Como propietario de un sitio de SharePoint, es posible que necesite restringir el acceso a filas específicas dentro de una lista sin cambiar los permisos de toda la lista o del sitio. Esto es común para registros de recursos humanos, tareas de proyectos o datos confidenciales donde cada elemento pertenece a un equipo o individuo diferente. Los permisos a nivel de elemento le permiten romper la herencia en un solo elemento de lista y asignar permisos únicos solo a ese elemento. Este artículo explica las condiciones previas, proporciona una lista de verificación paso a paso para establecer permisos a nivel de elemento y destaca errores comunes que pueden dañar su lista más adelante.
Puntos clave: Permisos a nivel de elemento para listas de SharePoint
- Romper la herencia de permisos en el elemento: Cada elemento que desee restringir debe tener la herencia rota de la lista antes de poder asignar permisos únicos.
- Usar la página de permisos avanzados de configuración de lista: Navegue a Configuración de lista > Permisos para esta lista > Dejar de heredar permisos para el elemento.
- Conceder permisos solo a usuarios o grupos específicos: Después de romper la herencia, elimine todos los grupos predeterminados y agregue solo las personas que necesitan acceso a ese elemento.
¿Qué son los permisos a nivel de elemento en listas de SharePoint?
Los permisos a nivel de elemento le permiten anular los permisos de lista predeterminados para un solo elemento de lista. De forma predeterminada, cada elemento de una lista de SharePoint hereda los permisos de la lista misma. Cuando rompe esa herencia, el elemento se convierte en un objeto protegible separado. Luego puede conceder o denegar permisos a usuarios individuales o grupos de Microsoft 365 solo para ese elemento.
Esta característica es esencial para listas que contienen datos confidenciales como evaluaciones de empleados, contratos de proveedores o tareas de proyectos confidenciales. Sin permisos a nivel de elemento, cualquier usuario que pueda ver la lista puede ver todos los elementos en ella. Con permisos a nivel de elemento, puede ocultar un elemento a todos excepto a un pequeño conjunto de personas.
Hay dos requisitos previos importantes antes de comenzar. Primero, debe tener al menos el nivel de permiso Control total o Diseño en la lista. Segundo, la lista no debe estar en una vista que fuerce el acceso de lectura a todos los elementos; si la configuración de la lista impone acceso de lectura para todos los usuarios, los permisos a nivel de elemento no pueden restringir la visibilidad.
Lista de verificación: Establecer permisos a nivel de elemento en un elemento de lista de SharePoint
- Abrir la lista de SharePoint y localizar el elemento objetivo
Vaya a su sitio de SharePoint, abra la lista que contiene el elemento que desea restringir. Navegue hasta el elemento explorando la vista de lista o usando el cuadro de búsqueda. - Abrir los detalles del elemento y acceder a la página de permisos
Haga clic en el título del elemento o seleccione la fila del elemento, luego haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos) y elija Administrar acceso. Alternativamente, desde la página de detalles del elemento, haga clic en el menú de puntos suspensivos y seleccione Administrar acceso. - Dejar de heredar permisos de la lista
En el panel Administrar acceso, haga clic en el vínculo Configuración de permisos avanzados en la parte inferior. Esto abre la página Permisos para ese elemento. Haga clic en Dejar de heredar permisos en la cinta. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación: haga clic en Aceptar. - Eliminar todos los grupos de permisos predeterminados
Después de romper la herencia, el elemento aún muestra todos los grupos a nivel de lista (por ejemplo, Miembros, Visitantes, Propietarios). Seleccione cada grupo marcando la casilla junto a su nombre, luego haga clic en Quitar permisos de usuario en la cinta. Confirme cada eliminación. No elimine la cuenta del sistema ni el administrador de la colección de sitios a menos que tenga la intención de denegar el acceso a todos. - Conceder permisos a los usuarios o grupos específicos
Haga clic en Conceder permisos en la cinta. En el cuadro de diálogo Compartir, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos de Microsoft 365 que deben tener acceso. Elija un nivel de permiso, normalmente Colaborar para editar o Leer para solo lectura. Haga clic en Compartir. - Verificar que los permisos se aplican correctamente
Cierre sesión en SharePoint o abra una ventana de navegador privada. Inicie sesión como uno de los usuarios a los que otorgó acceso. Navegue a la lista y confirme que solo pueden ver los elementos para los que tienen permiso. Para los usuarios sin permiso explícito, el elemento no debe aparecer en ninguna vista de lista.
Errores comunes y limitaciones de los permisos a nivel de elemento
Los usuarios aún pueden ver el elemento en los resultados de búsqueda
Los permisos a nivel de elemento no ocultan automáticamente el elemento de la búsqueda de SharePoint. Si la indexación de búsqueda está habilitada, el contenido del elemento puede aparecer en los resultados de búsqueda incluso si un usuario no tiene acceso directo a la lista. Para evitar esto, debe configurar el elemento para que se excluya de la búsqueda o establecer la lista en Sin índice en la configuración de búsqueda.
Los permisos a nivel de elemento rompen las vistas de lista y los flujos de trabajo
Cuando rompe la herencia en muchos elementos, las vistas de lista pueden mostrar resultados inconsistentes. Un usuario con permisos en algunos elementos verá esos elementos pero no otros, lo que puede confundir a los usuarios que esperan ver todos los elementos en una vista. Los flujos de Power Automate que modifican elementos pueden fallar si el propietario del flujo no tiene permisos en cada elemento que toca el flujo.
Copiar o mover un elemento restablece los permisos
Si copia o mueve un elemento a otra lista o biblioteca, los permisos a nivel de elemento se pierden. El elemento copiado hereda los permisos de la lista de destino. Vuelva a aplicar siempre los permisos a nivel de elemento después de mover elementos.
Problemas de rendimiento con cientos de elementos con permisos únicos
SharePoint tiene un límite flexible de 50,000 ámbitos de permisos únicos por colección de sitios. Cada elemento con herencia rota cuenta como un ámbito. Si su lista tiene más de unos pocos cientos de elementos con permisos únicos, puede experimentar tiempos de carga lentos o errores de tiempo de espera. Use permisos a nivel de elemento con moderación y solo para elementos que realmente necesitan acceso restringido.
Permisos a nivel de elemento vs permisos a nivel de lista: diferencias clave
| Elemento | Permisos a nivel de elemento | Permisos a nivel de lista |
|---|---|---|
| Alcance del efecto | Elemento de lista único | Toda la lista y todos los elementos en ella |
| Complejidad de configuración | Debe romper la herencia en cada elemento individualmente | Se establece una vez en la configuración de la lista |
| Impacto en el rendimiento | Alto cuando se aplica a cientos de elementos | Mínimo |
| Visibilidad en la búsqueda | El elemento aún puede aparecer en la búsqueda | Los permisos de lista controlan la visibilidad en la búsqueda |
| Compatibilidad con flujos de trabajo | Los flujos pueden fallar en elementos sin permisos del propietario | Los flujos se ejecutan bajo el contexto del propietario de la lista |
Los permisos a nivel de elemento le brindan un control detallado sobre datos confidenciales en listas de SharePoint. Use la lista de verificación anterior para aplicarlos correctamente y evitar los errores comunes que pueden provocar vistas rotas, flujos de trabajo fallidos o problemas de rendimiento. Para listas con más de 50 elementos que necesitan permisos únicos, considere crear listas separadas para cada audiencia en lugar de usar permisos a nivel de elemento a escala.