Os espaços de trabalho do Notion podem ter dezenas de pessoas colaborando em bancos de dados, páginas e projetos. Mas nem todos precisam do mesmo nível de acesso. Se você atribuir a função errada, um convidado pode ver dados confidenciais da empresa ou um administrador pode excluir acidentalmente uma configuração crítica.
O Notion oferece quatro funções integradas: Owner, Admin, Member e Guest. Cada função tem permissões distintas para editar configurações do espaço de trabalho, convidar pessoas, gerenciar cobrança e acessar conteúdo.
Este artigo explica cada função em detalhes, mostra como atribuir ou alterar uma função e lista as permissões exatas de cada uma. Você também aprenderá qual função escolher para diferentes membros da equipe e como evitar erros comuns de permissão.
Principais Conclusões: Funções do Espaço de Trabalho no Notion
- Settings & Members > People > Change Role: Atribua ou altere a função de uma pessoa no seu espaço de trabalho a partir deste menu.
- Permissões exclusivas do Owner: Apenas Owners podem excluir o espaço de trabalho, transferir a propriedade e gerenciar a cobrança.
- Restrição da função Guest: Convidados só podem acessar páginas para as quais foram explicitamente convidados e não veem a barra lateral completa do espaço de trabalho.
O Que Cada Função do Notion Pode Fazer: Detalhamento de Permissões
As funções do Notion controlam o acesso no nível do espaço de trabalho. As permissões vão de Guest (menos acesso) a Owner (acesso total). Cada função herda as permissões das funções abaixo dela, além de capacidades adicionais.
A tabela no final desta seção mostra as diferenças exatas de permissão. Mas primeiro, aqui está uma descrição em linguagem simples de cada função.
Função Guest
Um Guest é alguém que não pertence ao seu espaço de trabalho em tempo integral. Convidados só podem ver páginas que você compartilha explicitamente com eles. Eles não podem ver a barra lateral do espaço de trabalho, a lista de teamspaces ou qualquer página que não tenha sido compartilhada diretamente com eles. Convidados não podem convidar outras pessoas, alterar configurações ou ver a cobrança. Use a função Guest para contratados externos, freelancers ou clientes que precisam de acesso a apenas alguns documentos específicos.
Função Member
Um Member é um usuário padrão do espaço de trabalho. Membros podem ver todas as páginas nos teamspaces aos quais foram adicionados, criar novas páginas, editar conteúdo e adicionar comentários. Membros não podem alterar configurações do espaço de trabalho, gerenciar cobrança ou convidar novas pessoas, a menos que o espaço de trabalho permita entrada aberta. A maioria dos funcionários em tempo integral deve ser Member. Um Member vê a barra lateral completa do espaço de trabalho e todos os teamspaces, a menos que um teamspace seja definido como privado.
Função Admin
Um Admin tem quase todas as permissões, exceto algumas ações exclusivas do Owner. Admins podem alterar configurações do espaço de trabalho, gerenciar integrações, ajustar configurações de segurança e convidar novos membros. Eles também podem exportar todo o espaço de trabalho, excluir páginas e gerenciar modelos. Use a função Admin para líderes de equipe, chefes de departamento ou gerentes de TI que precisam configurar o espaço de trabalho, mas não devem excluí-lo ou lidar com cobrança.
Função Owner
A função Owner tem controle total sobre o espaço de trabalho. Apenas um Owner pode excluir o espaço de trabalho, transferir a propriedade para outra pessoa, gerenciar cobrança e planos de assinatura e alterar o nome do espaço de trabalho. Um Owner também pode fazer downgrade ou cancelar o plano. Todo espaço de trabalho deve ter pelo menos um Owner. Se o único Owner sair, o espaço de trabalho se torna ingerenciável. Atribua a função Owner a uma ou duas pessoas de confiança, como o fundador da empresa ou o chefe de TI.
Como Atribuir ou Alterar uma Função no Notion
Você precisa ser Admin ou Owner para alterar funções. Siga estas etapas para atualizar a função de uma pessoa.
- Abra Settings & Members
Clique em Settings & Members na barra lateral esquerda. A barra lateral está localizada no lado esquerdo da janela do Notion. - Vá para a aba People
Na janela Settings & Members, clique na aba People no topo. Você verá uma lista de todos no seu espaço de trabalho. - Encontre a pessoa e clique no menu de três pontos
Localize a pessoa cuja função você deseja alterar. Clique no ícone de três pontos à direita da linha dela. - Selecione Change Role
No menu suspenso, clique em Change Role. Uma lista de funções aparece. - Escolha a nova função
Clique na função que deseja atribuir: Guest, Member, Admin ou Owner. A alteração entra em vigor imediatamente.
Erros Comuns e Limitações ao Atribuir Funções
Guest Não Consegue Acessar a Barra Lateral
Uma frustração comum é quando um convidado relata que não consegue ver a barra lateral do espaço de trabalho ou nenhuma página. Isso é proposital. Convidados só veem páginas que você compartilha com eles. Para compartilhar uma página com um convidado, clique no botão Share no canto superior direito da página, digite o e-mail do convidado e defina o nível de permissão. O convidado verá apenas aquela página e quaisquer subpáginas que você escolher compartilhar.
Apenas um Owner Existe e Sai da Organização
Se o único Owner sair da empresa, ninguém poderá alterar funções ou gerenciar a cobrança. Para evitar isso, sempre atribua a função Owner a pelo menos duas pessoas. Se você é o único Owner e precisa sair, transfira a propriedade para outro Admin antes de ir. Vá em Settings & Members > People, encontre o Admin, clique no menu de três pontos e selecione Transfer Ownership.
Member Não Consegue Ver um Teamspace
Se um Member relatar que não consegue ver um teamspace, o teamspace pode estar definido como privado. Apenas administradores do teamspace podem ver teamspaces privados por padrão. Para corrigir isso, vá nas configurações do teamspace e adicione o Member ao teamspace. Abra o teamspace, clique no menu de três pontos ao lado do nome do teamspace, selecione Settings e adicione pessoas em Members.
Admin Não Consegue Excluir o Espaço de Trabalho
Um Admin pode tentar excluir o espaço de trabalho, mas a opção fica desabilitada. Apenas o Owner pode excluir o espaço de trabalho. Se você precisar excluir o espaço de trabalho, peça ao Owner para fazê-lo ou peça ao Owner para transferir a propriedade para você primeiro.
Funções do Espaço de Trabalho no Notion: Permissões Comparadas
| Permissão | Owner | Admin | Member | Guest |
|---|---|---|---|---|
| Excluir espaço de trabalho | Sim | Não | Não | Não |
| Transferir propriedade | Sim | Não | Não | Não |
| Gerenciar cobrança e plano | Sim | Não | Não | Não |
| Alterar nome do espaço de trabalho | Sim | Sim | Não | Não |
| Convidar novos membros | Sim | Sim | Não | Não |
| Gerenciar integrações | Sim | Sim | Não | Não |
| Exportar espaço de trabalho | Sim | Sim | Não | Não |
| Alterar configurações de segurança | Sim | Sim | Não | Não |
| Criar e editar páginas | Sim | Sim | Sim | Apenas páginas compartilhadas |
| Adicionar comentários | Sim | Sim | Sim | Apenas em páginas compartilhadas |
| Ver barra lateral do espaço de trabalho | Sim | Sim | Sim | Não |
Esta tabela mostra as permissões exatas para cada função. Use-a como referência rápida ao decidir qual função atribuir a um novo membro da equipe.
Agora você entende a diferença entre Owner, Admin, Member e Guest no Notion. Você pode atribuir a função correta com base nas responsabilidades de cada pessoa. Comece revisando os membros atuais do seu espaço de trabalho em Settings & Members > People e atualize quaisquer funções que estejam muito permissivas ou muito restritivas. Como boa prática, mantenha a função Owner para uma ou duas pessoas de confiança e use a função Guest para todos os colaboradores externos.