Comprobar permisos efectivos de un invitado externo: flujo de trabajo práctico para usuarios empresariales

Cuando invita a un invitado externo a un sitio de SharePoint, debe confirmar exactamente qué puede ver y hacer ese invitado. Los permisos que recibe un invitado pueden provenir de un grupo de SharePoint, un grupo de Microsoft 365, un vínculo para compartir o un acceso directo a nivel de elemento. Comprobar solo los permisos a nivel de sitio a menudo pasa por alto las restricciones a nivel de carpeta o archivo.

Este artículo explica por qué los permisos efectivos de los invitados externos pueden diferir de lo que espera. Cubre el flujo de trabajo paso a paso para comprobar los permisos efectivos de un usuario invitado en SharePoint. Aprenderá a verificar el acceso a nivel de sitio, carpeta y documento para confirmar que el invitado tiene exactamente el acceso que pretende.

Al final, sabrá cómo usar la herramienta Comprobar permisos y cómo leer los resultados correctamente para invitados externos.

Por qué los permisos efectivos de un invitado pueden ser engañosos

Un usuario invitado en SharePoint es una persona externa que se autentica con una cuenta de Microsoft o una credencial de Microsoft Entra ID. Sus permisos efectivos son la suma de todos los permisos que hereda o recibe directamente. Esto incluye:

Pertenencia a un grupo de SharePoint como Visitantes, Miembros o Propietarios. Pertenencia al grupo de Microsoft 365 asociado si el sitio está conectado a un grupo. Acceso a través de un vínculo para compartir que otorga derechos de ver o editar en un archivo o carpeta específicos. Permiso directo agregado en una carpeta o documento que anula las restricciones a nivel de sitio.

Debido a que los permisos se pueden otorgar en varios niveles, un invitado que parece tener solo acceso de Lectura a nivel de sitio podría tener acceso de Edición en una biblioteca de documentos específica a través de un vínculo para compartir. Por el contrario, un invitado que es visitante del sitio podría estar bloqueado en una carpeta que tiene permisos únicos. La herramienta Comprobar permisos de SharePoint resuelve esto calculando el conjunto exacto de permisos para ese usuario en ese objeto.

Requisitos previos antes de comprobar permisos

Antes de ejecutar la herramienta Comprobar permisos, confirme lo siguiente:

• Tiene al menos permisos de Propietario del sitio en el sitio de SharePoint. La opción Comprobar permisos solo es visible para usuarios con acceso de Control total o Propietario del sitio.
• Tiene la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del usuario invitado tal como aparece en el Selector de personas de Microsoft 365.
• El usuario invitado ha aceptado la invitación y tiene una cuenta de invitado válida de Microsoft Entra ID en su inquilino. Si el invitado no ha aceptado, la herramienta Comprobar permisos no lo encontrará.

Flujo de trabajo paso a paso para comprobar los permisos efectivos de un invitado externo

Método 1: Usar la herramienta Comprobar permisos a nivel de sitio

1. Abra el sitio donde el invitado tiene acceso
   Vaya al sitio de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Permisos del sitio en el menú desplegable.
2. Acceda al cuadro de diálogo Comprobar permisos
   En la página Permisos del sitio, haga clic en el botón Comprobar permisos en la barra de comandos. Se abre un cuadro de diálogo.
3. Escriba el nombre o el correo electrónico del usuario invitado
   Escriba la dirección de correo electrónico completa del invitado externo en el cuadro de texto. Haga clic en Comprobar ahora. La herramienta busca al usuario en su inquilino.
4. Revise los resultados
   SharePoint muestra todos los niveles de permiso que el invitado tiene en el sitio. El resultado muestra el origen de cada permiso, como el nombre de un grupo de SharePoint o una asignación directa. Si el invitado no tiene acceso, la herramienta muestra Sin permisos.

Método 2: Comprobar permisos en una carpeta o documento específico

1. Vaya al elemento
   Navegue a la biblioteca de documentos y localice la carpeta o el archivo que desea comprobar.
2. Abra el panel Administrar acceso
   Haga clic en los tres puntos (puntos suspensivos) junto al elemento y seleccione Administrar acceso en el menú. Se abre un panel en el lado derecho.
3. Vea los permisos directos del invitado
   El panel Administrar acceso enumera todos los usuarios y grupos con permisos directos en ese elemento. Si el invitado tiene un vínculo para compartir, aparece aquí. Puede ver el nivel de permiso, como Puede editar o Puede ver.
4. Haga clic en Configuración avanzada para ver los permisos heredados
   En la parte inferior del panel Administrar acceso, haga clic en Configuración avanzada. Esto abre la página completa de permisos del elemento. Use el botón Comprobar permisos nuevamente para ejecutar la herramienta en ese elemento específico.

Método 3: Auditar todos los usuarios externos de un sitio con el Centro de administración de SharePoint

1. Abra el Centro de administración de SharePoint
   Vaya a admin.microsoft.com. En la navegación izquierda, seleccione Centros de administración y luego SharePoint.
2. Localice el sitio
   En Sitios, seleccione Sitios activos. Busque el sitio que contiene el usuario invitado. Haga clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles.
3. Vaya a Permisos del sitio
   En el panel de detalles, desplácese hasta la sección Permisos del sitio. Haga clic en Administrar o Ver permisos. Esto muestra todos los usuarios con acceso, incluidos los invitados externos.
4. Filtre para ver solo invitados
   Use el menú desplegable de filtro para seleccionar Usuarios externos. Puede ver el nivel de permiso de cada invitado. Haga clic en el nombre de un invitado para ver sus permisos exactos en el sitio.

Errores comunes al interpretar los permisos de invitados

La herramienta Comprobar permisos no devuelve resultados para un invitado

Esto ocurre cuando el invitado no ha aceptado la invitación o su cuenta se ha eliminado de Microsoft Entra ID. Vuelva a enviar la invitación para compartir y pida al invitado que la acepte. Si la cuenta de invitado se elimina, quite el invitado antiguo y agréguelo de nuevo.

Un invitado puede acceder a un archivo pero la herramienta Comprobar permisos no muestra acceso

Esto ocurre cuando el invitado tiene acceso a través de un vínculo para compartir que le otorga permiso solo a ese archivo específico. La herramienta Comprobar permisos a nivel de sitio no evalúa los vínculos para compartir. Use el Método 2 y compruebe el panel Administrar acceso en el archivo específico para ver el permiso basado en el vínculo.

El nivel de permiso mostrado es diferente de lo que el invitado experimenta realmente

Si un invitado es miembro tanto de un grupo de SharePoint como de un grupo de Microsoft 365, el permiso efectivo es la combinación de ambos. Por ejemplo, si el grupo Visitantes de SharePoint otorga acceso de Lectura pero el grupo de Microsoft 365 otorga acceso de Edición, el invitado tendrá acceso de Edición. Compruebe siempre ambas pertenencias a grupos en los resultados de Comprobar permisos.

Elemento	Herramienta Comprobar permisos	Panel Administrar acceso
Ámbito	Sitio completo, carpeta o archivo	Solo elemento específico
Vínculos para compartir incluidos	No	Sí
Permisos heredados mostrados	Sí	Sí, mediante Configuración avanzada
Ideal para	Confirmar el acceso a nivel de sitio	Confirmar el acceso a nivel de elemento

Ahora puede verificar los permisos efectivos de cualquier invitado externo en SharePoint usando la herramienta Comprobar permisos, el panel Administrar acceso o el Centro de administración de SharePoint. Comience siempre a nivel de sitio y luego profundice en elementos específicos si el invitado informa problemas de acceso. Como sugerencia avanzada, use el Centro de administración de SharePoint para generar un informe de todos los usuarios externos en sus sitios para una revisión de acceso trimestral. Este flujo de trabajo le ayuda a mantener la seguridad y el cumplimiento cuando colabora con invitados externos.