Muitos usuários do Outlook recebem dezenas de convites de reunião por semana. Abrir cada um para enviar uma resposta é perda de tempo. O recurso Follow Meetings permite responder sem abrir o convite. Este artigo explica como o recurso funciona tanto no Classic Outlook quanto no New Outlook para Windows. Aborda as etapas para usar o Follow Meetings e o que acontece quando você responde dessa forma. Você aprenderá a economizar tempo respondendo diretamente do painel de leitura ou da caixa de entrada.
Principais conclusões: Follow Meetings no Classic e New Outlook
- Clique com o botão direito no convite na caixa de entrada ou calendário: Escolha Aceitar, Talvez ou Recusar sem abrir o convite.
- Botões de resposta no painel de leitura: Clique em Aceitar, Talvez ou Recusar diretamente no cabeçalho do painel de leitura sem abrir a reunião.
- Edite a resposta antes de enviar: Mantenha Ctrl pressionado enquanto clica em um botão de resposta para abrir o item da reunião e editar a mensagem antes de enviar.
O que é o recurso Follow Meetings no Outlook?
O recurso Follow Meetings é um conjunto de botões e comandos que permitem responder a um convite de reunião sem precisar abri-lo com um clique duplo. No Classic Outlook, esses botões aparecem no cabeçalho do painel de leitura quando você seleciona um convite de reunião. No New Outlook, os mesmos botões aparecem no painel de leitura e também em uma barra de ferramentas pop-up ao passar o mouse sobre o convite na lista de mensagens. O recurso funciona da mesma forma nas duas versões: você clica em Aceitar, Talvez ou Recusar, e o Outlook envia a resposta automaticamente.
Não há pré-requisitos. O recurso está ativado por padrão tanto no Classic Outlook quanto no New Outlook. Você não precisa instalar um complemento ou alterar uma configuração. O recurso Follow Meetings funciona com qualquer convite de reunião de qualquer remetente, dentro ou fora da sua organização.
Ao usar o Follow Meetings, o Outlook envia o texto de resposta padrão. Se quiser adicionar uma mensagem personalizada, você deve abrir o convite antes de responder. A próxima seção aborda as etapas exatas para ambas as versões do Outlook.
Etapas para responder a uma reunião sem abri-la
No Classic Outlook (Outlook 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365 Classic)
- Selecione o convite de reunião na sua caixa de entrada
Clique no convite uma vez para destacá-lo. O painel de leitura abre no lado direito da tela. - Localize os botões de resposta no cabeçalho do painel de leitura
Observe a parte superior do painel de leitura. Você verá três botões: Aceitar, Talvez e Recusar. Cada botão tem um ícone de calendário ao lado. - Clique em um dos botões de resposta
Clique em Aceitar para confirmar presença. Clique em Talvez para marcar como participação incerta. Clique em Recusar para rejeitar a reunião. O Outlook envia a resposta e remove o convite da sua caixa de entrada. - Para adicionar uma mensagem personalizada, mantenha Ctrl pressionado e clique no botão
Pressione e segure a tecla Ctrl no teclado. Enquanto segura Ctrl, clique em Aceitar, Talvez ou Recusar. O convite de reunião abre em uma nova janela. Digite sua mensagem na caixa de texto acima dos botões de resposta. Clique em Enviar para enviar sua resposta.
No New Outlook para Windows
- Selecione o convite de reunião na sua caixa de entrada
Clique no convite uma vez. O painel de leitura abre no lado direito. - Use os botões de resposta no painel de leitura
Na parte superior do painel de leitura, você vê Aceitar, Talvez e Recusar. Clique no botão que corresponde à sua resposta. O Outlook envia a resposta e move o convite para a pasta Itens Excluídos. - Use a barra de ferramentas ao passar o mouse na lista de mensagens
Passe o mouse sobre o convite de reunião na lista de mensagens sem clicar. Uma pequena barra de ferramentas aparece diretamente na linha do convite. A barra contém os mesmos três botões: Aceitar, Talvez e Recusar. Clique em um para responder sem nem abrir o painel de leitura. - Para editar a resposta, clique nos três pontos e escolha Editar Resposta
Clique nos três pontos na barra de ferramentas ao passar o mouse ou no cabeçalho do painel de leitura. Selecione Editar Resposta. O convite de reunião abre. Digite sua mensagem personalizada e clique em Enviar.
Erros comuns e limitações do Follow Meetings
Clicar acidentalmente no botão de resposta errado
Assim que você clicar em Aceitar, Talvez ou Recusar, o Outlook envia a resposta imediatamente. Não há botão desfazer. Se você clicar no botão errado, abra o convite de reunião no calendário e altere sua resposta. O organizador receberá uma atualização. Para evitar esse erro, pause antes de clicar e leia o rótulo do botão.
Não há opção de propor um novo horário
O recurso Follow Meetings não inclui um botão Propor Novo Horário. Se precisar sugerir um horário diferente, você deve abrir o convite de reunião. No Classic Outlook, clique no convite e depois em Propor Novo Horário na faixa de opções. No New Outlook, abra o convite e clique em Propor Novo Horário na barra de ferramentas.
A resposta é enviada sem sua mensagem personalizada
Quando você clica em Aceitar, Talvez ou Recusar diretamente, o Outlook envia a resposta padrão. O organizador vê o texto padrão. Se quiser adicionar uma nota, use o método Ctrl+clique no Classic Outlook ou a opção Editar Resposta no New Outlook.
A reunião permanece no calendário após recusar
Recusar uma reunião remove o convite da sua caixa de entrada, mas não o remove do calendário se já foi adicionado. Para remover uma reunião recusada do calendário, abra o item do calendário e exclua-o. No New Outlook, as reuniões recusadas são removidas automaticamente do calendário.
Follow Meetings no Classic Outlook vs New Outlook: Principais diferenças
| Item | Classic Outlook | New Outlook |
|---|---|---|
| Localização dos botões de resposta | Apenas no cabeçalho do painel de leitura | Cabeçalho do painel de leitura e barra de ferramentas ao passar o mouse na lista de mensagens |
| Método para mensagem personalizada | Manter Ctrl pressionado enquanto clica no botão de resposta | Clicar nos três pontos e selecionar Editar Resposta |
| Convite após a resposta | Removido da caixa de entrada | Movido para Itens Excluídos |
| Reunião recusada no calendário | Permanece no calendário a menos que seja excluída manualmente | Removida automaticamente do calendário |
| Propor Novo Horário disponível | Sim, após abrir o convite | Sim, após abrir o convite |
Agora você pode responder a convites de reunião sem abrir cada um. Use os botões do painel de leitura ou a barra de ferramentas ao passar o mouse no New Outlook para economizar tempo. Se precisar adicionar uma nota personalizada, use o método Ctrl+clique ou Editar Resposta. Para reuniões que exigem alteração de horário, abra o convite e use Propor Novo Horário.