O Outlook no Modo Cache do Exchange baixa uma cópia da sua caixa de correio para um arquivo de dados offline local (OST). A janela de sincronização padrão baixa apenas os últimos 12 meses de e-mails, mas você pode precisar de uma janela menor para reduzir o uso de disco em uma unidade de estado sólido (SSD). SSDs têm resistência de gravação limitada e armazenamento finito, portanto, uma janela de sincronização menor prolonga a vida útil da unidade e libera espaço.
Este artigo explica como configurar a janela de sincronização do modo cache usando Política de Grupo. Você aprenderá a configuração de política específica, as chaves de registro que ela modifica e o valor recomendado para sistemas baseados em SSD. As etapas funcionam para Outlook 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365 Apps para empresas.
Após a leitura, você poderá implantar uma janela de sincronização consistente em toda a organização ou ajustar seu próprio perfil do Outlook para corresponder às características de desempenho do SSD.
Principais conclusões: Configurando o Modo Cache do Outlook para SSDs
- Política de Grupo: Configuração do Usuário > Políticas > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Configurações de Conta > Exchange > Modo Cache do Exchange: Use a política “Configurações de sincronização do Modo Cache do Exchange” para definir a janela de sincronização de e-mails para 1, 3, 6, 12 ou 24 meses
- Chave do Registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode: O valor DWORD “SyncWindowSetting” armazena o valor numérico da janela de sincronização, onde 1 = 1 mês, 3 = 3 meses, 6 = 6 meses, 12 = 12 meses e 24 = 24 meses
- Valor recomendado para SSD: 3 ou 6 meses: Reduz o tamanho do arquivo OST em 40-70% em comparação com a janela padrão de 12 meses, diminuindo as operações de gravação e recuperando gigabytes de espaço em disco
Entendendo a janela de sincronização do Modo Cache e o impacto no SSD
O Modo Cache do Exchange armazena uma cópia sincronizada da sua caixa de correio do Exchange em um arquivo OST no disco local. O Outlook sincroniza e-mails, calendário, contatos e outras pastas até um intervalo de tempo configurável chamado janela de sincronização. A janela de sincronização padrão é de 12 meses para Outlook 2016 e versões posteriores ao conectar ao Exchange Online ou Exchange Server 2013 ou mais recente.
O tamanho do arquivo OST cresce com a janela de sincronização. Uma janela de 12 meses para uma caixa de correio com 10 GB de dados cria um arquivo OST de aproximadamente 8 a 10 GB. O armazenamento SSD é mais caro por gigabyte do que os discos rígidos tradicionais, e os SSDs têm um número limitado de ciclos de gravação. Uma janela de sincronização menor reduz o tamanho do arquivo OST e o número de operações de gravação durante a sincronização.
Como a janela de sincronização afeta o desgaste do SSD
Cada vez que o Outlook sincroniza, ele grava itens alterados no arquivo OST. Com uma janela de sincronização maior, o Outlook mantém um índice maior e mais blocos de dados, aumentando a frequência e o volume de gravações. Em um SSD, gravações repetidas nos mesmos blocos lógicos causam amplificação de gravação, o que acelera o desgaste. Ao limitar a janela de sincronização para 3 ou 6 meses, você reduz a quantidade total de dados que o Outlook grava durante cada ciclo de sincronização.
Quais versões do Outlook suportam esta política
A configuração de Política de Grupo descrita neste artigo se aplica ao Outlook 2016, 2019, 2021 e Outlook para Microsoft 365. Os arquivos de modelo administrativo estão incluídos nas ferramentas de implantação do Microsoft 365 Apps para empresas. Para Outlook 2013, o caminho da política é ligeiramente diferente. Este guia se concentra na versão 16.0 dos modelos de Política de Grupo do Office.
Etapas para configurar a janela de sincronização do Modo Cache via Política de Grupo
Você deve ter acesso a uma máquina Windows com o Console de Gerenciamento de Política de Grupo e os modelos administrativos do Office instalados. A política é definida por usuário e entra em vigor quando o Outlook é iniciado.
- Abra o Console de Gerenciamento de Política de Grupo
Pressione Win + R, digitegpmc.msce pressione Enter. Clique com o botão direito no domínio ou unidade organizacional onde deseja aplicar a política e selecione “Criar um GPO neste domínio e vinculá-lo aqui.” Nomeie o GPO como “Janela de Sincronização do Modo Cache do Outlook.” - Edite o novo GPO
Clique com o botão direito no GPO e selecione “Editar.” O Editor de Gerenciamento de Política de Grupo é aberto. - Navegue até a política do Modo Cache do Exchange do Outlook
Vá para Configuração do Usuário > Políticas > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Configurações de Conta > Exchange > Modo Cache do Exchange. Se você não vir a pasta Microsoft Outlook 2016, baixe e instale os arquivos de modelo administrativo mais recentes do Office no Centro de Download da Microsoft. - Abra a política de configurações de sincronização
Clique duas vezes na política “Configurações de sincronização do Modo Cache do Exchange.” Esta política controla o número de meses de dados que o Outlook sincroniza para o arquivo OST. - Habilite a política e defina a janela de sincronização
Selecione “Habilitado.” No menu suspenso “Configurações de sincronização”, escolha o número de meses. Para SSDs, selecione “3 meses” ou “6 meses.” Clique em OK. - Force a atualização da Política de Grupo nas máquinas cliente
Em cada computador do usuário, abra um Prompt de Comando como administrador e executegpupdate /force. A política será aplicada na próxima vez que o Outlook for iniciado. - Reinicie o Outlook
Feche e reabra o Outlook. O Outlook ressincroniza a caixa de correio e remove itens mais antigos que a janela configurada do arquivo OST local. O arquivo OST diminui ao longo do próximo ciclo de sincronização.
Problemas comuns ao alterar a janela de sincronização
O Outlook não aplica a nova janela de sincronização
Se a janela de sincronização não mudar após aplicar a política, verifique se a política está no local correto do registro. Abra o Editor do Registro e navegue até HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode. Procure pelo DWORD SyncWindowSetting. Se o valor não corresponder aos meses escolhidos, a política pode não ter sido aplicada. Execute gpresult /h report.html para confirmar se o GPO está listado.
O arquivo OST não diminui imediatamente
O Outlook não exclui o arquivo OST e o recria quando você altera a janela de sincronização. Em vez disso, ele remove itens expirados durante a próxima sincronização automática. Esse processo pode levar várias horas para caixas de correio grandes. Para forçar uma reconstrução imediata, feche o Outlook, exclua o arquivo OST e reinicie o Outlook. O Outlook baixa um novo OST apenas com a janela configurada. O nome da caixa de correio e o endereço de e-mail permanecem intactos.
A configuração da política está esmaecida ou indisponível
A política “Configurações de sincronização do Modo Cache do Exchange” requer que a política do Modo Cache do Outlook esteja habilitada primeiro. Navegue até a mesma pasta e habilite a política “Usar Modo Cache do Exchange.” Defina-a como “Habilitado” e escolha “Modo Cache do Exchange.” Em seguida, configure a política de configurações de sincronização. Ambas as políticas devem estar habilitadas para que a janela de sincronização entre em vigor.
| Item | Janela Padrão de 12 Meses | Janela Otimizada de 3 Meses |
|---|---|---|
| Tamanho estimado do arquivo OST (caixa de correio de 10 GB) | 8–10 GB | 3–5 GB |
| Operações de gravação diárias | Maiores devido ao índice maior | Menores, menos blocos de dados para atualizar |
| Custo de armazenamento por usuário (SSD) | Maior | Menor |
| Disponibilidade de e-mail offline | 12 meses | 3 meses |
| Uso recomendado para SSD | Não recomendado | Recomendado |
A tabela mostra as compensações entre a janela padrão de 12 meses e a janela recomendada de 3 meses para sistemas baseados em SSD. O tamanho reduzido do arquivo OST diminui diretamente a amplificação de gravação e libera armazenamento para outros aplicativos.
Conclusão
Agora você pode configurar a janela de sincronização do Modo Cache do Outlook usando Política de Grupo para reduzir o tamanho do arquivo OST e limitar as operações de gravação em SSDs. A política principal é “Configurações de sincronização do Modo Cache do Exchange” localizada em Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Configurações de Conta > Exchange > Modo Cache do Exchange. Defina o valor para 3 ou 6 meses dependendo dos requisitos de acesso offline da sua organização.
Após aplicar a política, execute gpupdate em cada cliente e reinicie o Outlook. Monitore o tamanho do arquivo OST na pasta %localappdata%\Microsoft\Outlook para confirmar a redução. Para usuários que precisam de e-mails mais antigos offline, considere habilitar a política “Baixar pastas compartilhadas” para manter os dados da caixa de correio compartilhada separados da janela de sincronização da caixa de correio principal.
Para ajuste avançado, combine esta política com a tarefa agendada “Exclusão de arquivo OST” que é executada após a alteração da janela de sincronização para remover automaticamente o OST antigo e acionar um novo download. Essa abordagem em duas etapas garante que todos os usuários em SSDs se beneficiem da janela de sincronização menor imediatamente.