Você tem uma conversa importante por e-mail em que um cliente pediu uma proposta e precisa enviar um lembrete educado sem ser insistente. Escrever um e-mail de acompanhamento do zero pode levar tempo e muitas vezes resulta em frases repetitivas. O Copilot no Outlook pode redigir um e-mail de acompanhamento para você em segundos, analisando a conversa original. Este artigo explica como usar o Copilot para gerar e-mails de acompanhamento profissionais e mostra como personalizar o resultado para combinar com seu tom.
Principais conclusões: Redigir e-mails de acompanhamento com o Copilot
- Painel do Copilot no Outlook > Rascunho com Copilot: Gera um e-mail de acompanhamento com base no contexto da conversa selecionada.
- Personalização do prompt: Ajuste o tom, o comprimento e os pontos específicos a incluir no acompanhamento.
- Revise antes de enviar: Sempre edite o rascunho para corrigir fatos, datas e tom antes de clicar em enviar.
O que o Copilot no Outlook pode fazer por e-mails de acompanhamento
O Copilot no Outlook usa o Microsoft Graph para ler a conversa de e-mail que você está visualizando. Ele entende o histórico da conversa, incluindo quem disse o quê e quais itens de ação foram discutidos. Quando você pede ao Copilot para redigir um acompanhamento, ele gera um novo e-mail que faz referência à conversa original e lembra educadamente o destinatário da solicitação pendente.
O recurso funciona no aplicativo de desktop do Outlook, no Outlook na web e no novo Outlook para Windows. Você precisa de uma licença do Copilot para Microsoft 365 para usá-lo. O e-mail gerado aparece em uma janela de rascunho que você pode editar antes de enviar.
Pré-requisitos
Antes de começar, confirme estes itens:
- Você tem uma assinatura do Microsoft 365 com a licença do Copilot para Microsoft 365 atribuída.
- Você está usando o Outlook em uma destas versões: Outlook para Microsoft 365 versão 2402 ou posterior, Outlook na web ou o novo Outlook para Windows.
- A conversa de e-mail que você deseja acompanhar está na sua Caixa de entrada ou na pasta Itens Enviados. O Copilot lê a conversa que você tem aberta.
Como redigir um e-mail de acompanhamento usando o Copilot
O processo leva menos de um minuto. Siga estas etapas para gerar um e-mail de acompanhamento a partir de uma conversa existente.
- Abra a conversa de e-mail
No Outlook, localize e abra a conversa de e-mail que contém a conversa que você deseja acompanhar. Certifique-se de que a conversa esteja selecionada no painel de leitura ou aberta em uma janela separada. - Abra o painel do Copilot
Clique no ícone do Copilot na faixa de opções do Outlook. No Outlook na web, clique no ícone do Copilot na barra de ferramentas superior direita. O painel do Copilot é aberto no lado direito da janela. - Selecione a opção de rascunho
No painel do Copilot, clique no botão Rascunho com Copilot. Uma caixa de texto aparece onde você pode digitar seu prompt. - Escreva seu prompt de acompanhamento
Digite um prompt que descreva o acompanhamento de que você precisa. Seja específico. Por exemplo: Redija um e-mail de acompanhamento educado lembrando o destinatário de que estamos aguardando o contrato assinado. Faça referência à solicitação original da terça-feira passada. Você também pode pedir ao Copilot para ajustar o tom: Escreva um acompanhamento casual perguntando se eles tiveram tempo de revisar a proposta. - Gere o rascunho
Clique no botão Gerar. O Copilot lê a conversa e cria um rascunho de e-mail. O rascunho aparece em uma nova janela de composição com o assunto e o corpo preenchidos. - Revise e edite o rascunho
Leia o rascunho inteiro antes de enviar. O Copilot pode incluir datas, nomes ou suposições incorretas. Edite o assunto, o texto do corpo e adicione ou remova destinatários conforme necessário. Você também pode clicar em Regenerar no painel do Copilot para obter uma versão diferente. - Envie o e-mail
Após terminar a edição, clique em Enviar. O e-mail de acompanhamento é enviado da sua caixa de correio.
Personalizando o prompt para melhores resultados
A qualidade do rascunho depende do seu prompt. Siga estas diretrizes para obter uma saída útil:
- Especifique a ação que você deseja que o destinatário tome. Exemplo: Peça para confirmarem o horário da reunião na próxima quinta-feira.
- Mencione o tom que você precisa: Use um tom formal, Faça de forma amigável ou Mantenha curto.
- Faça referência a uma data ou detalhe específico da conversa: Refira-se aos números do orçamento que discutimos em 5 de março.
- Evite prompts vagos como Acompanhar esta conversa. O Copilot produzirá uma mensagem genérica que pode não corresponder à sua intenção.
Erros comuns e limitações
O Copilot inclui informações incorretas
O Copilot pode interpretar mal a conversa e incluir nomes, datas ou itens de ação errados. Sempre verifique o rascunho em relação à conversa de e-mail original. Se você vir erros, edite o rascunho manualmente ou regenere com um prompt mais específico.
O rascunho é muito longo ou muito curto
Se o e-mail gerado for muito prolixo, adicione instruções de comprimento ao seu prompt. Exemplo: Escreva um e-mail de acompanhamento de três frases. Se for muito curto, peça ao Copilot para expandir: Adicione mais detalhes sobre os próximos passos.
O Copilot não abre ou o botão de rascunho está ausente
O painel do Copilot pode não aparecer se sua licença não estiver atribuída ou se o Outlook não estiver atualizado. Verifique no centro de administração do Microsoft 365 se a licença do Copilot para Microsoft 365 está atribuída à sua conta. Além disso, atualize o Outlook para a versão mais recente através de Arquivo > Conta do Office > Opções de Atualização.
Acompanhamento gerado pelo Copilot vs. rascunho manual: principais diferenças
| Item | Acompanhamento gerado pelo Copilot | Rascunho manual |
|---|---|---|
| Tempo para criar | 30 a 60 segundos | 3 a 5 minutos |
| Consciência de contexto | Lê a conversa inteira automaticamente | Exige que você releia a conversa |
| Controle de tom | Controlado por instruções no prompt | Controle manual total |
| Risco de precisão | Pode incluir erros de interpretação | Sem risco de interpretação incorreta |
| Edição necessária | Sempre revise e edite | Geralmente pronto para enviar |
Conclusão
Agora você pode usar o Copilot no Outlook para redigir e-mails de acompanhamento em menos de um minuto, selecionando uma conversa, escrevendo um prompt específico e gerando o rascunho. Sempre revise o texto gerado para verificar a precisão de nomes, datas e itens de ação antes de enviar. Para um controle avançado, tente combinar várias instruções em um único prompt, como pedir um resumo em tópicos dos próximos passos seguido por um fechamento educado.