Cuando dos usuarios editan el mismo archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint, puede ocurrir un conflicto de sincronización. Los cambios de una persona pueden guardarse como una copia separada mientras que las ediciones de la otra persona se pierden. Este artículo explica la causa raíz de los conflictos de sincronización en la sincronización de OneDrive y SharePoint. Aprenderá una lista de verificación de gobernanza para prevenir la pérdida de datos y recuperar ediciones cuando ocurren conflictos.
Puntos clave: Lista de verificación para la prevención y recuperación de conflictos de sincronización
- Configuración de versiones de la biblioteca de SharePoint: Habilite el versionado principal con al menos 100 versiones para mantener un historial de todas las ediciones.
- Resolución de conflictos del cliente de sincronización de OneDrive: El cliente de sincronización crea una copia “
– Conflicto” cuando dos usuarios guardan cambios casi al mismo tiempo. - Extraer/Registrar (Check Out / Check In): Use Extraer para bloquear un archivo mientras lo edita, de modo que ningún otro usuario pueda sobrescribir sus cambios.
- Coautoría en aplicaciones de Office: Use la coautoría en tiempo real en Word, Excel y PowerPoint para evitar conflictos por completo.
- Política de gobernanza para nombres de archivos: Agregue una convención de nomenclatura que incluya la fecha y las iniciales para reducir la posibilidad de ediciones duplicadas.
Por qué ocurren los conflictos de sincronización en SharePoint y OneDrive
Un conflicto de sincronización ocurre cuando el cliente de sincronización de OneDrive o SharePoint recibe dos versiones diferentes del mismo archivo de dos usuarios diferentes dentro del mismo ciclo de sincronización. La causa raíz es el momento: el Usuario A guarda un archivo en la nube y el Usuario B guarda una versión diferente del mismo archivo antes de que el cambio del Usuario A se procese por completo y se sincronice de vuelta en el dispositivo del Usuario B. El sistema no puede combinar automáticamente los dos conjuntos de cambios, por lo que crea una copia de conflicto.
La copia de conflicto se nombra con el nombre del archivo original más la palabra “Conflict” y una marca de tiempo. Por ejemplo, Budget.xlsx se convierte en Budget (Conflict) 2025-04-01 1430.xlsx. Ambas copias existen en la misma carpeta de la biblioteca. El archivo original contiene el último guardado exitoso desde la nube, y la copia de conflicto contiene las ediciones que no se combinaron. El usuario que causó el conflicto ve ambos archivos en su carpeta de sincronización de OneDrive en su máquina local.
Este problema es más común en bibliotecas compartidas donde varios usuarios editan los mismos archivos con frecuencia y donde no se utiliza la coautoría. También ocurre cuando los usuarios trabajan sin conexión y luego sincronizan cambios que se superponen con cambios realizados por otros en línea. El cliente de sincronización de OneDrive no bloquea los archivos de forma predeterminada, por lo que dos usuarios pueden editar el mismo archivo simultáneamente sin saberlo.
Lista de verificación de gobernanza para prevenir conflictos de sincronización
La siguiente lista de verificación está diseñada para administradores de SharePoint y propietarios de sitios. Cada elemento reduce el riesgo de conflictos de sincronización o garantiza que las ediciones no se pierdan cuando ocurre un conflicto.
1. Habilitar el versionado en todas las bibliotecas de documentos
- Abrir el sitio de SharePoint
Vaya a la biblioteca de documentos donde desea habilitar el versionado. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. - Haga clic en Configuración de versiones
En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. - Habilitar el versionado principal
Seleccione “Crear versiones principales”. Establezca el número de versiones a conservar en al menos 100. Haga clic en Aceptar.
Con el versionado habilitado, puede restaurar una versión anterior de cualquier archivo incluso después de que se cree una copia de conflicto. Esto garantiza que ninguna edición se pierda permanentemente.
2. Requerir Extraer para bibliotecas críticas
- Abrir la biblioteca de documentos
Navegue a la biblioteca que contiene archivos confidenciales o editados con frecuencia. - Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones
En Requerir Extraer, seleccione Sí. Haga clic en Aceptar. - Informar a los usuarios
Indique a los usuarios que usen Extraer antes de editar y Registrar después de guardar. Esto evita que dos usuarios editen el mismo archivo al mismo tiempo.
Extraer bloquea el archivo para el usuario que lo edita. Otros usuarios ven el archivo como de solo lectura hasta que se vuelva a registrar. Esto elimina por completo los conflictos de sincronización para esa biblioteca.
3. Habilitar la coautoría en aplicaciones web de Office
- Abrir el archivo en el navegador
Haga clic en el nombre del archivo en la biblioteca de SharePoint para abrirlo en Word, Excel o PowerPoint para la web. - Compartir el archivo con otros usuarios
Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha y agregue las direcciones de correo electrónico de los colaboradores. Pueden editar el mismo archivo simultáneamente. - Supervisar el estado de la coautoría
Cada usuario ve el cursor y las ediciones de los demás en tiempo real. No se crean copias de conflicto porque el servidor combina los cambios a medida que ocurren.
La coautoría funciona mejor con Office para la web. Las aplicaciones de escritorio también admiten la coautoría si el archivo está almacenado en OneDrive o SharePoint y todos los usuarios tienen la última versión de Office.
4. Establecer una política de convención de nombres de archivos
- Crear un documento de gobernanza
Escriba una política breve que requiera que los nombres de archivo incluyan la fecha y las iniciales del editor. Por ejemplo:2025-04-01_Budget_JD.xlsx. - Compartir la política con todos los miembros de la biblioteca
Publique la política en la descripción de la biblioteca o en una página de comunicación de SharePoint. - Aplicar con una columna de SharePoint
Agregue una columna obligatoria llamada “Iniciales del editor” con un valor predeterminado. Los usuarios deben completarla antes de guardar un nuevo archivo.
Una convención de nomenclatura reduce la posibilidad de que dos usuarios creen archivos con nombres idénticos. También facilita la identificación del propietario de una copia de conflicto.
5. Capacitar a los usuarios sobre la resolución de conflictos
- Mostrar a los usuarios cómo identificar una copia de conflicto
Explique que los archivos con “(Conflict)” en el nombre son copias de conflicto. Aparecen en la misma carpeta que el archivo original. - Enseñar a los usuarios a abrir ambos archivos
Abra el archivo original y la copia de conflicto en paralelo. Copie manualmente los cambios de la copia de conflicto en el archivo original. - Eliminar la copia de conflicto después de combinar
Una vez combinados los cambios, elimine la copia de conflicto. Esto mantiene la biblioteca limpia y evita confusiones.
Si los conflictos de sincronización persisten después de la lista de verificación
El cliente de sincronización de OneDrive deja de sincronizar después de un conflicto
Si el cliente de sincronización de OneDrive deja de sincronizar después de un conflicto, abra el icono de OneDrive en la bandeja del sistema. Haga clic en Ayuda y configuración > Pausar sincronización, luego reanude después de 2 horas. Esto obliga al cliente a reevaluar el estado del archivo. Si el problema continúa, restablezca el cliente de sincronización de OneDrive ejecutando la aplicación OneDrive con el comando /reset. Presione Windows + R, escriba onedrive.exe /reset y presione Entrar. El cliente volverá a sincronizar todos los archivos.
Los usuarios ven múltiples copias de conflicto del mismo archivo
Múltiples copias de conflicto indican que los usuarios están editando el mismo archivo repetidamente sin coordinarse. Habilite la configuración Requerir Extraer en esa biblioteca. Además, revise los permisos de la biblioteca para asegurarse de que solo los usuarios necesarios tengan acceso de edición. Elimine los permisos de edición para los usuarios que no necesitan modificar archivos.
La copia de conflicto no tiene cambios en comparación con el original
A veces se crea una copia de conflicto incluso cuando el usuario no realizó cambios visibles. Esto ocurre cuando cambian los metadatos del archivo, como la fecha de modificación o el valor de una columna personalizada. Para evitar esto, evite los flujos de trabajo automatizados que actualizan las propiedades del archivo mientras los usuarios tienen el archivo abierto. Configure los flujos de trabajo para que se ejecuten solo cuando el archivo se registra.
Sincronización de SharePoint vs sincronización de OneDrive: diferencias clave
| Elemento | Sincronización de SharePoint (a través de OneDrive) | Sincronización personal de OneDrive |
|---|---|---|
| Nomenclatura de conflictos | Crea una copia “(Conflict)” con marca de tiempo | Crea una copia “(Conflict)” con marca de tiempo |
| Compatibilidad con coautoría | Sí, para archivos de Office en el navegador y el escritorio | Sí, para archivos de Office en el navegador y el escritorio |
| Extraer / Registrar | Disponible en bibliotecas de SharePoint | No disponible |
| Historial de versiones | Disponible para todos los tipos de archivo | Disponible solo para archivos de Office |
| Herramientas de prevención de conflictos | Requerir Extraer, coautoría, versionado | Solo coautoría |
Después de aplicar esta lista de verificación de gobernanza, su biblioteca de SharePoint tendrá menos conflictos de sincronización. Los usuarios sabrán cómo recuperar sus ediciones si ocurre un conflicto. Comience habilitando el versionado y la coautoría en las bibliotecas más utilizadas. Luego programe una sesión de capacitación para mostrar a los usuarios cómo combinar copias de conflicto utilizando el método de comparación manual en Excel o Word.