Si usa Outlook con una cuenta de Microsoft 365 o Exchange, su archivo OST sin conexión crece automáticamente a medida que recibe y envía correo. Cuando ese archivo se acerca a los 100 GB, Outlook puede dejar de sincronizar, mostrar errores o negarse a abrirse. Este límite estricto existe porque el indexador de Windows Search y el motor de base de datos de Outlook no pueden gestionar de forma fiable un archivo de más de 100 GB. Este artículo explica por qué existe el límite de 100 GB y le ofrece métodos paso a paso para dividir su correo en archivos de archivo para que mantenga su archivo OST por debajo del límite.
Puntos clave: Gestión del límite de 100 GB del OST de Outlook
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Archivos de datos: Localice su archivo OST actual y compruebe su tamaño en la ubicación de la carpeta.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Archivos de datos > Agregar: Cree un nuevo archivo de datos de Outlook (.pst) que sirva como destino de archivo.
- Archivo > Información > Herramientas de limpieza > Archivar: Mueva o copie elementos antiguos al archivo PST y reduzca el tamaño del archivo OST activo.
Por qué Outlook tiene un límite de 100 GB para el archivo OST
El archivo OST es una caché local de su buzón de Exchange o Microsoft 365. Outlook y el indexador de Windows Search trabajan juntos para proporcionar búsquedas rápidas y acceso sin conexión. El motor de base de datos que gestiona los archivos OST, Extensible Storage Engine (ESE), tiene un tamaño máximo práctico de base de datos de 100 GB. Más allá de ese límite, el motor experimenta fragmentación, errores de escritura y corrupción.
Microsoft no admite oficialmente archivos OST de más de 100 GB para ninguna versión de Outlook conectada a Exchange Online o Exchange Server. Si su archivo OST supera este límite, Outlook puede mostrar el error “No se puede iniciar Microsoft Outlook. No se puede abrir la ventana de Outlook. No se puede abrir el conjunto de carpetas”. O la sincronización puede detenerse con el mensaje “Se produjo un error inesperado. Es posible que su buzón no esté disponible temporalmente”.
La única solución fiable a largo plazo es reducir el tamaño del archivo OST moviendo los elementos más antiguos fuera del buzón activo y a un archivo independiente. Este proceso no elimina ningún dato. Mueve mensajes, entradas de calendario y tareas a un archivo PST que puede abrir en Outlook en cualquier momento.
Pasos para crear un PST de archivo y mover correo antiguo
Antes de empezar, cierre Outlook y asegúrese de tener suficiente espacio libre en disco. El archivo PST de archivo se almacenará en su unidad local o en una ubicación de red. Necesita al menos 20 GB de espacio libre para una operación de archivo típica.
Paso 1: Comprobar el tamaño actual de su archivo OST
- Abra Outlook
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. - Seleccione la pestaña Archivos de datos
Verá una lista de todos los archivos de datos. El archivo OST de su cuenta de Exchange se muestra con el tipo “Archivo de datos de Outlook sin conexión”. - Anote la ubicación del archivo
Haga clic en la fila del archivo OST y, a continuación, haga clic en Abrir ubicación del archivo. El Explorador de archivos de Windows se abre en la carpeta que contiene su archivo OST. Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Propiedades. El valor Tamaño de la pestaña General muestra el tamaño actual del archivo. Si está cerca o por encima de 100 GB, continúe con los pasos siguientes.
Paso 2: Crear un nuevo archivo PST de archivo
- Abra Outlook
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. - Haga clic en la pestaña Archivos de datos
Haga clic en Agregar. - Elija el tipo de archivo
En el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook, seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst). Haga clic en Aceptar. - Asigne un nombre y guarde el archivo
Escriba un nombre descriptivo como “Archive2024.pst” o “OldMailArchive.pst”. Elija una carpeta con suficiente espacio libre. Haga clic en Aceptar. - Establezca una contraseña (opcional)
Puede agregar una contraseña al archivo PST. Si lo hace, recuerde la contraseña. Sin ella, no podrá abrir el archivo más adelante. Haga clic en Aceptar.
El nuevo archivo PST aparece en el Panel de navegación bajo las carpetas de su buzón. Puede cambiar el nombre de la carpeta raíz del archivo haciendo clic con el botón derecho en ella y seleccionando Propiedades.
Paso 3: Mover o copiar elementos al PST de archivo
- Abra el menú Herramientas de limpieza
En Outlook, vaya a Archivo > Información > Herramientas de limpieza > Archivar. - Seleccione la carpeta que desea archivar
En el cuadro de diálogo Archivar, elija Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas. Seleccione la carpeta raíz de su buzón (normalmente su dirección de correo electrónico). - Establezca una fecha de corte
En Archivar elementos anteriores a, elija una fecha. Por ejemplo, seleccione 6 meses o 1 año. Los elementos anteriores a esa fecha se moverán al PST de archivo. - Elija el archivo de archivo
En Archivar archivo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo PST que creó en el Paso 2. Asegúrese de que la opción “Incluir elementos con ‘No AutoArchivar’ activado” no esté seleccionada a menos que desee mover también esos elementos. - Haga clic en Aceptar
Outlook mueve los elementos al PST de archivo. El proceso puede tardar varios minutos según el número de elementos.
Después de archivar, el tamaño del archivo OST disminuye. Para verificarlo, cierre Outlook, vuelva a abrirlo y repita el Paso 1 para comprobar de nuevo el tamaño del archivo.
Paso 4: Arrastrar y colocar manual para archivado selectivo
Si desea mover solo carpetas específicas o mensajes individuales, use arrastrar y colocar.
- Abra el PST de archivo
En el Panel de navegación, expanda el archivo PST de archivo que creó. - Cree subcarpetas (opcional)
Haga clic con el botón derecho en la carpeta raíz del archivo, seleccione Nueva carpeta y asígnele un nombre, por ejemplo, “Correos 2023” o “Proyectos”. - Arrastre elementos o carpetas
Seleccione una carpeta de su buzón activo. Mantenga presionada la tecla Ctrl y arrástrela a la carpeta del PST de archivo. Esto copia los elementos. Para mover en lugar de copiar, arrastre sin la tecla Ctrl. Outlook mueve los elementos y los elimina del buzón activo.
Si Outlook sigue teniendo problemas después de archivar
El tamaño del archivo OST no disminuyó
Es posible que el archivo OST no se reduzca inmediatamente porque Outlook reserva espacio. Cierre Outlook y ejecute la herramienta Limpiar buzón. Vaya a Archivo > Información > Herramientas de limpieza > Limpiar buzón. Haga clic en AutoArchivar para forzar una limpieza completa. Si el archivo sigue siendo grande, compacte el archivo OST yendo a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Archivos de datos, seleccione el archivo OST, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Compactar ahora. Este proceso puede tardar hasta 30 minutos.
Outlook muestra “No se puede iniciar Microsoft Outlook” después de archivar
Si el archivo OST estaba dañado antes de archivar, la operación de archivo puede fallar. Elimine el archivo OST y deje que Outlook lo reconstruya. Cierre Outlook. Abra el Explorador de archivos y navegue a la ubicación del archivo OST del Paso 1. Haga clic con el botón derecho en el archivo OST y elimínelo. Reinicie Outlook. Outlook descarga un nuevo archivo OST del servidor. El archivo PST de archivo permanece intacto y contiene sus elementos antiguos.
Faltan elementos archivados en el archivo PST
Compruebe que seleccionó el archivo PST correcto durante la operación de archivo. Abra el PST de archivo yendo a Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. Vaya al archivo PST y haga clic en Aceptar. Si los elementos no están allí, ejecute de nuevo el proceso de archivo con una fecha de corte diferente. Si el archivo PST está dañado, use la Herramienta de reparación de la bandeja de entrada (scanpst.exe) ubicada en la carpeta del programa Outlook. Ejecute la herramienta en el archivo PST y siga las indicaciones.
AutoArchivar vs Archivar manual vs Archivo en línea
| Elemento | AutoArchivar | Archivar manual | Archivo en línea (Exchange Online) |
|---|---|---|---|
| Desencadenador | Se ejecuta automáticamente según una programación | El usuario lo inicia desde Archivo > Información > Herramientas de limpieza | El administrador lo habilita por buzón en el centro de administración de Exchange |
| Destino | Archivo PST local que especifique | Archivo PST local que elija cada vez | Buzón de archivo basado en la nube en Exchange Online |
| Acceso | Abrir archivo PST en Outlook | Abrir archivo PST en Outlook | Visible en el Panel de navegación de Outlook automáticamente |
| Efecto en el tamaño del OST | Reduce el tamaño del archivo OST | Reduce el tamaño del archivo OST | Reduce el tamaño del archivo OST porque los elementos se mueven fuera del buzón principal |
| Limitaciones | El archivo PST también puede alcanzar un tamaño grande | El archivo PST también puede alcanzar un tamaño grande | Requiere Exchange Online Plan 2 o el complemento Exchange Online Archiving |
Después de mover el correo a un PST de archivo, puede mantener el archivo abierto en Outlook para un acceso rápido. Para evitar el crecimiento futuro, establezca un recordatorio recurrente para archivar cada tres meses. Si su organización usa Exchange Online, pida a su administrador de TI que habilite la característica de archivo en línea, que mueve los elementos a un buzón en la nube independiente sin crear un archivo PST local.