Mover una conexión de flujo a una cuenta de servicio: flujo de trabajo práctico para usuarios empresariales

Cuando la persona que creó un flujo de Power Automate deja la empresa o cambia de rol, el flujo deja de funcionar porque sus conexiones están vinculadas a la cuenta de ese usuario. Una cuenta de servicio es una cuenta de usuario dedicada que no está vinculada a ningún empleado en particular, por lo que los flujos vinculados a ella siguen ejecutándose incluso cuando se producen cambios de personal. Este artículo explica cómo mover una conexión de flujo existente a una cuenta de servicio mediante un flujo de trabajo paso a paso que cualquier usuario empresarial puede seguir. Aprenderá a identificar al propietario actual, crear o localizar una cuenta de servicio, actualizar las referencias de conexión y probar el flujo para confirmar que se ejecuta sin interrupciones.

Por qué se interrumpen las conexiones de flujo cuando los usuarios se van

Los flujos de Power Automate utilizan conexiones vinculadas a la identidad de la persona que creó o editó por última vez la conexión. Cuando la cuenta de esa persona se deshabilita o elimina, el flujo no puede autenticarse en servicios como SharePoint, Outlook o Teams. El flujo entra en estado suspendido y muestra un error como “Conexión no encontrada” o “Acceso denegado”. Mover la conexión del flujo a una cuenta de servicio evita este problema porque la cuenta de servicio permanece activa independientemente de la rotación de empleados. Una cuenta de servicio es una cuenta de usuario no humana que tiene su propia licencia y permisos. No se utiliza para inicios de sesión diarios y la gestiona TI. Antes de mover la conexión, debe conocer el propietario actual del flujo, tener acceso a las credenciales de la cuenta de servicio y tener permisos de edición en el flujo.

Lo que necesita antes de comenzar

Necesita los siguientes elementos para completar este flujo de trabajo:

• Permisos de edición del flujo: Debe ser propietario o copropietario del flujo. Si no lo es, pida al propietario actual que comparta el flujo con usted.
• Credenciales de la cuenta de servicio: Necesita el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de servicio. Si no existe ninguna cuenta de servicio, debe crear una en Azure Active Directory.
• Licencia adecuada: La cuenta de servicio debe tener un plan de Power Automate por usuario o una licencia de Microsoft 365 que incluya capacidades de Power Automate, como Office 365 E3 o E5.
• Permisos de la cuenta de servicio: La cuenta de servicio debe tener los mismos permisos que el usuario original para cada servicio al que accede el flujo. Por ejemplo, si el flujo envía correo desde un buzón compartido, la cuenta de servicio debe tener acceso delegado a ese buzón.

Pasos para mover una conexión de flujo a una cuenta de servicio

Siga estos pasos para mover la conexión del usuario actual a una cuenta de servicio. El proceso funciona tanto para flujos en la nube clásicos como para flujos nuevos compatibles con soluciones.

1. Identifique el propietario actual del flujo y las conexiones
   Vaya a Power Automate en make.powerautomate.com e inicie sesión. Seleccione Mis flujos en la navegación izquierda. Busque el flujo que desea migrar y haga clic en el nombre del flujo para abrir su página de detalles. En la página de detalles, busque el campo Propietario para ver el propietario actual. Desplácese hacia abajo hasta la sección Conexiones para ver qué servicios utiliza el flujo. Anote cada nombre de conexión, como SharePoint, Outlook o Teams. Necesitará esta lista para crear nuevas conexiones para la cuenta de servicio.
2. Cree o localice la cuenta de servicio
   Vaya al centro de administración de Azure Active Directory en aad.portal.azure.com. Seleccione Usuarios y luego Nuevo usuario. Complete el Nombre principal de usuario (por ejemplo, flow-svc@yourdomain.com) y el nombre para mostrar. Asigne una contraseña segura y desmarque “Requerir cambio de contraseña en el próximo inicio de sesión”. En Licencias, asigne una licencia que incluya Power Automate. Si ya existe una cuenta de servicio, omita la creación y verifique que tenga una licencia y esté activa. Anote el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de servicio.
3. Agregue la cuenta de servicio como copropietario del flujo
   Regrese a la página de detalles del flujo en Power Automate. Haga clic en Editar en el menú superior. En el diseñador de flujo, haga clic en los tres puntos (más opciones) junto al nombre del flujo y seleccione Compartir. En el panel de uso compartido, escriba el nombre de usuario de la cuenta de servicio y seleccione Agregar como copropietario. Este paso otorga a la cuenta de servicio permisos de edición en el flujo. Haga clic en Cerrar. Ahora la cuenta de servicio puede modificar el flujo y crear nuevas conexiones.
4. Cree nuevas conexiones para la cuenta de servicio
   Cierre la sesión de su sesión actual de Power Automate. Inicie sesión en Power Automate con las credenciales de la cuenta de servicio. Vaya a Datos > Conexiones en la navegación izquierda. Haga clic en Nueva conexión y busque cada servicio que identificó en el paso 1, como SharePoint u Outlook. Para cada servicio, selecciónelo y haga clic en Crear. Siga las indicaciones de inicio de sesión para autenticar la cuenta de servicio. Después de crear todas las conexiones, cierre la sesión de la cuenta de servicio y vuelva a iniciar sesión con su cuenta de usuario normal.
5. Actualice el flujo para usar las nuevas conexiones
   Abra el flujo nuevamente desde Mis flujos. Haga clic en Editar para entrar en el diseñador. Para cada acción o desencadenador que use una conexión, haga clic en la acción para seleccionarla. En el panel de la acción, busque el campo de conexión. Haga clic en la conexión actual y seleccione la nueva conexión de la cuenta de servicio en la lista desplegable. Repita esto para cada acción del flujo. Cuando termine, haga clic en Guardar en el menú superior.
6. Pruebe el flujo y elimine el propietario original
   Haga clic en Probar en el menú superior y seleccione Manualmente o Automáticamente según el desencadenador del flujo. Ejecute el flujo y verifique que se complete correctamente sin errores. Si el flujo utiliza un desencadenador que espera un evento, envíe un correo electrónico de prueba o cree un elemento de prueba en SharePoint para activarlo. Después de confirmar que el flujo funciona, vuelva a Compartir en los detalles del flujo y elimine el propietario original. Este paso evita que el flujo quede vinculado a la cuenta de usuario anterior. Haga clic en Quitar junto al nombre del propietario original y confirme.

Si el flujo todavía tiene problemas después del traslado

Incluso después de seguir los pasos anteriores, es posible que encuentre problemas. Estos son los problemas más comunes y cómo solucionarlos.

El flujo muestra el error “Conexión no encontrada”

Este error significa que una o más acciones todavía hacen referencia a la conexión anterior. Vuelva al diseñador de flujo y revise cada acción. Expanda la configuración de cada acción y confirme que el campo de conexión muestra el nombre de la conexión de la cuenta de servicio. Si omitió alguna acción, seleccione la conexión correcta y guarde de nuevo.

La cuenta de servicio no puede acceder a SharePoint u otros servicios

La cuenta de servicio carece de los permisos necesarios en los recursos de destino. Para SharePoint, otorgue a la cuenta de servicio al menos acceso de Lectura a la colección de sitios. Para Outlook, asegúrese de que la cuenta de servicio tenga acceso delegado a los buzones compartidos que utilice el flujo. Para Teams, agregue la cuenta de servicio como miembro del equipo o canal correspondiente. Póngase en contacto con su equipo de TI para otorgar estos permisos si no tiene la autoridad.

El flujo falla después de eliminar el propietario original

Si eliminó el propietario original antes de probar, el flujo aún puede tener referencias de conexión que solo el propietario original podía autenticar. Vuelva a agregar temporalmente al propietario original y luego siga el paso 5 nuevamente para actualizar todas las conexiones. Pruebe el flujo mientras el propietario original sigue siendo copropietario y, después de una prueba exitosa, elimínelo.

Conexión de usuario original vs. conexión de cuenta de servicio: diferencias clave

Elemento	Conexión de usuario original	Conexión de cuenta de servicio
Propietario	Empleado individual	Cuenta dedicada no humana
Requisito de licencia	Licencia de Power Automate o Microsoft 365 del propio usuario	La cuenta de servicio debe tener una licencia compatible
Impacto de la salida del usuario	El flujo se interrumpe cuando se deshabilita la cuenta	El flujo sigue ejecutándose
Gestión de permisos	Permisos vinculados a la identidad del usuario	Los permisos deben otorgarse explícitamente a la cuenta de servicio
Expiración de contraseña	Los cambios de contraseña del usuario afectan al flujo	La contraseña de la cuenta de servicio debe configurarse para que nunca expire

Mover una conexión de flujo a una cuenta de servicio evita el tiempo de inactividad cuando los empleados se van. Después de completar los pasos, el flujo se ejecuta bajo una identidad estable que no se ve afectada por los cambios de personal. Como siguiente paso, considere configurar la contraseña de la cuenta de servicio para que nunca expire y habilitar la autenticación multifactor con una contraseña de aplicación por seguridad. Para los flujos que utilizan conectores premium, verifique que la cuenta de servicio tenga el plan de Power Automate por usuario adecuado con capacidades de RPA atendida o RPA no atendida si es necesario.