Cuando reconstruye un perfil de Outlook para solucionar problemas de corrupción o rendimiento, todas sus reglas de correo se pierden a menos que las exporte primero. Outlook almacena las reglas localmente en el perfil, no en el servidor, por lo que un perfil nuevo comienza sin reglas. Este artículo explica cómo exportar sus reglas de Outlook a un archivo, para que pueda importarlas en un perfil nuevo sin volver a crear cada regla manualmente.
El proceso de exportación utiliza el cuadro de diálogo Reglas y alertas, que guarda las reglas en un formato de archivo RWZ. Luego puede importar este archivo después de configurar el nuevo perfil. Los pasos difieren ligeramente entre Outlook 2016, 2019, 2021 y las versiones de Microsoft 365, pero el método principal sigue siendo el mismo.
Esta guía cubre el procedimiento de exportación, qué contiene el archivo RWZ y cómo manejar las reglas que no se exportan correctamente.
Puntos clave: Exportar reglas de Outlook antes de reconstruir
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Exportar reglas: Guarda todas las reglas en un archivo RWZ que se puede importar en un perfil nuevo.
- Formato de archivo RWZ: Contiene condiciones, acciones y excepciones de las reglas, pero no incluye reglas solo del lado del servidor ni reglas que hacen referencia a cuentas de correo específicas.
- Importar después de reconstruir el perfil: Use Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Importar reglas para restaurar el archivo RWZ guardado en el nuevo perfil.
Por qué las reglas de Outlook están vinculadas a su perfil
Outlook almacena las reglas de correo en un archivo llamado Outlook.RWZ, que se encuentra en la carpeta del perfil de usuario en su unidad local. Este archivo forma parte de los datos del perfil y no se sincroniza con Exchange Online ni con servidores IMAP. Cuando elimina o reconstruye un perfil, Windows elimina este archivo junto con otros datos del perfil.
Las reglas del lado del servidor para cuentas de Exchange sí existen en el servidor, pero tienen complejidad limitada. Las reglas solo del cliente que usan condiciones locales, como palabras clave en el asunto, direcciones de remitente o acciones personalizadas, no se almacenan en el servidor. Si reconstruye su perfil sin exportar, esas reglas solo del cliente se pierden de forma permanente.
La función de exportación crea una copia portátil de todas las reglas del perfil actual. El archivo RWZ se puede transferir a otra computadora o usar después de una instalación de perfil nueva. Sin embargo, las reglas que hacen referencia a cuentas o carpetas específicas que no existen en el nuevo perfil no se podrán importar.
Pasos para exportar reglas de Outlook antes de reconstruir el perfil
Siga estos pasos mientras su perfil actual aún esté activo. No elimine ni modifique el perfil hasta que la exportación se complete.
- Abra el cuadro de diálogo Reglas y alertas
En Outlook, vaya a la pestaña Archivo. Haga clic en Administrar reglas y alertas en la sección Información. Se abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas con la pestaña Reglas de correo electrónico seleccionada. - Inicie el proceso de exportación
Haga clic en el botón Opciones en el área superior derecha del cuadro de diálogo. Aparece un pequeño menú con tres opciones: Importar reglas, Exportar reglas y Borrar todas las reglas. - Elija Exportar reglas
Haga clic en Exportar reglas. Se abre un cuadro de diálogo Guardar como estándar. Navegue a una ubicación que pueda encontrar más tarde, como su carpeta Documentos o una unidad USB. - Nombre y guarde el archivo
En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre descriptivo como OutlookRulesBackup. El formato de archivo predeterminado es .RWZ. Haga clic en Guardar. El cuadro de diálogo se cierra y Outlook escribe el archivo RWZ en la carpeta seleccionada. - Verifique el archivo exportado
Abra la carpeta donde guardó el archivo. Confirme que existe un archivo llamado OutlookRulesBackup.RWZ y que tiene un tamaño mayor que cero bytes. Un archivo de cero bytes indica que no se exportó ninguna regla. - Cierre el cuadro de diálogo Reglas y alertas
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Sus reglas ahora están guardadas externamente y listas para importar después de reconstruir el perfil.
Después de reconstruir el perfil: Importar las reglas
Una vez que haya creado y configurado el nuevo perfil de Outlook con su cuenta de correo, puede importar las reglas guardadas.
- Abra Reglas y alertas en el nuevo perfil
Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. - Haga clic en Opciones
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Opciones. - Seleccione Importar reglas
Haga clic en Importar reglas. Se abre un cuadro de diálogo de selección de archivos. - Localice el archivo RWZ
Navegue hasta la carpeta donde guardó OutlookRulesBackup.RWZ. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. - Confirme la importación
Outlook le pregunta si desea reemplazar las reglas existentes o anexar las reglas importadas. Si este es un perfil nuevo sin reglas, elija Anexar. Haga clic en Aceptar. Las reglas se agregan al perfil. - Ejecute las reglas manualmente para probar
Seleccione una regla en la lista y luego haga clic en Ejecutar reglas ahora para verificar que funciona con su buzón actual.
Limitaciones y problemas al exportar reglas de Outlook
La opción Exportar está atenuada o falta
Esto ocurre cuando Outlook se ejecuta en un entorno restringido, como una red corporativa con configuraciones de Directiva de grupo que deshabilitan la exportación de reglas. Comuníquese con su administrador de TI. Como alternativa, puede copiar el archivo Outlook.RWZ directamente desde la carpeta del perfil en %appdata%\Microsoft\Outlook, pero este método requiere que Outlook esté cerrado y que se pueda acceder a la carpeta del perfil.
Las reglas no se importan después de reconstruir
Si una regla hace referencia a una cuenta de correo específica que ya no existe en el nuevo perfil, la importación omite esa regla. Por ejemplo, una regla que mueve mensajes de una cuenta POP3 a una carpeta falla si esa cuenta no está configurada. Antes de reconstruir, anote qué reglas dependen de cuentas específicas y esté preparado para volver a crearlas manualmente.
El archivo RWZ muestra cero bytes
Un archivo RWZ de cero bytes significa que no se exportó ninguna regla. Abra el cuadro de diálogo Reglas y alertas y confirme que existe al menos una regla. Si las reglas están presentes pero aún se exportan como cero bytes, cierre Outlook por completo, reinícielo y vuelva a intentar la exportación. Si el problema persiste, es posible que su perfil de Outlook esté dañado y las reglas no se puedan exportar. En ese caso, documente cada regla manualmente tomando capturas de pantalla de las condiciones y acciones de la regla.
Exportar reglas en Outlook para Mac vs Windows
| Elemento | Outlook para Windows | Outlook para Mac |
|---|---|---|
| Método de exportación | Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Exportar reglas | Herramientas > Reglas > Exportar reglas |
| Formato de archivo | RWZ | ORULE |
| Ubicación del archivo guardado | Carpeta seleccionada por el usuario | Carpeta seleccionada por el usuario |
| Compatibilidad multiplataforma | Los archivos RWZ no se pueden importar en Outlook para Mac | Los archivos ORULE no se pueden importar en Outlook para Windows |
| Máximo de reglas exportadas | Sin límite estricto, pero el rendimiento se degrada más allá de 200 reglas | Sin límite estricto |
Outlook para Mac y Outlook para Windows usan formatos de archivo diferentes para exportar reglas. No puede transferir reglas entre las dos plataformas con las herramientas integradas de exportación e importación. Si cambia de Windows a Mac, debe volver a crear las reglas manualmente en el lado de Mac.
Qué hacer si la exportación falla por completo
Si la opción Exportar reglas no funciona debido a corrupción o restricciones de directiva, tiene dos alternativas. Primero, documente manualmente cada regla abriéndola y tomando una captura de pantalla o anotando las condiciones, acciones y excepciones. Segundo, si tiene acceso a una segunda computadora con Outlook instalado, puede copiar toda la carpeta del perfil de Outlook desde %appdata%\Microsoft\Outlook a esa computadora, abrir Outlook allí y exportar las reglas desde esa copia. Este método alternativo requiere la misma versión de Outlook en ambas máquinas.
Después de exportar las reglas y reconstruir su perfil, puede restaurar sus reglas importando el archivo RWZ. Pruebe cada regla enviándose un mensaje de prueba que coincida con las condiciones de la regla. Si una regla no se activa, verifique que las referencias de cuenta y carpeta en la regla aún existan en el nuevo perfil.
Para usuarios avanzados, el archivo RWZ es un archivo XML de texto sin formato. Puede abrirlo en Notepad para inspeccionar las definiciones de reglas, pero no se admite la edición directa del archivo y podría dañar la importación. Siempre conserve el archivo RWZ original como respaldo antes de realizar cualquier edición manual.