La fecha de expiración para compartir no se aplica a enlaces antiguos: solución para OneDrive for business

Estableces una fecha de expiración para compartir en un archivo o carpeta de OneDrive for Business, pero los enlaces compartidos existentes de antes de esa fecha continúan funcionando. Esto ocurre porque OneDrive aplica la configuración de expiración solo a los enlaces creados después del cambio de política, no retroactivamente. En este artículo, aprenderás por qué los enlaces antiguos omiten la fecha de expiración y cómo expirarlos o reemplazarlos manualmente.

Por qué las fechas de expiración de OneDrive no se aplican a enlaces compartidos antiguos

OneDrive for Business trata cada enlace compartido como un objeto de permiso independiente. Cuando estableces o cambias una fecha de expiración en la configuración de uso compartido del archivo o carpeta, ese cambio se aplica solo a la plantilla de política de uso compartido para enlaces nuevos. Los enlaces que ya se generaron antes de configurar la fecha de expiración conservan su configuración de permisos original, que típicamente no tiene expiración o tiene un valor de expiración diferente.

Este comportamiento es por diseño. OneDrive no escanea ni actualiza retroactivamente los enlaces existentes porque hacerlo podría interrumpir flujos de trabajo donde los usuarios dependen de enlaces compartidos de larga duración. El sistema asume que si deseas que un enlace expire, debes establecer la expiración en el momento de la creación del enlace o usar una política a nivel de inquilino que se aplique a todos los nuevos elementos compartidos.

La misma limitación se aplica a otros controles de uso compartido, como la protección con contraseña y las restricciones de descarga. Cambiar estos ajustes después de compartir un enlace no afecta al enlace en sí. Debes administrar cada enlace individualmente o eliminar y volver a compartir el elemento con la nueva política.

Pasos para aplicar fechas de expiración a enlaces compartidos existentes de OneDrive

Para aplicar una fecha de expiración a enlaces que se crearon antes de establecer la política, debes actualizar o reemplazar manualmente esos enlaces. Usa los siguientes métodos según la cantidad de enlaces que necesites cambiar.

Método 1: Actualizar la expiración de enlaces individuales usando OneDrive web

1. Abre OneDrive en tu navegador
   Ve a https://onedrive.live.com e inicia sesión con tu cuenta profesional o educativa.
2. Navega al archivo o carpeta con enlaces antiguos
   Busca el elemento que tiene enlaces compartidos que deseas expirar.
3. Haz clic derecho en el elemento y selecciona Administrar acceso
   Alternativamente, haz clic en la casilla de verificación circular junto al elemento y luego haz clic en el botón Administrar acceso en la barra de herramientas en la parte superior de la página.
4. Localiza el enlace que deseas expirar
   En el panel Administrar acceso, verás una lista de todas las personas y enlaces que tienen acceso. Haz clic en la pestaña Enlaces si no está seleccionada.
5. Haz clic en los tres puntos junto al enlace y selecciona Editar enlace
   Esto abre la configuración del enlace.
6. Establece la fecha de expiración
   En Expiración, haz clic en el selector de fecha y elige la fecha en la que deseas que el enlace deje de funcionar. Haz clic en Aplicar para guardar el cambio.
7. Repite para cada enlace antiguo
   Debes editar cada enlace individualmente. OneDrive no admite la edición masiva de fechas de expiración de enlaces existentes.

Método 2: Eliminar enlaces antiguos y crear nuevos con expiración

1. Abre el panel Administrar acceso
   Sigue los pasos 1 al 4 del Método 1.
2. Elimina el enlace antiguo
   Haz clic en los tres puntos junto al enlace y selecciona Eliminar enlace. Confirma la eliminación.
3. Crea un nuevo uso compartido con una fecha de expiración
   Haz clic derecho en el archivo o carpeta y selecciona Compartir. En el cuadro de diálogo para compartir, haz clic en Configuración del enlace. En Expiración, establece la fecha deseada. Copia el nuevo enlace y envíalo a los destinatarios previstos.

Método 3: Usar el Centro de administración de Microsoft 365 para aplicar una expiración predeterminada para nuevos enlaces

1. Ve al Centro de administración de Microsoft 365
   Inicia sesión en https://admin.microsoft.com con una cuenta que tenga privilegios de administrador global o de SharePoint.
2. Navega al Centro de administración de SharePoint
   En la navegación izquierda, expande Centros de administración y selecciona SharePoint.
3. Abre las políticas de uso compartido
   En el Centro de administración de SharePoint, haz clic en Políticas en el menú izquierdo y luego haz clic en Uso compartido.
4. Establece un rango de expiración predeterminado
   En Expiración para enlaces compartidos, selecciona Estos enlaces deben expirar dentro de este número de días e ingresa un número (por ejemplo, 30). Esto se aplica solo a los enlaces nuevos creados después de guardar la política.
5. Haz clic en Guardar
   Los enlaces existentes no se ven afectados. Aún debes administrarlos manualmente usando el Método 1 o 2.

Si los enlaces antiguos siguen funcionando después de establecer la expiración

Establecí una fecha de expiración en el archivo, pero el enlace antiguo sigue funcionando

Este es un comportamiento esperado. La fecha de expiración que estableces en el archivo o carpeta a través del cuadro de diálogo Compartir o del panel Detalles se aplica solo a la política de uso compartido predeterminada para ese elemento. Los enlaces creados antes de ese cambio conservan su configuración original. Usa el panel Administrar acceso para editar o eliminar cada enlace antiguo como se describió anteriormente.

Cambié la política de expiración a nivel de inquilino, pero los enlaces existentes no están expirando

Las políticas a nivel de inquilino para la expiración de enlaces se aplican solo a los enlaces creados después de guardar la política. Los enlaces que se compartieron antes del cambio de política conservan su configuración de expiración original, que puede ser Nunca. No existe una herramienta de administración para expirar retroactivamente todos los enlaces antiguos. Debes pedir a los usuarios que revisen y actualicen sus enlaces compartidos usando el panel Administrar acceso, o usar un script de PowerShell para enumerar y actualizar enlaces programáticamente si tienes permisos de administrador de SharePoint.

Quiero expirar todos los enlaces antiguos de una carpeta específica rápidamente

El método más rápido es eliminar todos los enlaces existentes de esa carpeta y volver a compartir con fechas de expiración. En el panel Administrar acceso, puedes eliminar enlaces uno por uno. Para carpetas con muchos enlaces, considera usar la opción Detener uso compartido en la carpeta misma, que elimina todos los enlaces y permisos de uso compartido. Luego vuelve a compartir la carpeta con la fecha de expiración establecida en el momento de la creación.

Expiración de enlaces compartidos de OneDrive: control predeterminado vs. manual

Elemento	Política predeterminada del inquilino	Edición manual de enlaces
Se aplica a	Todos los enlaces nuevos creados después de guardar la política	Solo enlaces existentes individuales
Efecto retroactivo	No	Sí, por enlace
Se requiere control de administrador	Sí: administrador de SharePoint o administrador global	No: cualquier usuario con acceso de edición al elemento
Operación masiva	Sí: se aplica a todos los nuevos elementos compartidos a nivel de inquilino	No: debe editar cada enlace por separado
Se puede revertir después de establecer	Sí: cambiar el valor de la política o eliminar el requisito de expiración	Sí: volver a editar el enlace y borrar la fecha

OneDrive no proporciona un botón único para aplicar la expiración retroactivamente a todos los enlaces compartidos existentes. La política del inquilino solo afecta a los elementos compartidos futuros. La edición manual a través del panel Administrar acceso es la única forma de aplicar la expiración a enlaces antiguos. Para escenarios de cumplimiento, considera crear una nueva política de uso compartido y pedir a los usuarios que reemplacen los enlaces antiguos.