Cuando los miembros de un sitio de SharePoint intentan crear una nueva carpeta en una biblioteca de documentos, ven el botón Nueva carpeta atenuado o no lo ven. Esto suele suceder porque la biblioteca se ha configurado para requerir aprobación de contenido o porque el nivel de permiso predeterminado de los miembros no incluye el derecho Agregar elementos para carpetas. Este artículo explica las dos causas más comunes de esta restricción y proporciona soluciones paso a paso para restaurar la creación de carpetas para los miembros del sitio.
Los propietarios del sitio a menudo habilitan la aprobación de contenido para controlar la publicación de documentos, pero esta configuración también afecta quién puede crear carpetas. Otra causa es un nivel de permiso personalizado que elimina el permiso Agregar elementos para carpetas mientras lo mantiene para documentos. Cada escenario requiere una solución diferente, y este artículo cubre ambos.
Después de leer, podrá identificar qué causa raíz se aplica a su biblioteca y aplicar la solución correcta. También aprenderá cómo probar la solución y evitar este problema en el futuro ajustando la configuración de la biblioteca o los niveles de permisos.
Conclusiones clave: Solucionar la creación de carpetas para los miembros del sitio
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones > Aprobación de contenido: Deshabilitar la aprobación de contenido restaura la creación de carpetas para los miembros si esta configuración es la causa.
- Permisos del sitio > Niveles de permisos > Colaborar (Editar): Verificar que el nivel de permiso Colaborar incluya Agregar elementos para carpetas asegura que los miembros puedan crear carpetas en cualquier biblioteca.
- Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada > Carpetas: Confirmar que la biblioteca permite la creación de carpetas es una verificación rápida antes de profundizar en los permisos.
Por qué los miembros no pueden crear carpetas en una biblioteca de documentos
Las bibliotecas de documentos de SharePoint tienen dos configuraciones de permisos distintas para crear elementos: agregar documentos y agregar carpetas. De forma predeterminada, los miembros del sitio tienen el nivel de permiso Colaborar, que incluye ambos derechos. Sin embargo, ciertas configuraciones de biblioteca anulan este valor predeterminado.
La causa más común es la aprobación de contenido. Cuando habilita la aprobación de contenido en una biblioteca, SharePoint requiere que todos los elementos nuevos sean aprobados antes de que aparezcan para todos los usuarios. En este modo, solo los usuarios con el permiso Aprobar elementos (generalmente propietarios del sitio o un grupo de aprobación personalizado) pueden crear carpetas. Los miembros aún pueden cargar documentos, pero la acción de crear carpetas está bloqueada.
La segunda causa es un nivel de permiso personalizado. Si un propietario del sitio creó un nivel de permiso personalizado basado en Colaborar pero eliminó el derecho Agregar elementos para carpetas, los miembros asignados a ese nivel verán deshabilitada la opción de crear carpetas. Esto sucede con mayor frecuencia cuando las organizaciones intentan restringir la creación de carpetas en bibliotecas específicas sin usar la aprobación de contenido.
Cómo la aprobación de contenido bloquea la creación de carpetas
La aprobación de contenido es una configuración a nivel de biblioteca que se encuentra en Configuración de versiones. Cuando se activa, SharePoint trata las carpetas como elementos que requieren aprobación. Debido a que los miembros no pueden enviar carpetas para aprobación, solo los aprobadores pueden hacerlo, el botón Nueva carpeta no está disponible para nadie sin el permiso Aprobar elementos. Este comportamiento es por diseño, no un error.
Cómo los niveles de permisos personalizados bloquean la creación de carpetas
Los niveles de permisos de SharePoint se construyen a partir de una lista de permisos granulares. El permiso Agregar elementos controla tanto documentos como carpetas de forma predeterminada. Si un nivel personalizado elimina Agregar elementos, el usuario no puede crear ningún elemento. Pero más comúnmente, los administradores eliminan solo el derecho Agregar elementos específico de carpetas mientras mantienen Agregar elementos para documentos. Esta distinción es posible gracias a los permisos a nivel de objeto de SharePoint, que rara vez se modifican pero se pueden cambiar mediante PowerShell o herramientas de terceros.
Pasos para solucionar la creación de carpetas para los miembros
Siga los pasos a continuación según la causa que se aplique a su biblioteca. Comience con el Método 1, ya que la aprobación de contenido es la razón más frecuente.
Método 1: Deshabilitar la aprobación de contenido
- Abra la configuración de la biblioteca de documentos
Navegue a la biblioteca donde los miembros no pueden crear carpetas. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de biblioteca. - Vaya a Configuración de versiones
En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. - Desactive la aprobación de contenido
En la sección Aprobación de contenido, seleccione No para la opción Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados. - Guarde los cambios
Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. La biblioteca se actualiza y los miembros deberían ver el botón Nueva carpeta.
Método 2: Restaurar el nivel de permiso Colaborar predeterminado
- Abra los permisos del sitio
Desde la página de inicio del sitio, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio. - Verifique el nivel de permiso asignado a los miembros
En la pestaña Permisos, haga clic en Niveles de permisos. Busque el nivel que tienen los miembros, generalmente Colaborar o un nombre personalizado. Haga clic en el nombre de ese nivel para ver sus detalles. - Verifique que Agregar elementos incluya carpetas
En la sección Permisos de lista, confirme que Agregar elementos esté marcado. Si está marcado, el nivel de permiso no es la causa. Si no está marcado, debe editar el nivel. - Edite el nivel de permiso
Haga clic en Editar nivel de permiso. Desplácese hasta Permisos de lista y marque Agregar elementos. Haga clic en Enviar para guardar. - Pruebe con una cuenta de miembro
Inicie sesión como miembro e intente crear una carpeta en la biblioteca. Si el botón sigue atenuado, consulte el Método 1.
Si SharePoint aún tiene problemas después de la solución principal
Después de aplicar uno de los métodos anteriores, algunos usuarios aún pueden ver el botón Nueva carpeta ausente. Los siguientes problemas explican por qué y cómo resolverlos.
La creación de carpetas está deshabilitada a nivel de biblioteca
Las bibliotecas de SharePoint tienen una opción en Configuración avanzada que permite deshabilitar la creación de carpetas por completo. Incluso si los permisos son correctos, esta configuración bloquea a todos los usuarios, incluidos los propietarios, de crear carpetas.
Para verificar: Vaya a Configuración de biblioteca > Configuración avanzada. En Carpetas, asegúrese de que la opción esté configurada en Sí para Hacer disponible el comando Nueva carpeta. Si está configurada en No, cámbiela a Sí y haga clic en Aceptar.
Los miembros usan un nivel de permiso personalizado sin Agregar elementos
Si su sitio usa un nivel de permiso personalizado que elimina explícitamente Agregar elementos solo para carpetas, la solución es más compleja. Debe modificar ese nivel personalizado o asignar a los miembros un nivel diferente que incluya todos los derechos de Agregar elementos.
Para modificar el nivel personalizado: Siga el Método 2 anterior, pero en lugar de editar el nivel Colaborar, edite el nivel personalizado que tienen sus miembros. Asegúrese de que Agregar elementos esté marcado.
La aprobación de contenido está habilitada en una subcarpeta
En algunos casos, la aprobación de contenido no está configurada en la biblioteca raíz sino en una carpeta individual dentro de ella. Esto es raro pero posible cuando una carpeta tiene permisos únicos y configuraciones de aprobación heredadas de un elemento principal.
Para verificar: Navegue a la carpeta específica, haga clic en los tres puntos (…) y seleccione Administrar acceso. Haga clic en Configuración de permisos avanzada. Mire la Configuración de versiones de esa carpeta: si la aprobación de contenido está habilitada, desactívela como se describe en el Método 1.
Aprobación de contenido vs. Nivel de permiso personalizado: Comparación
| Elemento | Aprobación de contenido habilitada | Nivel de permiso personalizado sin Agregar elementos |
|---|---|---|
| Causa | La configuración de versiones de la biblioteca requiere aprobación para todos los elementos | El nivel de permiso asignado a los miembros carece de Agregar elementos para carpetas |
| A quién afecta | Todos los usuarios excepto los aprobadores | Solo los miembros asignados a ese nivel de permiso específico |
| Ubicación de la solución | Configuración de biblioteca > Configuración de versiones | Permisos del sitio > Niveles de permisos |
| Impacto en documentos | Los documentos también requieren aprobación pero los miembros aún pueden cargarlos | Los documentos se pueden cargar si Agregar elementos está presente para documentos |
| Restaurar la creación de carpetas | Deshabilitar la aprobación de contenido | Agregar el permiso Agregar elementos al nivel |
Esta tabla le ayuda a decidir rápidamente qué solución aplicar. Si solo ciertos usuarios no pueden crear carpetas, el problema probablemente sea un nivel de permiso personalizado. Si todos los usuarios que no son propietarios están bloqueados, la aprobación de contenido es la causa más probable.
Ahora puede identificar por qué los miembros no pueden crear carpetas en una biblioteca de documentos de SharePoint y aplicar la solución correcta. Comience verificando la aprobación de contenido en la Configuración de versiones de la biblioteca, ya que es la causa más común. Si eso no resuelve el problema, verifique el nivel de permiso asignado a los miembros y asegúrese de que Agregar elementos esté incluido. Para la gestión continua, considere usar un informe de administrador de SharePoint para auditar la configuración de la biblioteca en toda su colección de sitios.