Você quer compartilhar uma página do Notion com alguém, mas limitar o que essa pessoa pode ver ou editar nas linhas do banco de dados. O compartilhamento padrão de páginas dá aos convidados acesso total de visualização ou edição a todas as propriedades de uma página. O Notion não oferece um sistema de permissão por propriedade embutido como um aplicativo de planilha. Este artigo explica como obter acesso granular a propriedades usando visualizações de banco de dados, bancos de dados vinculados e permissões de convidados.
Principais conclusões: Restringindo o acesso a propriedades em páginas compartilhadas do Notion
- Crie uma visualização de banco de dados filtrada: Oculta propriedades inteiras dos convidados criando uma visualização que inclui apenas as colunas que você deseja compartilhar.
- Use um banco de dados vinculado: Compartilha uma cópia separada do banco de dados com apenas as propriedades permitidas, mantendo o banco de dados original privado.
- Permissões de convidado + compartilhamento em nível de página: Restringe os convidados a uma única visualização de um banco de dados, impedindo que acessem outras visualizações ou o banco de dados completo.
Como funciona o compartilhamento de páginas do Notion para propriedades de banco de dados
Quando você compartilha uma página do Notion que contém um banco de dados, os convidados veem a visualização padrão desse banco de dados, a menos que você especifique o contrário. O Notion não permite atribuir permissões de leitura ou edição a propriedades individuais dentro de uma linha do banco de dados. Todo convidado com permissão “Pode editar” pode modificar qualquer propriedade nas linhas que vê. Convidados com permissão “Pode ver” podem ler todas as propriedades nas linhas visíveis.
A solução alternativa usa visualizações de banco de dados do Notion. Uma visualização é um filtro salvo que mostra apenas certas propriedades, linhas ou ambos. Você pode criar uma visualização que oculta colunas confidenciais, como salário, notas internas ou campos de status. Em seguida, compartilhe apenas essa visualização com o convidado. Como o convidado nunca vê o banco de dados original completo, ele não pode acessar as propriedades ocultas.
Este método funciona para convidados que não precisam ver o banco de dados inteiro. Se o convidado precisar editar algumas propriedades, mas não outras, você pode dar a ele permissão “Pode editar” na visualização filtrada. Ele ainda poderá editar apenas as propriedades mostradas nessa visualização. No entanto, se ele criar uma nova visualização do banco de dados, poderá ver todas as propriedades. Para evitar isso, você deve limitar ainda mais as permissões dele.
Pré-requisitos para acesso a nível de propriedade
Você precisa de um espaço de trabalho do Notion com um banco de dados que contenha várias propriedades. Você deve ter permissão “Pode editar” ou “Acesso total” no banco de dados. O convidado deve ter uma conta do Notion ou ser convidado como convidado. Você não pode aplicar acesso a nível de propriedade a membros do seu espaço de trabalho que tenham acesso total ao espaço de trabalho.
Passos para criar uma visualização filtrada para compartilhamento de propriedades
- Abra a página do banco de dados
Navegue até a página em seu espaço de trabalho do Notion que contém o banco de dados que você deseja compartilhar. Clique no banco de dados para ativá-lo. - Crie uma nova visualização
Clique no nome da visualização no canto superior esquerdo do banco de dados (o padrão geralmente é “Visualização em tabela”). Selecione Adicionar uma visualização no menu suspenso. Dê um nome descritivo à visualização, como “Visualização do cliente – Somente leitura”. Escolha o tipo de visualização (Tabela, Quadro ou Lista). Clique em Criar. - Oculte propriedades confidenciais
Na nova visualização, clique no botão Propriedades no canto superior direito do banco de dados. Uma lista de todas as propriedades aparece. Desative todas as propriedades que você não deseja que o convidado veja. Apenas as propriedades ativadas aparecerão nesta visualização. - Filtre linhas se necessário
Clique no botão Filtrar no topo do banco de dados. Adicione um filtro para mostrar apenas linhas específicas. Por exemplo, você pode filtrar por uma propriedade “Nome do cliente” para mostrar apenas as linhas relevantes para aquele convidado. Esta etapa é opcional, mas recomendada para segurança. - Compartilhe a visualização com o convidado
Clique em Compartilhar no canto superior direito da página. Em Convidar, insira o e-mail do convidado. Defina a permissão como Pode ver ou Pode editar. Clique em Convidar. O convidado verá apenas a visualização filtrada, não o banco de dados completo.
Passos para usar um banco de dados vinculado para isolamento total
- Crie uma nova página para o banco de dados vinculado
Em seu espaço de trabalho, crie uma nova página em branco. Dê a ela um nome como “Dados compartilhados – Convidados”. - Adicione um banco de dados vinculado
Digite /vinculado na nova página e selecione Banco de dados vinculado. Escolha o banco de dados original na lista. Uma cópia do banco de dados aparece, mas é uma visualização ao vivo dos dados originais. - Oculte propriedades na visualização do banco de dados vinculado
Clique no botão Propriedades no banco de dados vinculado. Desative todas as propriedades que você deseja ocultar. O banco de dados vinculado mostra apenas as propriedades ativadas. - Defina permissões de visualização
Clique no nome da visualização no banco de dados vinculado. Selecione Bloquear visualização para impedir que os convidados criem novas visualizações. Esta etapa é crítica, pois um convidado poderia, de outra forma, criar uma visualização que mostre todas as propriedades. - Compartilhe a página do banco de dados vinculado
Clique em Compartilhar na nova página. Convide o convidado com permissão Pode ver ou Pode editar. O convidado vê apenas o banco de dados vinculado filtrado e não pode acessar o banco de dados original ou suas propriedades completas.
Problemas comuns com soluções alternativas de acesso a nível de propriedade
O convidado cria uma nova visualização e vê todas as propriedades
Se você der a um convidado permissão “Pode editar” em uma visualização, ele poderá criar novas visualizações. Uma nova visualização pode mostrar todas as propriedades por padrão. Para evitar isso, bloqueie a visualização clicando no nome da visualização e selecionando Bloquear visualização. O bloqueio desabilita a capacidade de adicionar, ocultar ou reordenar propriedades.
O convidado vê o banco de dados original nos resultados da pesquisa
Se o convidado for um membro do espaço de trabalho, ele pode encontrar o banco de dados original por meio de pesquisa ou navegação. Para evitar isso, convide o convidado como convidado em vez de membro. Convidados veem apenas páginas explicitamente compartilhadas com eles. Eles não podem pesquisar todo o espaço de trabalho.
Banco de dados vinculado mostra dados desatualizados
Um banco de dados vinculado reflete as alterações em tempo real. Se o convidado não vir dados atualizados, ele pode precisar atualizar a página. Pressione F5 ou clique no botão de atualização do navegador. Se o problema persistir, verifique se o banco de dados original não foi excluído ou movido.
Compartilhamento de visualização do Notion vs. Compartilhamento de banco de dados vinculado: Principais diferenças
| Item | Compartilhamento de visualização filtrada | Compartilhamento de banco de dados vinculado |
|---|---|---|
| Fonte de dados | Usa o banco de dados original diretamente | Cria uma página separada com uma cópia ao vivo |
| Convidado pode criar novas visualizações | Sim (a menos que a visualização esteja bloqueada) | Sim (a menos que a visualização esteja bloqueada) |
| Convidado pode acessar o banco de dados original | Sim, se tiver acesso ao espaço de trabalho | Não, a menos que seja explicitamente compartilhado |
| Complexidade de configuração | Baixa | Média |
| Melhor para | Compartilhamento rápido com convidados que têm permissões limitadas | Compartilhamento de longo prazo com colaboradores externos |
Agora você pode configurar o compartilhamento de páginas do Notion para ocultar propriedades específicas de convidados usando visualizações de banco de dados filtradas ou bancos de dados vinculados. Comece criando uma nova visualização e desativando as propriedades que deseja manter privadas. Em seguida, bloqueie a visualização para impedir que os convidados burlem a restrição. Para isolamento máximo, use um banco de dados vinculado em uma página separada que não esteja conectada ao resto do seu espaço de trabalho. Lembre-se de sempre testar a página compartilhada a partir de uma conta de convidado para confirmar que as propriedades ocultas não estão acessíveis.