Ao abrir uma exibição filtrada em uma lista do SharePoint, você pode ver uma mensagem de erro informando que a exibição está bloqueada porque excede o limite de exibição da lista. Isso acontece mesmo quando o filtro deveria reduzir o número de itens mostrados. A causa raiz é que o SharePoint avalia o número total de itens na lista antes de aplicar o filtro e, se esse total exceder 5.000 itens, a exibição é bloqueada. Este artigo explica por que o limite se aplica a exibições filtradas e fornece uma solução passo a passo para recuperar o acesso aos seus dados.
Principais Conclusões: Limite de Exibição de Lista e Exibições Filtradas
- Limite de exibição de lista do SharePoint (5.000 itens): Bloqueia qualquer exibição, incluindo exibições filtradas, se a lista contiver mais de 5.000 itens no total.
- Adicionar um índice na coluna filtrada: Permite que o SharePoint aplique o filtro antes de contar os itens, ignorando o limite.
- Criar colunas indexadas para filtros comuns: Impede o bloqueio do limite em exibições filtradas usadas com frequência, sem alterar a estrutura da lista.
Por que o Limite de Exibição de Lista Bloqueia Exibições Filtradas
O SharePoint tem um limite interno chamado limite de exibição de lista. Esse limite é definido como 5.000 itens por padrão para listas e bibliotecas. O limite existe para proteger o desempenho do servidor. Quando uma exibição é aberta, o SharePoint precisa calcular o número total de itens na lista antes de aplicar qualquer filtro. Se o total de itens exceder 5.000, a exibição é bloqueada independentemente dos critérios do filtro. O filtro não é aplicado porque a operação de contagem inicial já atinge o limite.
Esse comportamento surpreende muitos usuários. Eles esperam que um filtro que retorna apenas 100 itens funcione bem. Mas o SharePoint não avalia o filtro primeiro. Ele verifica o tamanho da lista primeiro. Se a lista tiver 10.000 itens, qualquer exibição — mesmo uma filtrada para mostrar um único item — é bloqueada. A única maneira de contornar isso é criar um índice na coluna usada no filtro. Um índice permite que o SharePoint use uma consulta mais eficiente que aplica o filtro antes de contar o total de itens.
O Papel dos Índices de Coluna
Um índice de coluna é uma estrutura de banco de dados que acelera consultas nessa coluna. Quando você adiciona um índice a uma coluna e cria uma exibição que filtra por essa coluna, o SharePoint pode usar o índice para recuperar apenas os itens correspondentes. Isso evita a varredura completa da lista que aciona o erro de limite. Os índices não alteram o conteúdo da lista. Eles apenas mudam a forma como o SharePoint consulta os dados.
Passos para Corrigir a Exibição Filtrada Bloqueada
Para corrigir uma exibição filtrada bloqueada pelo limite de exibição de lista, você deve adicionar um índice à coluna usada no filtro. Após adicionar o índice, talvez seja necessário ajustar as configurações da exibição para usar o índice. Siga estes passos exatamente.
Método 1: Adicionar um Índice na Coluna Filtrada
Este método funciona para qualquer lista ou biblioteca. Você precisa de pelo menos permissões de Editar na lista.
- Abra as configurações da lista
Navegue até a lista que tem a exibição bloqueada. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da lista. Se você estiver em uma lista moderna, clique na engrenagem Configurações e escolha Configurações da lista no menu. - Localize a seção Colunas
Role para baixo até a seção Colunas. Você verá uma lista de todas as colunas na lista. Encontre a coluna que sua exibição filtrada usa. Por exemplo, se sua exibição filtra por Status, encontre a coluna Status. - Clique no nome da coluna
Clique no nome da coluna para abrir a página de configurações dela. - Ative o índice
Role para baixo até a seção Indexado. Selecione Sim para Indexado. Se você estiver usando uma lista moderna, pode ver uma opção chamada Indexado. Ative-a. - Salve as configurações da coluna
Clique em OK ou Salvar na parte inferior da página. O SharePoint criará o índice. Esse processo pode levar alguns minutos para listas grandes. - Teste a exibição filtrada
Volte para a lista e abra a exibição filtrada. A exibição agora deve carregar sem o erro de limite.
Método 2: Criar uma Nova Exibição que Use a Coluna Indexada
Se a exibição existente ainda falhar após adicionar o índice, crie uma nova exibição que use explicitamente a coluna indexada em seu filtro.
- Vá para a lista e clique no seletor de exibição
No canto superior direito da lista, clique no nome da exibição atual. No menu suspenso, selecione Criar nova exibição. - Escolha um tipo de exibição
Selecione Exibição padrão ou Exibição de calendário, dependendo da sua necessidade. Clique em Criar. - Defina o filtro para usar a coluna indexada
Na página de configurações da exibição, role até a seção Filtro. Adicione um filtro na coluna indexada. Por exemplo, defina Status igual a Ativo. Certifique-se de usar a mesma coluna que você acabou de indexar. - Salve a exibição
Clique em OK. Nomeie a exibição como Itens Ativos. Aplique a exibição para testá-la.
Método 3: Usar uma Coluna de Site com Índice
Se você gerencia várias listas que precisam da mesma coluna indexada, crie uma coluna de site com indexação ativada. Isso economiza tempo e garante consistência.
- Vá para Configurações do site
Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações do site. Em Galerias de Designer da Web, clique em Colunas do site. - Crie uma nova coluna de site
Clique em Criar. Preencha o nome e o tipo da coluna. Marque a opção Indexado. Clique em OK. - Adicione a coluna de site à sua lista
Abra as configurações da sua lista. Em Colunas, clique em Adicionar de colunas de site existentes. Encontre a coluna que você criou e adicione-a. O índice é transferido automaticamente. - Atualize sua exibição filtrada
Edite a exibição para filtrar pela nova coluna de site. A exibição agora deve funcionar.
Se a Exibição Filtrada Ainda Não Funcionar
Às vezes, a correção não funciona imediatamente. Os seguintes problemas podem fazer com que a exibição filtrada permaneça bloqueada.
A Coluna do Índice Não é Usada no Filtro
Um índice só ajuda se o filtro da exibição usar exatamente a coluna indexada. Se a exibição filtrar por uma coluna diferente, o índice não terá efeito. Verifique as configurações do filtro da exibição. Certifique-se de que a coluna do filtro corresponda exatamente à coluna indexada. Verifique também se o filtro usa um operador simples, como igual a, menor que ou contém. Filtros complexos com condições OR podem ainda falhar.
O Índice Leva Tempo para Ser Construído
Para listas com muitos itens, criar um índice pode levar vários minutos. Se você testar a exibição imediatamente após adicionar o índice, ele pode não estar pronto. Aguarde de 10 a 15 minutos e teste a exibição novamente. Você pode verificar o status do índice abrindo as configurações da coluna. Se a opção Indexado mostrar Sim, o índice está ativo.
A Lista Excede 30.000 Itens
O SharePoint tem um segundo limite de 30.000 itens para consultas indexadas. Se sua lista tiver mais de 30.000 itens, até mesmo um filtro indexado pode falhar. Nesse caso, você deve reduzir o tamanho da lista. Arquive itens antigos em uma lista separada ou divida a lista em várias listas com base em categorias como ano ou departamento. Após reduzir a contagem para menos de 30.000, o filtro indexado funcionará.
A Exibição Usa uma Estrutura de Pastas
Se a lista usar pastas, o limite se aplica de forma diferente. As pastas não ignoram o limite. Uma exibição filtrada que inclui itens de várias pastas ainda pode atingir o limite. Para corrigir isso, certifique-se de que a coluna do filtro esteja indexada e que a exibição não inclua todas as pastas. Use a opção Mostrar itens em todas as pastas com cautela.
| Item | Sem Índice | Com Índice |
|---|---|---|
| Filtro na coluna Status | Bloqueado se a lista exceder 5.000 itens no total | Funciona para listas de até 30.000 itens |
| Filtro na coluna Data | Bloqueado se a lista exceder 5.000 itens no total | Funciona para listas de até 30.000 itens |
| Filtro em várias colunas | Bloqueado a menos que todas as colunas do filtro sejam indexadas | Funciona se pelo menos uma coluna indexada for usada com filtro AND |
| Tamanho da lista: 10.000 itens | Todas as exibições bloqueadas | Exibições filtradas em colunas indexadas funcionam |
Agora você pode corrigir exibições filtradas bloqueadas adicionando um índice à coluna usada em seu filtro. Após criar o índice, atualize a exibição para usar essa coluna. Para listas com mais de 30.000 itens, arquive ou divida os dados. Para evitar esse problema no futuro, adicione índices a colunas comumente usadas em filtros antes que a lista atinja 5.000 itens. Você também pode configurar uma política de retenção para arquivar automaticamente itens antigos da lista, mantendo sua lista ativa abaixo do limite.