Os rótulos de sensibilidade do Microsoft Purview permitem classificar e proteger o conteúdo de e-mails diretamente no Outlook. Esses rótulos aplicam criptografia, marcas d’água e cabeçalhos para evitar vazamentos de dados. Talvez você precise aplicar um rótulo porque sua organização exige conformidade ou porque deseja controlar quem pode ler ou encaminhar um e-mail. Este artigo explica como aplicar rótulos de sensibilidade no Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook para Mac. Você aprenderá as etapas para rotular manualmente e-mails, definir rótulos padrão e entender o que acontece após a aplicação de um rótulo.
Principais conclusões: Aplicando Rótulos de Sensibilidade no Outlook
- Página Inicial > Botão Sensibilidade: Aplique manualmente um rótulo a um e-mail novo ou respondido na faixa de opções do Outlook para Windows.
- Arquivo > Opções > Correio > Mensagens de composição: Defina um rótulo de sensibilidade padrão para todos os novos e-mails e automatize a conformidade.
- Outlook na web > Mais ações (…): Aplique um rótulo de sensibilidade na barra de ferramentas de composição de e-mail na versão do navegador.
Entendendo os Rótulos de Sensibilidade e Pré-requisitos
Os rótulos de sensibilidade fazem parte do Microsoft Purview Information Protection. Eles permitem que as organizações classifiquem dados com base em níveis de sensibilidade como Público, Interno, Confidencial e Altamente Confidencial. Cada rótulo pode impor ações de proteção como criptografia, restrições de acesso e marcações visuais, como cabeçalhos ou rodapés. Antes de usar rótulos de sensibilidade no Outlook, seu administrador de TI deve publicar os rótulos no portal de conformidade do Microsoft Purview. Os rótulos devem ser configurados na seção Políticas de rótulo e atribuídos a usuários ou grupos. Você também precisa de uma assinatura do Microsoft 365 que inclua o Microsoft Purview, como Microsoft 365 E3 ou E5, ou um plano independente do Information Protection. Outlook para Windows versão 2104 ou posterior, Outlook na web e Outlook para Mac suportam rótulos de sensibilidade nativamente. Se você não vir o botão Sensibilidade no Outlook, entre em contato com seu administrador para confirmar se a política está atribuída à sua conta.
Etapas para Aplicar um Rótulo de Sensibilidade no Outlook para Windows
O botão Sensibilidade aparece na guia Página Inicial da faixa de opções ao compor um novo e-mail. Siga estas etapas para aplicar um rótulo.
- Abra uma nova mensagem de e-mail
No Outlook para Windows, clique em Novo E-mail na guia Página Inicial. A janela de composição é aberta com a faixa de opções disponível. - Localize o botão Sensibilidade
Na faixa de opções, encontre o botão Sensibilidade no grupo Marcas. Se não o vir, clique no menu de três pontos para expandir a faixa de opções. - Selecione um rótulo de sensibilidade
Clique no botão Sensibilidade. Uma lista suspensa mostra todos os rótulos publicados para sua conta. Clique no rótulo desejado, como Confidencial. O nome do rótulo aparece ao lado do botão Sensibilidade e a linha de assunto do e-mail pode exibir uma barra colorida ou marcação, dependendo da configuração do rótulo. - Verifique se o rótulo foi aplicado
Observe a parte superior da janela de composição do e-mail. O botão Sensibilidade agora exibe o nome do rótulo selecionado. Se o rótulo incluir criptografia, um ícone de cadeado aparece na área do campo Para. Você também pode clicar no botão Sensibilidade novamente para alterar ou remover o rótulo. - Envie o e-mail
Complete seu e-mail e clique em Enviar. O rótulo e suas configurações de proteção acompanham a mensagem. Os destinatários veem a marcação do rótulo e devem atender aos requisitos de acesso para ler o e-mail.
Etapas para Aplicar um Rótulo de Sensibilidade no Outlook na Web
O Outlook na web oferece a mesma capacidade de rotulagem através da barra de ferramentas de composição. O processo é um pouco diferente da versão para desktop.
- Inicie uma nova mensagem
No Outlook na web, clique em Nova mensagem no canto superior esquerdo. O painel de composição é aberto no lado direito da tela. - Abra o menu Mais ações
Na barra de ferramentas de composição, clique no ícone de três pontos chamado Mais ações. Um menu suspenso aparece. - Selecione Definir sensibilidade
No menu, clique em Definir sensibilidade. Uma lista de rótulos disponíveis aparece. Clique no rótulo que deseja aplicar, como Interno. O nome do rótulo aparece na parte superior do painel de composição. - Verifique o indicador de rótulo
Um banner colorido pode aparecer na parte superior do e-mail para indicar o nível de sensibilidade. Se o rótulo exigir criptografia, você verá um ícone de cadeado ao lado dos destinatários. - Envie o e-mail
Preencha o destinatário, assunto e corpo. Clique em Enviar. O rótulo é aplicado à mensagem de saída.
Definindo um Rótulo de Sensibilidade Padrão para Todos os Novos E-mails
Seu administrador pode impor um rótulo padrão para todos os novos e-mails. Se um rótulo padrão não for imposto, você pode definir um manualmente nas opções do Outlook. Isso garante que todo novo e-mail comece com a classificação correta.
- Abra as Opções do Outlook
No Outlook para Windows, clique em Arquivo no canto superior esquerdo. Em seguida, clique em Opções na parte inferior do painel esquerdo. - Vá para as configurações de Correio
Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda. Role para baixo até a seção Mensagens de composição. - Defina o rótulo de sensibilidade padrão
Em Rótulo de sensibilidade padrão, clique no menu suspenso e selecione o rótulo desejado como padrão. Por exemplo, selecione Interno se a maioria dos seus e-mails são comunicações internas. - Salve a configuração
Clique em OK na parte inferior da caixa de diálogo. Todos os novos e-mails que você compor agora começarão com o rótulo selecionado. Você ainda pode alterar o rótulo para mensagens individuais usando o botão Sensibilidade.
Problemas Comuns ao Aplicar Rótulos de Sensibilidade
O botão Sensibilidade está ausente no Outlook
Se você não vir o botão Sensibilidade na faixa de opções, a política de rótulo pode não estar atribuída à sua conta. Entre em contato com seu administrador de TI para confirmar se sua conta está incluída na política de rótulo. Verifique também se sua versão do Outlook está atualizada. Para Outlook para Windows, vá em Arquivo > Conta da Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora para instalar as atualizações mais recentes.
Não é possível aplicar um rótulo a um e-mail existente
Os rótulos de sensibilidade se aplicam apenas a mensagens novas, respondidas ou encaminhadas. Você não pode aplicar um rótulo a um e-mail que já foi enviado. Para rotular um e-mail enviado, você deve encaminhá-lo ou criar uma nova mensagem que inclua o conteúdo original.
O rótulo padrão não aparece em novos e-mails
Se seu administrador definiu um rótulo padrão obrigatório, sua configuração manual nas Opções do Outlook pode ser substituída. Verifique a política de rótulo no portal de conformidade do Microsoft Purview. Se a política impuser um rótulo padrão, o Outlook usará esse rótulo independentemente da sua configuração pessoal. Você ainda pode alterar o rótulo para mensagens individuais, a menos que a política restrinja alterações.
Rótulo Manual vs Rótulo Padrão vs Rótulo Obrigatório: Principais Diferenças
| Item | Rótulo Manual | Rótulo Padrão | Rótulo Obrigatório |
|---|---|---|---|
| Quem define | Usuário seleciona no botão Sensibilidade | Usuário define nas Opções do Outlook ou administrador define na política | Administrador impõe via política de rótulo no Purview |
| Quando aplicado | Por e-mail no momento da composição | Automaticamente em todo novo e-mail | Automaticamente em todo novo e-mail; não pode ser removido |
| Usuário pode alterar | Sim, antes de enviar | Sim, antes de enviar | Não, a menos que a política permita rebaixamento |
| Caso de uso | Classificação ad-hoc para tópicos sensíveis | Linha de base consistente para todos os e-mails internos | Conformidade regulatória onde todo e-mail deve ser rotulado |
Entender esses três modos ajuda você a escolher a abordagem certa para seu fluxo de trabalho. Rótulos manuais oferecem controle total. Rótulos padrão economizam tempo. Rótulos obrigatórios garantem que nenhum e-mail saia sem classificação.
Agora você pode aplicar rótulos de sensibilidade no Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook para Mac. Defina um rótulo padrão para automatizar a classificação de e-mails rotineiros. Se você trabalha com dados altamente sensíveis, explore o portal de conformidade do Purview para criar rótulos personalizados com configurações de criptografia e marca d’água. Para proteção avançada, combine rótulos de sensibilidade com políticas de Prevenção contra Perda de Dados do Microsoft Purview para bloquear e-mails que contenham números de cartão de crédito ou outras informações sensíveis.