Você quer encontrar e usar o recurso Varrer no novo Outlook para Windows para limpar automaticamente sua caixa de entrada. O Varrer permite mover, excluir ou manter apenas a mensagem mais recente de um remetente com uma única regra. Este artigo explica onde encontrar as configurações de Varrer, como criar e gerenciar regras e os limites práticos que você encontrará ao usá-las.
Principais Conclusões: Regras de Varrer no Novo Outlook
- Caixa de Entrada > Selecionar mensagem > Botão Varrer: Abre o menu Varrer onde você escolhe uma ação e a aplica a todas as mensagens daquele remetente.
- Configurações > E-mail > Varrer: Lista todas as regras de Varrer ativas e permite editar, desabilitar ou excluir cada uma.
- Limite de 50 regras: Você pode criar no máximo 50 regras de Varrer por caixa postal, e cada regra se aplica a apenas um remetente.
O que o Varrer Faz e Como Funciona no Novo Outlook
Varrer é um recurso interno de gerenciamento de e-mail no novo Outlook que permite aplicar uma ação em massa a todas as mensagens de um remetente específico. Quando você executa um Varrer, o Outlook cria uma regra no servidor que é executada no Exchange Online. A regra não exige que o Outlook esteja aberto para ser executada.
O Varrer oferece quatro ações:
- Excluir todas as mensagens do remetente.
- Mover todas as mensagens do remetente para uma pasta específica.
- Manter apenas a mensagem mais recente do remetente e excluir as demais.
- Excluir mensagens do remetente com mais de 10 dias.
As regras de Varrer se aplicam apenas a mensagens que chegam na sua Caixa de Entrada. Mensagens já movidas para outra pasta ou excluídas não são afetadas. Cada regra tem como alvo um único endereço de remetente. Você não pode criar uma regra de Varrer que cubra vários remetentes ou use correspondência de domínio.
Pré-requisitos para Usar o Varrer
Você precisa de uma caixa postal do Exchange Online. As regras de Varrer são do lado do servidor e não funcionam com contas POP3, IMAP ou Exchange locais. O novo Outlook para Windows deve estar instalado e configurado com sua conta do Exchange. O Varrer está disponível tanto no novo Outlook quanto no Outlook na web.
Onde Encontrar e Criar Regras de Varrer
Você pode criar uma regra de Varrer diretamente de qualquer mensagem na sua Caixa de Entrada. Você gerencia as regras existentes no painel Configurações.
Criar uma Regra de Varrer a Partir de uma Mensagem
- Abra o novo Outlook e vá para sua Caixa de Entrada
Certifique-se de que está visualizando a pasta Caixa de Entrada onde as mensagens do remetente aparecem. - Selecione qualquer mensagem do remetente que você deseja gerenciar
Clique uma vez na mensagem para destacá-la. Não a abra em uma janela separada. - Clique no botão Varrer na barra de ferramentas
O botão Varrer aparece na guia Página Inicial da faixa de opções. Seu ícone mostra uma vassoura. Se você não o vir, clique no menu de três pontos na barra de ferramentas e escolha Varrer. - Escolha uma ação no menu suspenso
Selecione uma das quatro opções: Excluir Tudo, Mover para Pasta, Manter o Mais Recente ou Excluir Mais Antigos que 10 Dias. - Confirme a ação na caixa de diálogo que aparece
O Outlook mostra uma prévia de quantas mensagens serão afetadas. Clique em OK para aplicar a regra imediatamente e mover ou excluir as mensagens correspondentes.
Gerenciar Regras de Varrer Existentes nas Configurações
- Clique em Configurações no canto superior direito
O ícone de engrenagem abre o painel Configurações. - Vá para E-mail > Varrer
Na navegação à esquerda, expanda E-mail e selecione Varrer. A página lista todas as regras de Varrer ativas agrupadas por remetente. - Edite, desabilite ou exclua uma regra
Clique em qualquer regra para ver seus detalhes. Você pode alterar a ação, a pasta de destino ou desabilitar a regra. Para removê-la, clique no ícone Excluir. - Criar uma nova regra a partir das Configurações
Clique no botão Adicionar nova regra de varrer. Insira o endereço de e-mail do remetente, escolha uma ação e selecione uma pasta de destino, se aplicável. Clique em Salvar.
Limites Práticos das Regras de Varrer
As regras de Varrer têm vários limites que afetam como você pode usá-las em uma caixa postal movimentada. Entender esses limites ajuda a evitar comportamentos inesperados.
Limite de Número de Regras
Você pode criar no máximo 50 regras de Varrer por caixa postal. Esse limite se aplica ao número total de regras em todas as pastas. Se você atingir 50, deve excluir uma regra existente antes de criar uma nova. A contagem inclui regras habilitadas e desabilitadas.
Limite de Escopo do Remetente
Cada regra de Varrer se aplica a exatamente um endereço de e-mail do remetente. Você não pode criar uma regra que cubra um domínio inteiro. Por exemplo, uma regra direcionada a @newsletter.com não se aplicará a mensagens de newsletter@company.com. Você deve criar uma regra separada para cada remetente individual.
Limite de Pasta de Destino
Ao usar a ação Mover para Pasta, você deve selecionar uma pasta que já exista em sua caixa postal. O Varrer não cria uma nova pasta. A pasta de destino deve estar na mesma caixa postal. Você não pode mover mensagens para uma caixa postal compartilhada ou uma pasta pública.
Ações Baseadas em Tempo
A ação Excluir Mais Antigos que 10 Dias usa a data de recebimento da mensagem. Ela não considera a data de envio ou a data da última modificação. A regra é executada uma vez quando você a cria. Depois disso, ela não se aplica automaticamente a novas mensagens. Você deve executar o Varrer novamente manualmente ou criar uma regra separada com a mesma ação para aplicá-la a mensagens futuras.
Frequência de Execução da Regra
As regras de Varrer são executadas apenas quando você as aciona manualmente a partir da lista de mensagens ou das Configurações. Elas não são executadas automaticamente em um agendamento. Se você quiser que uma regra se aplique continuamente, use uma regra de Caixa de Entrada comum em vez do Varrer.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Varrer Não Funciona em Contas IMAP ou POP
Se você usa uma conta IMAP ou POP3, o botão Varrer fica esmaecido. O Varrer requer uma caixa postal do Exchange Online. Para contas que não são do Exchange, use regras do lado do cliente ou organização manual de pastas.
Mensagens Excluídas Não Podem Ser Recuperadas pelo Varrer
Ao usar Excluir Tudo ou Excluir Mais Antigos que 10 Dias, as mensagens são movidas para a pasta Itens Excluídos. Se precisar recuperá-las, vá para Itens Excluídos e mova-as de volta. Não há desfazer para ações do Varrer. Verifique a caixa de diálogo de prévia antes de confirmar.
Regras de Varrer Não Substituem Regras de Caixa de Entrada
Se você tem uma regra de Caixa de Entrada que move mensagens de um remetente para uma pasta, o Varrer não encontrará essas mensagens na Caixa de Entrada. O Varrer verifica apenas a pasta Caixa de Entrada. Mensagens movidas por uma regra de Caixa de Entrada são ignoradas. Para evitar isso, remova ou edite a regra de Caixa de Entrada conflitante.
Limitações de Caixa Postal Compartilhada
As regras de Varrer criadas em uma caixa postal compartilhada se aplicam a essa caixa postal, não à sua caixa postal principal. Você deve estar conectado à caixa postal compartilhada diretamente no novo Outlook para criar ou gerenciar suas regras de Varrer. As regras de Varrer de uma caixa postal compartilhada não aparecem nas configurações da sua caixa postal principal.
Varrer vs Regras de Caixa de Entrada: Principais Diferenças
| Item | Varrer | Regras de Caixa de Entrada |
|---|---|---|
| Criação de regra | A partir de uma mensagem ou Configurações | Configurações > E-mail > Regras |
| Escopo do remetente | Um remetente por regra | Vários remetentes, domínios ou condições |
| Execução | Apenas acionamento manual | Automática na chegada |
| Limite de regras | 50 regras por caixa postal | 256 regras por caixa postal |
| Lado do servidor | Sim, executado no Exchange Online | Sim, executado no Exchange Online |
| Recuperação após exclusão | Da pasta Itens Excluídos | Da pasta Itens Excluídos se a regra excluir |
Use o Varrer para limpeza rápida e única de um remetente específico. Use Regras de Caixa de Entrada para automação contínua que é executada toda vez que uma nova mensagem chega.
Agora você pode encontrar o botão Varrer na barra de ferramentas do novo Outlook e criar uma regra para qualquer remetente em sua Caixa de Entrada. O limite de 50 regras significa que você deve reservar o Varrer para seus remetentes mais frequentes. Para automação contínua, mude para Regras de Caixa de Entrada em Configurações > E-mail > Regras. Se precisar aplicar uma ação a vários remetentes de uma vez, considere usar um Passo Rápido.