Cuando escribes un nombre en una columna Persona de SharePoint, la búsqueda a menudo no devuelve resultados para un usuario que acaba de agregarse a la organización. Esto ocurre porque SharePoint no sincroniza automáticamente los perfiles de usuario nuevos desde Microsoft Entra ID. La columna Persona depende del servicio de perfiles de usuario de SharePoint, que puede tardar de 24 a 48 horas en actualizarse después de crear una cuenta nueva. Este artículo explica la causa raíz de esta demora y proporciona una solución manual para forzar la sincronización y que el nuevo usuario aparezca en la columna Persona de inmediato.
Puntos clave: forzar la sincronización del perfil de usuario para corregir la columna Persona
- Centro de administración de SharePoint > Perfiles de usuario > Administrar perfiles de usuario: Busca y elimina el perfil incompleto para desencadenar una importación completa.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos: Verifica la licencia del usuario y el estado de inicio de sesión antes de sincronizar.
- SharePoint Online Management Shell: Ejecuta
Start-SPProfileSyncpara forzar una sincronización inmediata de perfiles para todos los usuarios.
Por qué la columna Persona no encuentra a un usuario nuevo
Las columnas Persona de SharePoint consultan la aplicación de servicio de perfiles de usuario (UPSA) para resolver nombres. Cuando se crea un usuario nuevo en Microsoft Entra ID, el perfil no está disponible inmediatamente en SharePoint. El servicio de perfiles de usuario de SharePoint ejecuta un trabajo de importación programado desde Microsoft Entra ID cada 24 a 48 horas. Hasta que finalice ese trabajo, la columna Persona no puede encontrar al usuario.
La causa raíz es la separación entre la administración de identidades y la sincronización de perfiles. Microsoft Entra ID contiene la lista autoritativa de usuarios. SharePoint mantiene su propia base de datos de perfiles. El proceso de sincronización no es en tiempo real. Utiliza importaciones incrementales que se ejecutan según un temporizador.
Otro factor común es la directiva de eliminación de perfiles de usuario. Cuando un usuario se elimina de Microsoft Entra ID y luego se restaura, el perfil antiguo en SharePoint no se vuelve a crear automáticamente. En ese caso, la columna Persona no encontrará al usuario hasta que se ejecute una importación completa de perfiles.
Cómo funciona la importación de perfiles de usuario
La aplicación de servicio de perfiles de usuario de SharePoint importa datos de usuario desde Microsoft Entra ID mediante un trabajo de temporizador llamado “User Profile Service Application – Full Synchronization”. Este trabajo se ejecuta de forma predeterminada cada 24 horas para sincronizaciones completas y cada 5 minutos para cambios incrementales. Sin embargo, las sincronizaciones incrementales no siempre detectan a los usuarios nuevos de inmediato. La sincronización completa es necesaria para poblar la base de datos de perfiles con cuentas nuevas.
Pasos para corregir la búsqueda en la columna Persona
Puedes forzar la sincronización de perfiles de dos maneras. Usa el centro de administración de SharePoint para un desencadenamiento manual o ejecuta un comando de PowerShell para obtener un resultado inmediato.
Método 1: Forzar la sincronización a través del centro de administración de SharePoint
- Abrir el centro de administración de SharePoint
Inicia sesión en Microsoft 365 con una cuenta de administrador de SharePoint. Ve a Centros de administración > SharePoint. - Ir a Perfiles de usuario
En el menú izquierdo, selecciona Más características. En Perfiles de usuario, haz clic en Abrir. - Administrar perfiles de usuario
En la sección Perfiles de usuario, haz clic en Administrar perfiles de usuario. - Buscar el usuario que falta
En el cuadro Buscar perfil, escribe el nombre para mostrar o el correo electrónico del usuario. Haz clic en Buscar. Si el perfil existe pero está incompleto, elimínalo haciendo clic en el icono X junto al perfil. - Desencadenar una importación completa de perfiles
Vuelve a la sección Perfiles de usuario. Haz clic en Programar la sincronización de perfiles. Selecciona Iniciar sincronización completa y haz clic en Aceptar. Esto pone en cola un trabajo de importación completa que se ejecuta en minutos.
Método 2: Forzar la sincronización con PowerShell
- Instalar SharePoint Online Management Shell
Si aún no está instalado, descarga e instala SharePoint Online Management Shell desde el Centro de descargas de Microsoft. - Conectar a SharePoint Online
Abre PowerShell como administrador. EjecutaConnect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com. Reemplaza[tenant]por el nombre de tu inquilino. Inicia sesión con una cuenta de administrador de SharePoint. - Ejecutar el comando de sincronización de perfiles
EjecutaStart-SPProfileSync -ProfileType User. Esto fuerza una sincronización inmediata de todos los perfiles de usuario desde Microsoft Entra ID a SharePoint. - Verificar que el usuario aparece
Espera de 2 a 5 minutos. Ve al sitio donde se usa la columna Persona. Actualiza la página y escribe el nombre del usuario en la columna. El nombre debería aparecer ahora en el selector.
Método 3: Comprobar la licencia del usuario y el estado de inicio de sesión
- Abrir el centro de administración de Microsoft 365
Ve a Centros de administración > Centro de administración de Microsoft 365. - Verificar la licencia del usuario
En Usuarios > Usuarios activos, busca el usuario nuevo. Comprueba que tenga asignada una licencia de SharePoint Online o Microsoft 365. Sin una licencia, no se crea el perfil de usuario. - Confirmar que el usuario ha iniciado sesión
El usuario debe iniciar sesión en Microsoft 365 al menos una vez. El primer inicio de sesión desencadena la creación inicial del perfil en Microsoft Entra ID. Si el usuario nunca ha iniciado sesión, la sincronización de perfiles no lo encontrará. - Esperar 30 minutos después del primer inicio de sesión
Después del primer inicio de sesión, el perfil se crea en Microsoft Entra ID. La sincronización de SharePoint puede tardar hasta 30 minutos en detectar el nuevo perfil incluso con una sincronización forzada.
Si la columna Persona sigue sin encontrar al usuario después de la solución
La columna Persona muestra un mensaje de error en lugar de un nombre
Si la columna Persona muestra un error como “No se pudo encontrar este usuario” después de la sincronización, el perfil de usuario puede estar dañado. Elimina el perfil del usuario desde el centro de administración de SharePoint (Administrar perfiles de usuario) y ejecuta una sincronización completa de nuevo. Esto obliga a SharePoint a recrear el perfil desde cero.
La columna Persona solo encuentra usuarios de la misma colección de sitios
De forma predeterminada, la columna Persona busca en todos los perfiles de usuario del inquilino. Si la columna está restringida a una audiencia específica de la colección de sitios, solo encontrará usuarios que hayan visitado ese sitio. Para solucionarlo, edita la configuración de audiencia del sitio en el centro de administración de SharePoint. Ve a Sitios activos, selecciona el sitio y haz clic en Configuración. En Audiencia, elimina cualquier filtro de audiencia.
La columna Persona funciona en un sitio pero no en otro
Esto ocurre cuando el sitio usa un nivel de permisos personalizado que bloquea el permiso “Usar interfaces remotas”. La columna Persona requiere ese permiso para consultar el servicio de perfiles de usuario. Para solucionarlo, ve a Permisos del sitio > Configuración de permisos avanzados > Niveles de permisos. Selecciona el nivel de permisos asignado al usuario. Marca la casilla Usar interfaces remotas y guarda.
Comportamiento de la búsqueda en la columna Persona: antes de la sincronización vs después de la sincronización
| Elemento | Antes de la sincronización de perfiles | Después de la sincronización de perfiles |
|---|---|---|
| Visibilidad del usuario en la columna Persona | Usuario no encontrado | El usuario aparece en los resultados de búsqueda |
| Perfil de usuario en SharePoint | Faltante o incompleto | Completo con todos los atributos |
| Método de sincronización requerido | Ninguno disponible | Sincronización completa o comando de PowerShell |
| Tiempo para resolver | 24 a 48 horas | 2 a 5 minutos después de la sincronización forzada |
| Requisito de licencia del usuario | No comprobado | Debe tener licencia de SharePoint Online |
Ahora puedes forzar una sincronización de perfiles para que un usuario nuevo aparezca en una columna Persona de SharePoint. Empieza verificando que el usuario tenga una licencia y haya iniciado sesión. Luego usa el centro de administración de SharePoint o el comando Start-SPProfileSync para desencadenar una sincronización completa inmediata. Si la columna sigue fallando, comprueba si hay filtros de audiencia o perfiles dañados. Para la administración continua, programa una importación completa de perfiles semanal para evitar demoras similares con futuros usuarios nuevos.