Sua organização usa políticas de Prevenção contra Perda de Dados (DLP) para impedir que informações confidenciais, como números de cartão de crédito ou CPF, saiam por e-mail. O novo Outlook para Windows inclui dicas de política DLP que alertam os usuários antes de enviar uma mensagem com dados sensíveis. No entanto, a localização dessas configurações e os limites do que elas podem impor são frequentemente mal compreendidos. Este artigo explica onde as dicas de política DLP aparecem no novo Outlook, como os administradores as configuram no portal de conformidade do Microsoft 365 Purview e os limites práticos dessas proteções no novo cliente Outlook.
Principais Conclusões: Configurações e Limites da DLP no Novo Outlook
- Portal de conformidade Microsoft 365 Purview > Prevenção contra Perda de Dados > Políticas: Todas as regras de DLP para Exchange Online e novo Outlook são criadas e gerenciadas aqui, não dentro do aplicativo Outlook.
- Dica de política DLP na barra de aviso do novo Outlook: A dica aparece como uma barra amarela abaixo da faixa de opções quando o sistema detecta conteúdo sensível, permitindo que o remetente ignore com uma justificativa comercial.
- Não é possível criar regras DLP no novo Outlook: Os usuários não podem criar, editar ou desabilitar políticas DLP no cliente do novo Outlook; toda a configuração é feita no servidor.
Como as Políticas DLP Funcionam no Novo Outlook
A Prevenção contra Perda de Dados no novo Outlook não é um recurso que você ativa dentro do aplicativo. É uma política do lado do servidor imposta pelo Exchange Online e pelo portal de conformidade do Microsoft 365 Purview. Quando um usuário compõe um e-mail que contém dados confidenciais definidos por uma regra DLP ativa, o mecanismo de transporte do Exchange verifica a mensagem antes que ela saia da caixa de saída. Se houver correspondência, o mecanismo pode bloquear a mensagem, enviá-la a um moderador ou exibir uma dica de política no novo cliente Outlook.
O novo Outlook para Windows usa os mesmos Exchange Web Services e APIs Graph que alimentam a experiência do Outlook na web. Isso significa que as dicas de política DLP aparecem na mesma posição da barra de aviso e se comportam de forma idêntica à implementação do OWA. A dica é uma barra de notificação amarela que aparece diretamente abaixo da faixa de opções quando o sistema detecta uma violação de política. O usuário pode ler a dica, remover o conteúdo sensível ou clicar em um link de substituição para fornecer uma justificativa comercial e enviar a mensagem mesmo assim.
Pré-requisitos para Dicas de Política DLP no Novo Outlook
Antes que as dicas DLP apareçam no novo Outlook, as seguintes condições devem ser atendidas:
- O usuário deve ter uma assinatura Microsoft 365 E3, E5 ou equivalente que inclua licenciamento DLP.
- Uma política DLP ativa deve ser criada no portal de conformidade do Purview e aplicada ao Exchange Online.
- A política deve ter a ação “Notificar usuários com uma dica de política” habilitada para a regra específica.
- O novo cliente Outlook deve estar conectado ao Exchange Online. As dicas DLP não funcionam com caixas de correio do Exchange local.
Onde Configurar as Definições de DLP para o Novo Outlook
Os administradores não configuram DLP dentro do aplicativo do novo Outlook. As configurações estão localizadas no portal de conformidade do Microsoft 365 Purview. Siga estas etapas para criar ou modificar uma política DLP que afete o novo cliente Outlook.
- Abra o portal de conformidade do Purview
Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha a função de Administrador de Conformidade ou Administrador DLP. - Navegue até as políticas DLP
No menu de navegação à esquerda, selecione Prevenção contra Perda de Dados > Políticas. Esta página lista todas as políticas DLP existentes no seu locatário. - Crie uma nova política ou edite uma existente
Clique em + Criar política para iniciar uma nova política. Para editar uma política existente, clique no nome da política e depois em Editar política. - Escolha um local
Na página Locais, selecione E-mail do Exchange para aplicar a política a todas as caixas de correio do Exchange Online. O novo cliente Outlook usa o Exchange Online, portanto, este local é necessário para que as dicas de política apareçam. - Defina as condições e ações da regra
Na página Configurações da política, clique em + Criar regra. Defina a condição para detectar tipos de informações confidenciais, como número de cartão de crédito, CPF ou padrões personalizados. Em Ações, selecione Notificar usuários com uma dica de política e marque a opção para exibir a dica no Outlook e no Outlook na web. - Teste e implante a política
Defina a política para Modo de teste primeiro para verificar se a dica aparece corretamente no novo Outlook. Após o teste, altere o modo para Ativar imediatamente.
O texto da dica de política pode ser personalizado. Na mesma seção de ação da regra, clique em Personalizar o texto da dica de política para escrever uma mensagem que aparecerá na barra amarela. Este texto suporta até 500 caracteres e pode incluir espaços reservados como %sensitive_type% para mostrar o tipo de dado detectado.
Limites Práticos da DLP no Novo Outlook
As dicas de política DLP no novo Outlook têm vários limites práticos que administradores e usuários precisam entender. Esses limites afetam o que o sistema pode detectar, quando a dica aparece e quais ações estão disponíveis.
Dicas DLP Aparecem Apenas Durante a Composição
A dica de política aparece apenas enquanto o usuário está compondo um novo e-mail ou respondendo a uma conversa existente. Ela não aparece ao ler mensagens recebidas, visualizar rascunhos ou abrir itens enviados. A dica é uma verificação em tempo real acionada quando o Exchange processa a mensagem antes que ela chegue à caixa de saída. Se um usuário salvar um rascunho com conteúdo sensível e fechá-lo, a dica reaparecerá quando ele reabrir e enviar a mensagem.
Sem Imposição de DLP para Anexos no Novo Outlook
O novo cliente Outlook não oferece suporte à verificação no servidor de anexos de arquivo para violações DLP. Embora o Exchange Online possa verificar o corpo do e-mail e o texto do assunto, os tipos de informações confidenciais integrados não se estendem ao conteúdo dentro de documentos do Office ou PDFs anexados. Para verificar anexos, você deve usar o Microsoft Purview Data Loss Prevention com uma licença E5, que usa um pipeline de verificação separado fora do novo cliente Outlook. Este é um equívoco comum: a dica de política na janela de composição não sinalizará um número de cartão de crédito dentro de um arquivo Excel anexado.
Opções de Substituição São Limitadas à Configuração da Política
Quando uma dica de política aparece, o usuário pode clicar em Substituir e digitar uma justificativa comercial para enviar a mensagem. No entanto, esse comportamento de substituição é totalmente controlado pela regra da política. O administrador pode desabilitar as substituições completamente, exigir uma justificativa ou exigir que o usuário relate um falso positivo. Se a política não permitir substituições, o usuário vê a dica, mas não pode enviar a mensagem até remover o conteúdo sensível. O novo Outlook não fornece opções de substituição adicionais além do que a política define.
Dicas DLP Não Estão Disponíveis no Modo Offline ou em Cache
O novo Outlook para Windows depende de uma conexão de rede com o Exchange Online para avaliar as regras DLP. Se o cliente estiver offline ou trabalhando a partir de uma cópia em cache da caixa de correio, o sistema não verifica a mensagem em busca de dados sensíveis. A dica de política aparecerá apenas depois que o usuário clicar em Enviar e a mensagem for submetida ao Exchange. Nesse caso, a dica aparece na pasta de itens enviados como um aviso, mas a mensagem já foi entregue. Este é um limite crítico para usuários que compõem e-mails com frequência sem conectividade.
DLP no Novo Outlook vs Outlook Clássico: Principais Diferenças
| Item | Novo Outlook para Windows | Outlook Clássico para Windows |
|---|---|---|
| Localização da dica de política | Barra de aviso amarela abaixo da faixa de opções | Barra de aviso amarela abaixo da faixa de opções |
| Portal de configuração | Apenas portal de conformidade do Purview | Apenas portal de conformidade do Purview |
| Verificação de conteúdo de anexos | Não suportado | Não suportado |
| Avaliação DLP offline | Não, requer conexão de rede | Não, requer conexão de rede |
| Texto personalizado da dica de política | Suportado, até 500 caracteres | Suportado, até 500 caracteres |
| Substituição com justificativa | Sim, se habilitado na política | Sim, se habilitado na política |
Se as Dicas de Política DLP Não Aparecerem no Novo Outlook
Quando uma política DLP está ativa, mas as dicas não aparecem no novo Outlook, verifique estas causas comuns.
A Política Não Está Aplicada ao E-mail do Exchange
Uma política DLP que tem como alvo apenas SharePoint, OneDrive ou Teams não gerará dicas no Outlook. Abra a política no portal do Purview e verifique se E-mail do Exchange está selecionado na guia Locais. Se o local estiver ausente, edite a política e adicione E-mail do Exchange.
A Política Está em Modo de Teste Sem Dicas de Política
As políticas em modo de teste podem ser configuradas para exibir dicas ou para serem executadas silenciosamente. Na regra da política, confirme se a ação Notificar usuários com uma dica de política está marcada. Se a regra usar o modo de teste com notificações desabilitadas, nenhuma dica aparecerá.
A Licença do Usuário Não Inclui DLP
As dicas de política DLP exigem uma licença Microsoft 365 E3, E5 ou equivalente atribuída ao usuário. Usuários com licenças Exchange Online Plano 1 ou Microsoft 365 Business Basic não recebem dicas de política. Verifique a licença do usuário no centro de administração do Microsoft 365 em Usuários > Usuários ativos > Licenças e aplicativos.
A DLP no novo Outlook é um mecanismo de imposição do lado do servidor que aparece como uma dica de política durante a composição. Os administradores configuram todas as regras no portal de conformidade do Purview, não dentro do cliente Outlook. O sistema verifica o corpo do e-mail e o texto do assunto, mas não o conteúdo dos anexos, e requer uma conexão de rede para avaliar as políticas. Para testar sua configuração DLP, envie um e-mail de teste contendo um tipo de dado confidencial conhecido, como um número de cartão de crédito 4111111111111111, e confirme se a barra de aviso amarela aparece. Para verificação de anexos, considere atualizar para o Microsoft 365 E5 e habilitar o DLP de endpoint ou usar o recurso de rotulagem automática de sensibilidade no Purview.