Como alternar as cores de revisores do Word quando há mais de oito autores

Ao colaborar em um documento do Word com mais de oito autores, o Word para de atribuir cores distintas aos novos revisores. O nono autor e os seguintes compartilham a mesma cor, impossibilitando identificar quem fez cada alteração rapidamente. Isso ocorre porque o Word armazena apenas oito cores de marcação exclusivas em sua paleta interna. Este artigo explica como reatribuir ou alternar manualmente as cores dos revisores usando as configurações avançadas do Word para que cada autor mantenha uma identidade visível.

Por que o Word para de atribuir cores distintas após oito autores

O recurso Controlar Alterações do Word usa uma lista interna fixa de oito cores. Essas cores são armazenadas em uma paleta que o Word percorre conforme novos revisores adicionam alterações. O primeiro revisor recebe a cor 1, o segundo a cor 2 e assim por diante. Quando um nono revisor faz uma alteração, o Word não tem uma nona cor em sua paleta. Em vez disso, ele volta ao início e atribui a cor 1 novamente. A partir desse ponto, qualquer revisor além do oitavo compartilha uma cor com um revisor anterior.

Essa limitação existe porque a paleta de cores é codificada no mecanismo de renderização do Word e não é configurável pela interface do usuário. As cores da paleta são:

1. Vermelho escuro
2. Azul escuro
3. Verde escuro
4. Roxo escuro
5. Laranja escuro
6. Azul-petróleo escuro
7. Rosa escuro
8. Amarelo escuro

O Word não permite adicionar cores personalizadas a essa paleta. A solução é enganar o Word para atribuir uma nova cor a um revisor, alterando a identidade do revisor ou modificando os dados internos do documento.

Método 1: Alterar o nome de usuário e as iniciais para cada novo revisor

O Word atribui uma cor com base na combinação do nome de usuário e das iniciais armazenados nas propriedades do documento. Se você alterar o nome de usuário ou as iniciais de um revisor que já possui uma cor, o Word o trata como um novo autor e atribui a próxima cor disponível na paleta.

1. Abra o Word e vá em Arquivo > Opções
   Na caixa de diálogo Opções do Word, clique na guia Geral.
2. Localize a seção Personalizar sua cópia do Microsoft Office
   Altere os campos Nome de usuário e Iniciais. Por exemplo, se o revisor se chama João Silva, altere o nome para João Silva (2) e as iniciais para JS2.
3. Clique em OK para salvar as alterações
   Reinicie o Word para garantir que a nova identidade seja carregada.
4. Abra o documento e faça uma nova alteração controlada
   O Word atribui uma nova cor à identidade alterada. Se o nono autor agora aparecer com uma cor exclusiva, o método funcionou.

Este método não é permanente. Cada vez que você abre o documento com uma identidade diferente, a cor pode mudar. Funciona melhor quando você controla as contas dos revisores e pode atribuir nomes exclusivos antes de iniciar o ciclo de revisão.

Método 2: Salvar o documento como um novo arquivo para redefinir a fila de cores

Ao salvar um documento como um novo arquivo, o Word às vezes redefine a fila interna de atribuição de cores. Isso pode liberar um espaço de cor para um revisor que anteriormente compartilhava uma cor.

1. Abra o documento que tem mais de oito revisores
   Certifique-se de que todas as alterações controladas estejam visíveis para que você possa ver as atribuições de cores.
2. Clique em Arquivo > Salvar como
   Escolha um novo nome de arquivo e local. Use o mesmo formato de arquivo, como .docx.
3. Feche o documento original e abra a nova cópia
   O Word reconstrói a lista de atribuição de cores para o novo arquivo. Revisores que antes compartilhavam uma cor podem agora receber uma cor exclusiva.

Este método nem sempre funciona. A atribuição de cores do Word depende da ordem em que as alterações foram adicionadas, não da operação de salvar o arquivo. É um teste rápido, mas não uma correção confiável.

Método 3: Editar o XML do documento para atribuir manualmente um índice de cor

Para usuários avançados, o método mais confiável é editar o XML do documento diretamente. Cada alteração controlada armazena um atributo w:color que referencia o índice da paleta. Alterando esse índice, você pode atribuir qualquer uma das oito cores da paleta a qualquer revisor.

1. Faça uma cópia de backup do documento
   A edição de XML pode corromper o arquivo se feita incorretamente. Salve uma cópia separada antes de prosseguir.
2. Altere a extensão do arquivo de .docx para .zip
   Clique com o botão direito no arquivo, selecione Renomear e substitua .docx por .zip. Confirme a alteração quando solicitado.
3. Extraia o arquivo ZIP
   Abra o arquivo ZIP e extraia todo o conteúdo para uma pasta.
4. Abra o arquivo document.xml
   Navegue até a pasta word dentro dos arquivos extraídos. Abra document.xml em um editor de texto como Bloco de Notas ou Visual Studio Code.
5. Pesquise pelas alterações controladas do revisor
   Procure por atributos w:author que contenham o nome do revisor. Cada elemento w:rPr dentro de uma alteração controlada contém um atributo w:color w:val="colorIndex" onde colorIndex é um número de 0 a 7.
6. Altere o valor do índice de cor
   Substitua o número existente por um número diferente de 0 a 7. Por exemplo, altere w:val="0" para w:val="4" para atribuir laranja escuro. Salve o arquivo.
7. Recompacte o arquivo ZIP
   Selecione todos os arquivos e pastas extraídos, clique com o botão direito e escolha Enviar para > Pasta compactada (zipada). Substitua o arquivo ZIP original.
8. Renomeie o ZIP de volta para .docx
   Altere a extensão de .zip para .docx. Abra o documento no Word para ver as novas cores.

Este método oferece controle total sobre a cor de cada revisor. No entanto, requer edição cuidadosa. Se você alterar o atributo errado, o documento pode não abrir ou exibir erros.

Problemas comuns ao tentar alternar as cores dos revisores

O Word não mostra uma nova cor após alterar o nome de usuário

O Word armazena em cache a identidade do revisor para a sessão atual. Feche e reabra o Word após alterar o nome de usuário. Se a cor ainda não mudar, o revisor pode ter alterações existentes que já possuem uma cor atribuída. Novas alterações usarão a nova cor, mas as alterações existentes permanecem inalteradas.

A edição de XML faz o documento abrir em branco ou com erros

Uma edição incorreta de XML pode quebrar a estrutura do documento. Sempre use um backup e valide o XML antes de recompactar. Se o documento abrir com erros, o Word pode oferecer repará-lo. O reparo geralmente remove as alterações controladas corrompidas, o que exclui completamente as atribuições de cores.

Todos os revisores mostram a mesma cor após salvar como um novo arquivo

Isso acontece quando o documento contém mais de oito revisores e todos têm alterações no mesmo parágrafo. O Word atribui uma única cor a todas as alterações em um parágrafo quando a fila de cores é redefinida. Use o método de edição de XML para atribuir cores individuais.

Limites de cores de revisores do Word: paleta interna vs. edição de XML

Item	Paleta interna (padrão)	Edição de XML (manual)
Número de cores disponíveis	8	8 (mesma paleta, mas atribuível por alteração)
Facilidade de uso	Automático, sem configuração necessária	Requer extração de arquivo e edição de texto
Suporta mais de 8 autores	Não, as cores se repetem	Sim, cada alteração pode receber qualquer uma das 8 cores, independentemente do autor
Risco de corrupção do documento	Nenhum	Alto se o XML for editado incorretamente
Atribuição permanente	Não, a cor muda quando o documento é reaberto com uma identidade de usuário diferente	Sim, as cores são armazenadas no XML e persistem

Após usar um desses métodos, você poderá distinguir as alterações de cada revisor mesmo quando seu documento tiver mais de oito autores. A abordagem mais confiável para uma correção única é o método de edição de XML, mas para colaboração contínua, considere limitar a revisão a oito pessoas por rodada. Se você trabalha frequentemente com grandes equipes de revisão, explore o recurso Comparar Documentos do Word como uma alternativa para mesclar alterações de vários autores, mantendo cada versão separada.