ser indexadas.
Esquecer de adicionar um índice antes de criar uma exibição
Se você criar uma exibição com um filtro em uma coluna sem índice, a exibição funciona apenas enquanto a lista é pequena. Quando a lista ultrapassa 5.000 itens, a exibição quebra. Sempre adicione o índice à coluna antes ou imediatamente após criar a exibição. Verifique a exibição depois de adicionar 5.000 itens para confirmar que ela ainda carrega.
Exibição Padrão vs Exibição Indexada: Principais Diferenças
| Item | Exibição Padrão | Exibição Indexada |
|---|---|---|
| Exigência de filtro | Nenhum filtro necessário | Deve filtrar por uma coluna indexada |
| Máximo de itens retornados | 5.000 itens | Ilimitado, desde que o filtro retorne menos de 5.000 |
| Índice necessário | Nenhum | Pelo menos uma coluna indexada no filtro |
| Comportamento de classificação | Falha em coluna não indexada | Funciona se classificado por coluna indexada |
| Desempenho em listas grandes | Bloqueia consulta após 5.000 itens | Carrega rapidamente com filtro adequado |
Criar exibições que evitem o limite exige planejamento. Indexe as colunas que os usuários mais filtram. Crie exibições que usem essas colunas indexadas como primeiro filtro. Teste cada exibição depois que a lista ultrapassar 5.000 itens. Como administrador, você também pode ativar o modo de lista grande para bibliotecas de documentos marcando a opção “Tornar esta uma lista ou biblioteca grande” nas Configurações da Lista. Essa configuração pré-indexa várias colunas padrão para você. Use-a junto com índices personalizados para obter os melhores resultados.