Quando sua organização usa o Microsoft Purview Information Protection para rotular emails, é possível restringir ações como impressão com base nos direitos do rótulo. No Classic Outlook, essas restrições funcionavam de forma confiável para mensagens protegidas. No entanto, após migrar para o New Outlook para Windows, alguns usuários descobrem que a impressão não é mais bloqueada, mesmo quando o rótulo a proíbe explicitamente. Este artigo explica como os direitos de impressão funcionam em ambos os Outlooks, o que causa a diferença de comportamento e como testar o comportamento de email protegido após a migração.
Principais Conclusões: Testando Restrições de Impressão em Emails Protegidos por Rótulo no New Outlook
- Configuração de rótulo do Information Rights Management (IRM): Os direitos de impressão são definidos por rótulo no portal de conformidade do Microsoft Purview e aplicados de forma diferente pelo Classic Outlook e pelo New Outlook.
- Comportamento do Classic Outlook (Win32): O Classic Outlook aplica totalmente as restrições de impressão do rótulo, desabilitando o botão Imprimir e bloqueando Ctrl+P para mensagens protegidas.
- Comportamento do New Outlook: O New Outlook pode permitir a impressão mesmo quando o rótulo a restringe, devido a uma limitação conhecida no mecanismo de renderização de conteúdo protegido.
Como os Direitos de Rótulo Controlam a Impressão em Emails Protegidos
O Microsoft Purview Information Protection permite que administradores criem rótulos de sensibilidade com configurações de gerenciamento de direitos. Esses rótulos podem ser aplicados a emails para proteger dados confidenciais. Um dos direitos configuráveis é a capacidade de imprimir a mensagem. Quando um rótulo nega a impressão, o email é criptografado com o Azure Rights Management (Azure RMS) e o direito de impressão é revogado na licença de uso emitida para o destinatário.
No Classic Outlook, o cliente desktop do Windows recebe a licença de uso do Azure RMS e a aplica localmente. O botão Imprimir na faixa de opções e o atalho de teclado Ctrl+P são desabilitados para qualquer mensagem em que o rótulo negue a impressão. O usuário vê um botão Imprimir acinzentado e não pode imprimir a mensagem por nenhum método padrão.
O New Outlook para Windows é um cliente baseado na web que usa um mecanismo de renderização diferente para emails protegidos. Em vez do cliente nativo do Windows Rights Management, o New Outlook depende da plataforma web do Microsoft 365 para descriptografar e exibir conteúdo protegido. Essa diferença arquitetônica significa que as restrições de impressão dos rótulos nem sempre são aplicadas da mesma forma. Nas versões atuais do New Outlook, o botão Imprimir pode permanecer ativo mesmo para mensagens com um rótulo que nega a impressão, permitindo que o usuário imprima o email apesar da política.
Testando o Comportamento de Email Protegido no Classic Outlook vs New Outlook
Para verificar como as restrições de impressão do rótulo se comportam após a migração para o New Outlook, siga estas etapas para testar um email protegido em ambos os clientes.
Etapa 1: Criar ou Obter um Email Protegido por Rótulo
- Abra o Outlook e crie um novo email
No Classic Outlook, componha uma nova mensagem. Na guia Opções, clique em Criptografar e selecione um rótulo de sensibilidade que tenha a impressão desabilitada. Para teste, use um rótulo chamado “Confidencial – Sem Impressão” ou similar. Envie o email para você mesmo ou para uma conta de teste. - Verifique se o rótulo restringe a impressão
No portal de conformidade do Microsoft Purview, navegue até Proteção de Informações > Políticas de rótulo. Selecione o rótulo aplicado e clique em Editar rótulo. Em Definir configurações de proteção, certifique-se de que o direito Imprimir esteja desmarcado. Salve a política de rótulo e aguarde a replicação.
Etapa 2: Testar a Impressão no Classic Outlook
- Abra o email protegido no Classic Outlook
Clique duas vezes no email para abri-lo em uma janela separada. Observe a faixa de opções. O botão Imprimir deve estar acinzentado e não clicável. - Tente imprimir usando Ctrl+P
Pressione Ctrl+P no teclado. O Classic Outlook deve exibir uma mensagem informando que a impressão não é permitida devido a restrições de gerenciamento de direitos de informação. Nenhuma caixa de diálogo de impressão aparece.
Etapa 3: Testar a Impressão no New Outlook
- Abra o mesmo email no New Outlook
Feche o Classic Outlook e abra o New Outlook para Windows. Encontre o mesmo email protegido em sua caixa de entrada e abra-o. - Verifique o botão Imprimir e o atalho
Procure o ícone Imprimir na barra de ferramentas na parte superior da janela da mensagem. Se o botão estiver ativo (não acinzentado), clique nele. Pressione também Ctrl+P. Se uma caixa de diálogo de impressão aparecer, o New Outlook não está aplicando a restrição de impressão do rótulo.
Etapa 4: Comparar o Comportamento
- Documente os resultados
Anote se a impressão foi bloqueada ou permitida em cada cliente. Se o New Outlook permitiu a impressão, isso é uma limitação conhecida que a Microsoft está trabalhando para corrigir. - Verifique atualizações
Visite o Roteiro do Microsoft 365 ou as notas de versão do New Outlook para ver se uma correção para a aplicação da impressão foi implantada. Talvez seja necessário atualizar o New Outlook para a versão mais recente.
Se o New Outlook Não Bloquear a Impressão
Se o teste mostrar que o New Outlook permite a impressão em uma mensagem em que o rótulo a nega, você encontrou uma lacuna de comportamento conhecida. Aqui estão os cenários comuns e o que você pode fazer.
New Outlook Imprime Email Protegido Apesar da Configuração do Rótulo
Isso ocorre porque o New Outlook usa um mecanismo de renderização baseado na web que não se integra totalmente ao cliente Windows Rights Management. A restrição de impressão do rótulo é armazenada na licença de uso do Azure RMS, mas o New Outlook não lê essa restrição ao renderizar a mensagem. Até a versão estável mais recente, a Microsoft não portou todos os recursos de aplicação do IRM para o New Outlook. A única solução alternativa é continuar usando o Classic Outlook para visualizar e trabalhar com emails protegidos que exigem restrições de impressão.
Classic Outlook Bloqueia Impressão, mas New Outlook Não
Isso confirma que o rótulo está configurado corretamente. A diferença é puramente do lado do cliente. Os usuários que dependem de restrições de impressão devem ser informados de que o New Outlook ainda não aplica essa configuração. Os administradores podem usar Política de Grupo ou o centro de administração do Microsoft 365 para bloquear o uso do New Outlook para usuários ou grupos de segurança específicos até que o recurso seja totalmente suportado.
Restrição de Impressão Funciona no New Outlook para Alguns Usuários, mas Não para Outros
Isso pode acontecer se alguns usuários estiverem em uma compilação mais recente do New Outlook que inclui aplicação parcial. Verifique a versão clicando em Configurações > Geral > Sobre o Outlook. Compare o número da versão com as notas de versão mais recentes da Microsoft. Se um usuário tiver uma compilação mais recente, a restrição de impressão pode ser aplicada enquanto outros ainda veem a lacuna. Certifique-se de que todos os usuários estejam na mesma versão para manter um comportamento consistente.
Classic Outlook vs New Outlook: Aplicação de Restrição de Impressão
| Item | Classic Outlook (Win32) | New Outlook para Windows |
|---|---|---|
| Mecanismo de renderização | Cliente nativo do Windows Rights Management | Plataforma web do Microsoft 365 |
| Botão Imprimir desabilitado | Sim, totalmente acinzentado | Não, permanece ativo nas compilações atuais |
| Ctrl+P bloqueado | Sim, exibe mensagem de restrição IRM | Não, abre caixa de diálogo de impressão |
| Aplicação da licença de uso | Lê a licença de uso do Azure RMS localmente | Não analisa totalmente as restrições de impressão |
| Solução alternativa disponível | Não necessária | Alternar para Classic Outlook para emails protegidos |
Conclusão
Agora você pode testar se as restrições de impressão de rótulos de sensibilidade são aplicadas no Classic Outlook e no New Outlook para Windows. O método de teste descrito aqui usa um email protegido enviado para si mesmo com um rótulo que nega a impressão. O Classic Outlook bloqueia totalmente a impressão, desabilitando o botão e o atalho. O New Outlook pode permitir a impressão devido ao seu mecanismo de renderização baseado na web, que não aplica todos os direitos do IRM. Até que a Microsoft atualize o New Outlook para suportar totalmente as restrições de impressão, os administradores devem instruir os usuários a abrir emails protegidos no Classic Outlook quando o bloqueio de impressão for necessário. Como próximo passo, revise as políticas de rótulo da sua organização e considere restringir o acesso ao New Outlook para usuários que lidam com conteúdo protegido confidencial.