Autoarchivar de Outlook mueve los elementos antiguos de su buzón a un archivo PST separado o los elimina automáticamente. De forma predeterminada, Outlook aplica una única política de retención global a todas las carpetas. Esto significa que todas las carpetas utilizan el mismo umbral de antigüedad, como archivar elementos con más de seis meses. Es posible que desee diferentes tiempos de retención para distintas carpetas, como conservar Elementos enviados durante tres meses pero archivar la Bandeja de entrada después de un año. Este artículo explica cómo establecer una política de retención de Autoarchivar personalizada en carpetas individuales, anulando la configuración global.
Puntos clave: Anular Autoarchivar global con políticas por carpeta
- Carpeta > Propiedades > pestaña Autoarchivar: Establezca una antigüedad de archivo personalizada por carpeta, omitiendo la política global.
- Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de Autoarchivar: Desactive la política global para evitar conflictos con las reglas por carpeta.
- Botón Ejecutar Autoarchivar ahora: Fuerce a Outlook a aplicar la política por carpeta de inmediato sin esperar a la próxima ejecución automática.
Entender las políticas globales y por carpeta de Autoarchivar
Autoarchivar de Outlook tiene dos niveles de configuración. La política global se aplica a todas las carpetas del buzón a menos que una carpeta tenga su propia política. La política global se establece en Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de Autoarchivar. Define la antigüedad predeterminada, la ubicación del archivo de archivo y si los elementos se eliminan o se mueven. Cuando una carpeta tiene una política personalizada, Outlook utiliza la configuración de esa carpeta en lugar de la global. La política personalizada puede establecer una antigüedad, una acción o un archivo de archivo diferentes. Esto es útil para carpetas que contienen elementos sensibles al tiempo, como carpetas de proyectos o correspondencia temporal.
Las políticas por carpeta se almacenan en el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta. Puede establecer una antigüedad de archivo diferente para cada carpeta. La política global permanece activa para todas las demás carpetas que no tengan una configuración personalizada. Si desea que solo carpetas específicas se archiven según su propio calendario, deje la política global habilitada. Si desea que cada carpeta tenga su propia regla, deshabilite la política global por completo.
Pasos para establecer una política de Autoarchivar por carpeta en Outlook
Antes de comenzar, decida si desea que la política global permanezca activa. Si deshabilita la política global, solo se archivarán las carpetas con una política personalizada. Si mantiene la política global habilitada, las carpetas sin una política personalizada seguirán las reglas globales.
- Abrir las propiedades de la carpeta
Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea configurar en el panel de navegación de Outlook. Seleccione Propiedades en el menú contextual. - Ir a la pestaña Autoarchivar
En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Autoarchivar. Esta pestaña está disponible para carpetas de correo, calendario, tareas, notas y diario. - Elegir la opción de política por carpeta
Seleccione el botón de opción etiquetado Archivar esta carpeta usando esta configuración. Esta acción anula la política global solo para esta carpeta. - Establecer la antigüedad de archivo
En el campo Limpiar elementos anteriores a, introduzca el número de meses, días o semanas. El valor mínimo es 1 día; el máximo es 999 meses. Utilice la lista desplegable para seleccionar la unidad. - Elegir la acción de archivo
Seleccione Mover elementos antiguos a la carpeta de archivo predeterminada para mover los elementos al archivo PST predeterminado. O seleccione Mover elementos antiguos a una carpeta de archivo específica para elegir un archivo PST diferente. Seleccione Eliminar permanentemente los elementos antiguos para eliminarlos sin archivarlos. - Aplicar la configuración
Haga clic en Aceptar para guardar la política por carpeta. Outlook aplica esta regla en el próximo ciclo de archivo automático o cuando ejecute Autoarchivar manualmente.
Deshabilitar la política global de Autoarchivar
Si desea tener control total sobre cada carpeta, deshabilite la política global. Esto evita que Outlook aplique una regla de archivo predeterminada a las carpetas sin una política personalizada.
- Abrir la configuración de Autoarchivar
Vaya a Archivo > Opciones > Avanzado. En la sección Autoarchivar, haga clic en Configuración de Autoarchivar. - Desactivar la política global
Desmarque la casilla etiquetada Ejecutar Autoarchivar cada N días. Esto deshabilita la programación de archivo global automática. - Confirmar el cambio
Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar ambos cuadros de diálogo. Las carpetas sin una política personalizada ya no se archivarán automáticamente.
Ejecutar Autoarchivar manualmente para una sola carpeta
Puede forzar a Outlook a archivar una carpeta específica de inmediato. Esto es útil para probar la política por carpeta o archivar elementos sensibles al tiempo antes del próximo ciclo automático.
- Seleccionar la carpeta
Haga clic en la carpeta en el panel de navegación para seleccionarla. - Ejecutar Autoarchivar
Vaya a Archivo > Información > Herramientas. Haga clic en Limpiar elementos antiguos. Outlook ejecuta el proceso de Autoarchivar en la carpeta seleccionada y todas las subcarpetas que tengan una política personalizada.
Errores comunes y limitaciones con Autoarchivar por carpeta
La política por carpeta no se aplica a las subcarpetas
Cuando establece una política personalizada en una carpeta principal, las subcarpetas no heredan esa política. Cada subcarpeta debe tener su propia política personalizada o se aplicará la política global. Para aplicar la misma política a varias subcarpetas, configure cada una individualmente.
Las carpetas de calendario requieren un manejo especial
Outlook archiva los elementos de calendario anteriores a la antigüedad especificada. Sin embargo, las citas y reuniones recurrentes se archivan solo después de la última repetición. Si establece una antigüedad muy corta, algunos elementos recurrentes pueden no archivarse hasta que pasen todas las repeticiones.
La ubicación del archivo de archivo no se puede cambiar por carpeta en algunas versiones
En Outlook 2016 y versiones anteriores, la política por carpeta no permite elegir un archivo PST de archivo diferente. La opción está atenuada. En Outlook para Microsoft 365 y Outlook 2019, puede seleccionar un archivo de archivo personalizado por carpeta. Si la opción no está disponible, todas las carpetas se archivan en el archivo PST predeterminado.
Los elementos de la carpeta Elementos eliminados no se archivan
Outlook no archiva los elementos de la carpeta Elementos eliminados independientemente de la política. Para eliminar elementos eliminados antiguos, utilice la configuración de Autoarchivar para eliminar permanentemente los elementos anteriores a una antigüedad especificada. Esta configuración está disponible en la política por carpeta para la carpeta Elementos eliminados.
| Elemento | Política global de Autoarchivar | Política de Autoarchivar por carpeta |
|---|---|---|
| Ámbito | Se aplica a todas las carpetas sin una política personalizada | Se aplica solo a la carpeta seleccionada |
| Configuración de antigüedad | Se establece en Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de Autoarchivar | Se establece en Propiedades de la carpeta > pestaña Autoarchivar |
| Archivo de archivo | Utiliza el archivo PST predeterminado o un archivo personalizado establecido en la configuración global | Puede usar el PST predeterminado o un PST personalizado en Outlook 2019 y versiones posteriores |
| Acción | Mover o eliminar según lo definido globalmente | Mover o eliminar según lo definido por carpeta |
| Subcarpetas | Se aplica a todas las subcarpetas que no tengan una política personalizada | No se aplica a las subcarpetas |
| Anulación | Puede ser anulada por cualquier política por carpeta | Anula la política global para esa carpeta |
Ahora puede establecer diferentes antigüedades de archivo para distintas carpetas en Outlook. Comience configurando las carpetas más sensibles al tiempo, como la Bandeja de entrada y Elementos enviados. Para un control avanzado, deshabilite la política global y establezca una política personalizada en cada carpeta que desee archivar. Utilice el botón Ejecutar Autoarchivar ahora para probar cada política por carpeta inmediatamente después de la configuración.