La Lista global de direcciones en Outlook almacena información de contacto de todos los usuarios de su organización. Los usuarios del Outlook clásico suelen confiar en la GAL para encontrar direcciones de correo electrónico, números de teléfono y detalles del departamento. El nuevo Outlook para Windows cambia la forma en que se comporta y aparece la GAL. Este artículo explica las diferencias entre la GAL en el Outlook clásico y el nuevo Outlook. Aprenderá a acceder a la GAL en el nuevo Outlook y a solucionar sus limitaciones.
Puntos clave: en qué se diferencia la Lista global de direcciones del nuevo Outlook
- Cuadro de búsqueda en el campo Para: Escriba un nombre y elija Buscar en el directorio para consultar la GAL directamente.
- Botón Libreta de direcciones en la cinta de opciones: Abre la misma interfaz de la GAL que conocen los usuarios del Outlook clásico.
- La libreta de direcciones sin conexión ya no se almacena en caché: El nuevo Outlook consulta el servidor cada vez en lugar de descargar una copia local.
Cómo funciona la Lista global de direcciones en el Outlook clásico
La Lista global de direcciones es un servicio de directorio proporcionado por Microsoft Exchange Server o Microsoft 365. Contiene objetos habilitados para correo, como usuarios, grupos de distribución, salas y equipos. El Outlook clásico descarga una copia de la GAL en su equipo local cuando utiliza el Modo en caché de Exchange. Esta copia local se denomina Libreta de direcciones sin conexión. Outlook actualiza la OAB periódicamente según la programación de envío y recepción establecida en Archivo > Opciones > Avanzado > Enviar y recibir.
Cuando hace clic en el botón Libreta de direcciones en el Outlook clásico, ve una lista de libretas de direcciones. La Lista global de direcciones aparece en la parte superior. Puede examinar por nombre, buscar por dirección de correo electrónico o filtrar por departamento. El Outlook clásico también muestra la GAL en los campos Para, Cc y Cco cuando escribe un nombre y presiona Ctrl+K para comprobar los nombres en el directorio.
La OAB le permite resolver nombres incluso cuando está sin conexión o tiene una conexión lenta. El archivo OAB se almacena en la carpeta de Outlook dentro de AppData. Su tamaño depende del número de usuarios de su organización. Para organizaciones grandes, la OAB puede superar los 500 MB.
Funciones de la GAL del Outlook clásico que el nuevo Outlook cambia
El Outlook clásico le permite personalizar la programación de descarga de la OAB. También puede forzar una descarga de la OAB haciendo clic en Enviar y recibir > Grupos de envío y recepción > Descargar libreta de direcciones. En el nuevo Outlook, estos controles manuales no existen. El nuevo Outlook no utiliza la OAB en absoluto. Consulta el servidor de Exchange directamente cada vez que busca en la GAL.
Cómo funciona la Lista global de direcciones en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows es un cliente basado en web construido sobre la misma tecnología que Outlook en la web. No utiliza el Modo en caché de Exchange de la misma manera que el Outlook clásico. En lugar de descargar una OAB, el nuevo Outlook envía una consulta al servidor de Exchange cuando busca un nombre. Esto significa que siempre obtiene la información más actualizada del directorio. Pero también significa que no puede examinar la GAL cuando está sin conexión.
El botón Libreta de direcciones sigue presente en el nuevo Outlook. Puede encontrarlo en la cinta de opciones, en la pestaña Inicio. Al hacer clic en Libreta de direcciones se abre la misma interfaz de la GAL que ve en el Outlook clásico. Puede buscar por nombre, correo electrónico o departamento. Los resultados aparecen en una lista y puede hacer doble clic en un contacto para ver los detalles.
El nuevo Outlook también integra la GAL en la ventana de redacción. Cuando escribe un nombre en el campo Para, aparece una lista desplegable con los contactos coincidentes de su libreta de direcciones personal y de la GAL. Si el nombre no aparece, puede hacer clic en Buscar en el directorio en la parte inferior de la lista desplegable. Esto envía una consulta del lado del servidor para el nombre.
Pasos para acceder a la GAL en el nuevo Outlook
- Abrir la Libreta de direcciones
Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones. Localice el botón Libreta de direcciones en el grupo Buscar. Haga clic en él. Se abre el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, que muestra la Lista global de direcciones de forma predeterminada. - Buscar un nombre
En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, escriba un nombre en el cuadro Buscar. Presione Entrar. Outlook consulta el servidor y muestra las entradas coincidentes. También puede usar comodines escribiendo parte de un nombre seguido de un asterisco. - Ver los detalles del contacto
Haga doble clic en cualquier entrada de los resultados de búsqueda. Se abre una tarjeta de contacto que muestra detalles como el cargo, el departamento, los números de teléfono y el nombre del gerente. - Agregar un contacto de la GAL a su libreta de direcciones personal
En la tarjeta de contacto, haga clic en Agregar a contactos. Esto crea una copia en su carpeta de contactos predeterminada. Los cambios en la entrada original de la GAL no actualizarán esta copia. - Buscar en la GAL desde una ventana de redacción
Abra un nuevo mensaje de correo electrónico. Empiece a escribir un nombre en el campo Para. Si el nombre no aparece en la lista desplegable, haga clic en Buscar en el directorio en la parte inferior. Se ejecuta la consulta de la GAL y se muestran los nombres coincidentes.
Qué hacer cuando la GAL no funciona como se espera
La GAL del nuevo Outlook depende de una conexión estable con el servidor de Exchange. Si experimenta problemas, a menudo están relacionados con la conectividad o los permisos. A continuación se presentan tres escenarios comunes y sus soluciones.
La búsqueda en la GAL no devuelve resultados en el nuevo Outlook
Esto suele ocurrir cuando Outlook no puede comunicarse con el servidor de Exchange. Compruebe primero su conexión a Internet. Si está conectado, verifique que Outlook muestre Conectado en la barra de estado en la parte inferior. Si muestra Desconectado, haga clic en la barra de estado y seleccione Trabajar sin conexión para desactivarlo. Si el problema persiste, reinicie Outlook. Para problemas persistentes, es posible que su administrador de TI deba comprobar los permisos de su buzón.
La GAL muestra información desactualizada en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook consulta el servidor en tiempo real, por lo que la información desactualizada es poco frecuente. Si ve datos antiguos, es posible que el propio servidor de Exchange no se haya sincronizado con el proveedor de identidades. Esto puede ocurrir después de un cambio de usuario en Active Directory o Microsoft Entra ID. Espere de 15 a 30 minutos para la replicación. Luego cierre y vuelva a abrir Outlook para forzar una consulta nueva.
Faltan grupos de distribución en la GAL en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook solo muestra los grupos que son visibles en la GAL. Si un grupo está oculto en las listas de direcciones, no aparecerá en los resultados de búsqueda. Aún puede enviar correo electrónico a un grupo oculto si escribe su dirección de correo electrónico exacta. Para hacer visible un grupo oculto, pida a su administrador de TI que cambie la configuración de visibilidad del grupo en el centro de administración de Exchange.
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Acceso sin conexión | Sí, mediante la Libreta de direcciones sin conexión | No, requiere conexión al servidor |
| Método de búsqueda | OAB local más consulta al servidor | Solo consulta al servidor |
| Botón Libreta de direcciones | Inicio > Libreta de direcciones | Inicio > Libreta de direcciones |
| Buscar en el directorio al redactar | Ctrl+K comprueba los nombres | Vínculo Buscar en el directorio en la lista desplegable |
| Descarga manual de la OAB | Sí, en Grupos de envío y recepción | No disponible |
Ahora puede usar la Lista global de direcciones en el nuevo Outlook con confianza. El botón Libreta de direcciones funciona de la misma manera que en el Outlook clásico. Para escenarios sin conexión, considere crear contactos personales para las entradas de la GAL que utilice con frecuencia. El nuevo Outlook no admite la Libreta de direcciones sin conexión, así que planifique su flujo de trabajo en consecuencia. Si necesita examinar la GAL sin conexión de red, mantenga instalado el Outlook clásico hasta que su organización complete la migración.