Você deve ter notado uma mudança ao anexar arquivos no novo Outlook para Windows. O método tradicional de anexar uma cópia foi complementado por uma nova opção de fazer upload do arquivo para a nuvem. Essa mudança faz parte da integração da Microsoft do armazenamento em nuvem ao fluxo de trabalho de e-mail. Este artigo explica a diferença entre esses dois métodos e quando usar cada um.
Principais Conclusões: Métodos de Anexo no Outlook
- Anexar como cópia: Este método incorpora uma duplicata do arquivo no próprio e-mail, que é a forma tradicional como o Outlook sempre funcionou.
- Upload e compartilhar: Este novo método faz upload do arquivo para o seu OneDrive e insere um link seguro no e-mail em vez do arquivo.
- Ícone de anexo com nuvem: Um pequeno ícone de nuvem no botão de anexo indica que o arquivo será enviado para o OneDrive por padrão.
Entendendo os Dois Métodos de Anexo
O novo cliente do Outlook, muitas vezes chamado de “novo Outlook” ou “One Outlook”, é construído em uma plataforma web moderna. Um princípio central de design é usar serviços em nuvem como OneDrive e SharePoint de forma mais profunda. A mudança no anexo reflete essa transição do manuseio local de arquivos para a colaboração centrada na nuvem.
Quando você escolhe Anexar como cópia, o Outlook cria uma duplicata do seu arquivo e a anexa à mensagem de e-mail. O destinatário baixa essa cópia do servidor de e-mail. Este método é familiar e funciona com qualquer cliente de e-mail que o destinatário use. O tamanho do arquivo é limitado pelos limites de anexo do seu provedor de e-mail, normalmente 20-25 MB.
Quando você usa Upload e compartilhar, o Outlook faz upload do arquivo para o seu OneDrive. Em seguida, coloca um link de compartilhamento para esse arquivo no corpo do e-mail. O destinatário clica no link para visualizar ou baixar o arquivo do OneDrive. Este método ignora os limites tradicionais de tamanho e permite a coautoria em tempo real se você conceder permissões de edição.
Como o Método Padrão é Escolhido
O Outlook tenta prever o melhor método. Para arquivos menores, pode usar como padrão Anexar como cópia. Para arquivos maiores, usará Upload e compartilhar como padrão. Você pode ver qual método será usado antes de enviar. Um anexo com um ícone de nuvem ao lado é um link. Um anexo com um ícone de clipe de papel é uma cópia tradicional.
Como Escolher Entre Upload e Anexar como Cópia
O método que você seleciona depende do seu objetivo para o arquivo. Siga estas etapas para controlar como seu arquivo é enviado.
- Compor um novo e-mail
Clique em Novo e-mail no Outlook para iniciar uma nova mensagem. - Clique no botão Anexar
Clique no ícone de clipe de papel ou no botão Anexar na faixa de opções da mensagem. - Selecione seu arquivo
Navegue pelo seu computador ou OneDrive e selecione o arquivo que deseja enviar. Após a seleção, o Outlook mostrará uma prévia do anexo no corpo da mensagem. - Altere o tipo de anexo se necessário
Clique na seta suspensa na prévia do arquivo anexado. Você verá duas opções: “Upload e compartilhar” e “Anexar como cópia”. Selecione o método de sua preferência. - Defina permissões para anexos na nuvem
Se você escolheu Upload e compartilhar, clique no menu suspenso do link anexado. Escolha entre “Os destinatários podem editar” ou “Os destinatários podem visualizar” para controlar o acesso.
Definindo uma Preferência Global
Você pode alterar o comportamento padrão de anexo para todos os e-mails.
- Abra as Configurações do Outlook
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da janela do novo Outlook. - Vá para E-mail > Anexos
No painel de Configurações, selecione E-mail e, em seguida, selecione Anexos na lista. - Escolha seu padrão
Em “Ao anexar arquivos”, selecione sua preferência: “Sempre fazer upload e compartilhar” ou “Sempre anexar como cópia”. Você também pode escolher “Perguntar sempre” para controle manual.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Os Destinatários Não Conseguem Abrir Meu Anexo na Nuvem
Isso acontece se o destinatário não tiver permissão para acessar seu OneDrive. Quando você faz upload de um arquivo, o Outlook define as permissões de compartilhamento. Se o destinatário estiver fora da sua organização, certifique-se de que o link esteja configurado como “Qualquer pessoa com o link” ou que o endereço de e-mail específico tenha acesso. Verifique as permissões do link clicando no menu suspenso do anexo no seu rascunho.
Preciso Enviar um Arquivo para Alguém Sem Acesso à Internet
Não use Upload e compartilhar para este cenário. O destinatário precisa estar online para acessar um link do OneDrive. Sempre use Anexar como cópia para destinatários offline, pois o arquivo está incorporado diretamente no e-mail que eles podem baixar depois.
O Anexo é Muito Grande para o E-mail
Se o seu arquivo exceder o limite do servidor de e-mail, Anexar como cópia falhará. Você deve usar Upload e compartilhar para arquivos grandes. Os links do OneDrive têm um limite de tamanho efetivo muito maior, muitas vezes até 250 GB, dependendo da sua assinatura.
Quero Rastrear Quem Abre Meu Arquivo
Você não pode rastrear aberturas com Anexar como cópia. Com Upload e compartilhar, você pode ver se os destinatários acessaram o link. Vá para o seu OneDrive online, encontre o arquivo e clique no painel de informações para ver a atividade.
Upload e Compartilhar vs Anexar como Cópia: Principais Diferenças
| Item | Upload e Compartilhar | Anexar como Cópia |
|---|---|---|
| Local do arquivo | Armazenado no seu OneDrive | Incorporado no e-mail |
| Limite de tamanho | Muito alto (até 250 GB) | Baixo (normalmente 20-25 MB) |
| Acesso do destinatário | Requer internet para baixar | Arquivo está no e-mail |
| Colaboração | Permite coedição em tempo real | Destinatários trabalham em cópias separadas |
| Impacto no armazenamento | Usa sua cota do OneDrive | Usa a cota do servidor de e-mail |
| Controle de segurança | Você pode alterar permissões depois | Permissões fixas após o envio |
Agora você pode escolher o melhor método para compartilhar arquivos no Outlook. Use Anexar como cópia para arquivos pequenos e finais enviados para qualquer pessoa. Use Upload e compartilhar para arquivos grandes ou quando precisar de colaboração. Tente alterar a configuração padrão em E-mail > Anexos para corresponder ao seu fluxo de trabalho mais comum. Para controle avançado, use o aplicativo web do Outlook para anexar arquivos diretamente de bibliotecas do SharePoint.