Ao habilitar o Microsoft Copilot no seu locatário do Microsoft 365, você espera que ele gere respostas precisas com base nos dados organizacionais. Mas se o locatário usa legal hold ou políticas de retenção, o Copilot pode retornar resultados incompletos, desatualizados ou nenhum resultado para conteúdo sob retenção. Isso acontece porque o Copilot respeita as mesmas fronteiras de acesso a dados que o usuário, e o legal hold não concede automaticamente acesso ao Copilot ao conteúdo preservado. Este artigo explica como as políticas de retenção e os legal holds interagem com a pesquisa e a fundamentação do Copilot, e como configurar fontes de dados para que o Copilot possa ler o conteúdo retido quando necessário.
Principais Conclusões: Como Legal Hold e Políticas de Retenção Afetam o Copilot
- Centro de administração do Microsoft 365 > Configurações > Copilot > Fontes de dados: Controla quais dados do Microsoft Graph o Copilot pode ler para respostas fundamentadas.
- Portal de conformidade do Microsoft Purview > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção: Define por quanto tempo o conteúdo é mantido e quando é excluído.
- Legal hold vs política de retenção: Um legal hold preserva o conteúdo indefinidamente e impede edições, enquanto uma política de retenção pode excluir o conteúdo após um período definido.
Por que o Copilot Pode Não Encontrar Conteúdo Sob Legal Hold
O Copilot usa o Microsoft Graph para indexar e recuperar dados do Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams. Quando um usuário faz uma pergunta, o Copilot pesquisa apenas o conteúdo que o usuário tem permissão para ler. Um legal hold não altera as permissões subjacentes do conteúdo. Ele apenas impede que o conteúdo seja excluído ou modificado permanentemente.
Se um usuário não recebeu acesso de leitura explícito a uma caixa de correio ou site antes da retenção ser aplicada, o Copilot não pode ver esse conteúdo. Essa é uma fonte comum de confusão. Os administradores geralmente presumem que colocar uma retenção em uma caixa de correio concede a todos os usuários ou ao Copilot acesso a essa caixa de correio. Essa suposição está incorreta. A retenção apenas preserva os dados. O acesso ainda é controlado pelo mesmo modelo de permissão que existia antes da retenção.
Como as Políticas de Retenção Diferem dos Legal Holds
Uma política de retenção no Microsoft Purview pode manter o conteúdo por um período definido ou excluí-lo após esse período. Um legal hold, por outro lado, mantém o conteúdo indefinidamente e impede qualquer exclusão. Ambos os recursos preservam o conteúdo, mas apenas as políticas de retenção podem ser configuradas para excluir conteúdo automaticamente. Os legal holds não excluem nada.
Do ponto de vista do Copilot, as políticas de retenção não bloqueiam o acesso. Se um usuário tem permissão de leitura para um documento coberto por uma política de retenção, o Copilot pode indexar e retornar esse documento. O mesmo vale para legal holds. A retenção em si não cria uma barreira de permissão. A barreira é sempre o nível de acesso existente do usuário.
Configurando Fontes de Dados para o Copilot Ler Conteúdo Retido
Para garantir que o Copilot possa responder perguntas sobre conteúdo sob legal hold ou políticas de retenção, você deve verificar se as fontes de dados relevantes estão conectadas e se o usuário que faz a pergunta tem as permissões corretas. Siga estas etapas.
- Abra o centro de administração do Microsoft 365
Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma função de Administrador Global ou Administrador do Copilot. - Navegue até as configurações do Copilot
Na navegação à esquerda, selecione Configurações e depois Configurações da organização. Role para baixo e clique em Copilot. - Revise a guia Fontes de dados
Clique na guia Fontes de dados. Aqui você vê quais conectores do Microsoft Graph estão habilitados. Para conteúdo sob legal hold, certifique-se de que Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business estejam ativados. - Verifique as permissões do usuário no conteúdo retido
Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview em compliance.microsoft.com. Vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados depois Microsoft 365 depois Retenção. Identifique a política que se aplica ao conteúdo que você deseja que o Copilot leia. Observe o escopo: ele listará usuários, sites ou grupos específicos. Para cada usuário que precisa que o Copilot veja esse conteúdo, confirme se ele tem pelo menos permissão de Leitura na caixa de correio ou site. No Exchange Online, isso é feito por meio de permissões de pasta de caixa de correio. No SharePoint, é feito por meio de permissões de site ou compartilhamento. - Teste com uma consulta específica
Abra o Copilot no Microsoft Teams ou em copilot.microsoft.com. Faça uma pergunta que faça referência a um documento ou e-mail específico que está sob retenção. Por exemplo: “Mostre-me o e-mail de João Silva sobre o caso jurídico de março de 2023.” Se o Copilot não retornar resultados, o usuário provavelmente não tem acesso de leitura a esse conteúdo específico.
O Que Fazer se o Copilot Ainda Não Consegue Encontrar Conteúdo Retido
Se você confirmou que o usuário tem acesso de leitura e as fontes de dados estão habilitadas, o problema pode ser latência de indexação. Quando um legal hold é aplicado, o conteúdo é preservado, mas o índice pode levar até 24 horas para ser atualizado. Aguarde um dia e teste novamente. Se o problema persistir, verifique o painel de Saúde do serviço do Microsoft 365 para problemas em andamento com a pesquisa do Microsoft Graph.
Equívocos Comuns e Casos Específicos
“Legal hold concede automaticamente ao Copilot acesso a todo o conteúdo retido”
Isso é falso. O legal hold apenas impede a exclusão e modificação. Ele não altera o modelo de permissão. O Copilot respeita as mesmas listas de controle de acesso que se aplicam ao usuário. Se o usuário não podia ler o conteúdo antes da retenção, ele não pode lê-lo após a retenção.
“Políticas de retenção bloqueiam o Copilot de indexar conteúdo”
Isso também é falso. As políticas de retenção armazenam o conteúdo em uma biblioteca de preservação oculta, mas o Copilot ainda pode indexar esse conteúdo desde que o usuário tenha permissão de leitura. A política de retenção não cria uma barreira de permissão separada.
“O Copilot pode ler conteúdo de uma caixa de correio em retenção mesmo que o usuário não seja um delegado”
Isso é falso. O Copilot usa a identidade do usuário para pesquisar. Se o usuário não é um delegado ou não tem permissão de leitura explícita em nível de pasta, o Copilot não pode ver o conteúdo da caixa de correio. Para permitir que o Copilot pesquise uma caixa de correio retida, adicione o usuário como delegado com pelo menos a função de Revisor ou conceda ao usuário Acesso Total à caixa de correio.
| Item | Legal Hold | Política de Retenção |
|---|---|---|
| Finalidade | Preservar conteúdo indefinidamente para litígios | Gerenciar o ciclo de vida do conteúdo e conformidade |
| Comportamento de exclusão | Nunca exclui conteúdo | Pode excluir conteúdo após um período definido |
| Impacto nas permissões | Nenhuma alteração nas permissões existentes | Nenhuma alteração nas permissões existentes |
| Acesso do Copilot | Requer permissão de leitura do usuário no conteúdo | Requer permissão de leitura do usuário no conteúdo |
| Local de configuração | Purview > Descoberta Eletrônica > Legal hold | Purview > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção |
| Atraso na indexação | Até 24 horas após a aplicação da retenção | Nenhum atraso além da indexação normal |
Agora você pode configurar as fontes de dados do Copilot e as permissões do usuário para que o Copilot possa responder perguntas sobre conteúdo sob legal hold ou políticas de retenção. Em seguida, audite as permissões nas caixas de correio e sites mais críticos retidos. Adicione os usuários relevantes como delegados ou membros do site, se necessário. Para cenários avançados, use a Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview para pesquisar diretamente o conteúdo retido e verificar se os dados estão acessíveis antes de confiar no Copilot.