Microsoft 365 Copilot aporta asistencia impulsada por IA a SharePoint mediante la summarización de documentos, la generación de contenido y la respuesta a preguntas basadas en los datos de su organización. Sin embargo, Copilot solo puede trabajar con contenido al que puede acceder y comprender. Si los sitios de SharePoint tienen permisos inconsistentes, metadatos desactualizados o archivos mal estructurados, Copilot producirá respuestas incompletas o incorrectas. Este artículo explica los requisitos básicos para la preparación de Copilot y proporciona una lista de verificación práctica para que los propietarios de SharePoint preparen sus sitios y contenido.
Puntos clave: Preparar SharePoint para Microsoft 365 Copilot
- Centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir: Establezca el uso compartido externo en “Invitados existentes” o “Solo personas de su organización” para evitar que Copilot indexe contenido externo.
- Biblioteca de documentos > Configuración de columnas > Metadatos administrados: Agregue columnas de metadatos administrados como Departamento o Proyecto para mejorar la capacidad de Copilot de filtrar y resumir contenido.
- Colección de sitios > Características del sitio > Organizador de contenido: Habilite el Organizador de contenido para enrutar automáticamente los archivos a las carpetas correctas según reglas de metadatos, lo que garantiza una ubicación coherente de los archivos.
Qué necesita Microsoft 365 Copilot de SharePoint
Microsoft 365 Copilot se basa en tres capacidades principales para generar respuestas útiles a partir del contenido de SharePoint:
Contenido accesible. Copilot solo puede recuperar archivos y elementos de lista para los que el usuario tiene permiso de lectura. Si un documento se almacena en un sitio al que el usuario no puede acceder, Copilot no lo incluirá en su respuesta. Esto significa que los límites de permisos afectan directamente la precisión de Copilot.
Contenido estructurado y etiquetado. Copilot utiliza metadatos, nombres de archivo y estructura de carpetas para comprender el contexto. Una biblioteca con cientos de archivos llamados “Borrador v3 final” y sin columnas de metadatos confundirá a Copilot. Agregar columnas de metadatos administrados como Departamento, Proyecto o Tipo de documento ayuda a Copilot a categorizar y resumir.
Contenido que se puede buscar. Copilot consulta el índice de Búsqueda de Microsoft. Si la búsqueda de SharePoint no está configurada correctamente o si el contenido se excluye de la búsqueda, Copilot no lo verá. Asegúrese de que la búsqueda esté habilitada para todas las colecciones de sitios relevantes y de que ninguna regla de rastreo bloquee contenido importante.
Requisitos previos para los propietarios de SharePoint
Antes de comenzar la lista de verificación, confirme lo siguiente:
- Su inquilino tiene licencias de Microsoft 365 Copilot asignadas a los usuarios que usarán Copilot.
- Tiene acceso de Administrador de SharePoint o Administrador de colección de sitios a los sitios que administra.
- Comprende las políticas de gobernanza de datos de su organización con respecto a contenido confidencial o restringido.
Lista de verificación: Preparar SharePoint para Microsoft 365 Copilot
Complete cada paso en el orden indicado. Omitir pasos puede reducir la eficacia de Copilot.
- Establecer el uso compartido externo para que coincida con los requisitos de Copilot
Vaya al Centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir. Establezca el uso compartido externo en “Invitados existentes” o “Solo personas de su organización”. Esto evita que Copilot indexe contenido compartido con usuarios externos que no pueden usar Copilot, lo que podría causar confusión o filtración de datos. - Revisar los permisos a nivel de sitio
Para cada colección de sitios, vaya a Permisos del sitio > Configuración de permisos avanzados. Elimine los usuarios o grupos que no deberían tener acceso. Use Grupos de Microsoft 365 para sitios de equipo en lugar de permisos de usuario individuales. Esto garantiza que Copilot respete los mismos límites de acceso que el resto de Microsoft 365. - Agregar columnas de metadatos administrados a las bibliotecas de documentos
En cada biblioteca de documentos, seleccione Agregar columna > Más… > Metadatos administrados. Cree columnas como Departamento, Proyecto, Región o Tipo de documento. Rellene los archivos existentes con valores editando las propiedades en masa. Copilot usa estas columnas para filtrar y resumir contenido. - Habilitar el control de versiones y requerir la extracción
En Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones, establezca Crear versiones principales en “Sí” y Requerir extracción en “Sí”. Esto evita que Copilot lea borradores guardados parcialmente y garantiza que siempre vea la última versión aprobada. - Configurar los tipos de contenido predeterminados
Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada > Permitir la administración de tipos de contenido, luego agregue tipos de contenido de Documento que incluyan las columnas de metadatos requeridas. Esto obliga a los usuarios a completar los metadatos al cargar archivos, lo que proporciona a Copilot datos consistentes con los que trabajar. - Habilitar el Organizador de contenido para bibliotecas grandes
En Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Características de la colección de sitios, active Organizador de contenido. Luego vaya a la configuración del Organizador de contenido y cree reglas para enrutar archivos a carpetas según los valores de metadatos. Esto mantiene los archivos organizados y buscables. - Verificar la configuración de búsqueda
En el Centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Esquema de búsqueda, asegúrese de que las propiedades administradas estén asignadas a las propiedades rastreadas para sus columnas de metadatos. Ejecute un rastreo completo si agregó nuevas columnas. Compruebe que ninguna regla de rastreo excluya sus sitios. - Probar Copilot con una consulta de ejemplo
Abra una biblioteca de documentos, seleccione un archivo y elija Copilot > Resumir. Si el resumen está incompleto o le falta contexto, revise los metadatos y los permisos de ese archivo. Ajuste según sea necesario.
Errores comunes que bloquean a Copilot
Los archivos se almacenan en OneDrive personal en lugar de SharePoint
Copilot puede acceder a los archivos de OneDrive solo para el usuario que ha iniciado sesión. Si un equipo depende de archivos compartidos, almacénelos en una biblioteca de documentos de SharePoint. Mueva los archivos de OneDrive al sitio de SharePoint adecuado mediante la opción Mover o Copiar.
Faltan columnas de metadatos o se usa entrada de texto libre
Las columnas de metadatos de texto libre (una línea de texto) permiten a los usuarios escribir cualquier cosa, creando valores inconsistentes. Copilot tiene dificultades para agrupar archivos por “Marketing” si algunas entradas dicen “Mktg” o “marketing”. Use columnas de metadatos administrados con un conjunto de términos predefinido para imponer la coherencia.
Los permisos son demasiado amplios o demasiado restrictivos
Si todos en la organización tienen acceso de lectura a un sitio, Copilot puede incluir contenido confidencial en las respuestas. Por el contrario, si los permisos son demasiado restrictivos, Copilot no tendrá contenido para resumir. Revise los permisos del sitio y use Grupos de Microsoft 365 para alinear el acceso con la pertenencia al equipo.
La búsqueda está deshabilitada para la colección de sitios
Algunas organizaciones deshabilitan la búsqueda para colecciones de sitios específicas para reducir el tamaño del índice. Si la búsqueda está desactivada, Copilot no puede ver ningún contenido en esos sitios. En el Centro de administración de SharePoint > Sitios > Sitios activos, seleccione el sitio y compruebe su configuración de búsqueda. Habilite la búsqueda si el contenido debe estar disponible para Copilot.
Sitio de equipo vs. sitio de comunicación: diferencias en la preparación para Copilot
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Modelo de permisos predeterminado | Pertenencia al Grupo de Microsoft 365 | Grupos de SharePoint individuales |
| Requisito de metadatos | Igual que cualquier sitio: agregue columnas de metadatos administrados | Igual que cualquier sitio: agregue columnas de metadatos administrados |
| Disponibilidad del Organizador de contenido | Disponible si la característica de la colección de sitios está activada | Disponible si la característica de la colección de sitios está activada |
| Visibilidad de búsqueda | Habilitada de forma predeterminada | Habilitada de forma predeterminada |
| Ideal para Copilot | Bibliotecas de documentos colaborativas con actualizaciones frecuentes | Contenido publicado como noticias, directivas e informes |
Ambos tipos de sitio funcionan con Copilot después de aplicar la lista de verificación. La principal diferencia es la administración de permisos. Los sitios de equipo usan Grupos de Microsoft 365, que sincronizan automáticamente la pertenencia en SharePoint, Teams y Outlook. Los sitios de comunicación requieren asignación manual de permisos, lo que puede provocar accesos obsoletos si no se mantienen.
Después de completar la lista de verificación, su entorno de SharePoint proporcionará a Copilot contenido limpio, estructurado y accesible. Pruebe Copilot con regularidad pidiéndole que resuma un documento o enumere archivos recientes en una biblioteca. Si los resultados mejoran con el tiempo, sus metadatos y permisos funcionan correctamente. Para escenarios avanzados, explore la personalización del esquema de búsqueda con propiedades administradas adicionales que coincidan con los términos de su negocio.