Necesita romper la herencia de permisos en un sitio o biblioteca de SharePoint para otorgar acceso único a usuarios específicos. Más adelante, desea restaurar la herencia para simplificar la administración. Pero al restaurar la herencia, SharePoint elimina todos los permisos únicos, incluidas las cuentas de propietario del sitio que configuró. Esto deja el sitio sin propietarios, lo que causa problemas de acceso y tickets de soporte. Este artículo explica por qué se eliminan los propietarios y muestra un flujo de trabajo seguro para restaurar la herencia mientras se mantienen los propietarios correctos en su lugar.
Puntos clave: Restaurar la herencia sin perder propietarios del sitio
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Heredar permisos: Restaura la herencia de permisos pero elimina todos los permisos únicos, incluidos los propietarios agregados después de romper la herencia.
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Comprobar permisos: Verifica qué usuarios y grupos tienen acceso directo antes de restaurar la herencia.
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Niveles de permiso: Enumera los niveles de permiso exactos asignados a propietarios, miembros y visitantes antes de realizar cambios.
Por qué restaurar la herencia elimina a los propietarios del sitio
La herencia de permisos de SharePoint funciona como una relación padre-hijo. Cuando se rompe la herencia en un sitio, biblioteca o lista, SharePoint crea una copia de los permisos del elemento primario para ese elemento. Luego puede agregar o quitar usuarios en el elemento secundario sin afectar al primario. Esto es útil para otorgar acceso específico a un sitio de proyecto o a una biblioteca de documentos confidencial.
Cuando se restaura la herencia, SharePoint elimina la copia de permisos del elemento secundario y vuelve a los permisos del elemento primario. Se pierden todas las entradas de permisos únicos que agregó en el nivel secundario. Esto incluye las cuentas de propietario que agregó solo en el nivel del sitio secundario. Si el sitio primario no tiene esos mismos propietarios, el sitio secundario queda sin propietarios después de la restauración.
Cómo maneja SharePoint los grupos de propietarios
De forma predeterminada, cada sitio de SharePoint tiene tres grupos de seguridad: Propietarios, Miembros y Visitantes. Cuando se crea un nuevo sitio a partir de una plantilla, estos grupos heredan del sitio primario. Si se rompe la herencia y se agrega un nuevo usuario al grupo Propietarios, ese usuario existe solo en el sitio secundario. Restaurar la herencia elimina a ese usuario del grupo Propietarios del sitio secundario porque el grupo Propietarios del sitio primario no lo incluye.
Qué sucede con los permisos únicos en listas y bibliotecas
El mismo comportamiento se aplica a listas y bibliotecas. Si se rompe la herencia en una biblioteca de documentos y se agrega un usuario con permisos de Edición, restaurar la herencia elimina a ese usuario. Sin embargo, la lista o biblioteca no tiene su propio grupo de propietarios. El riesgo allí es perder el acceso para los usuarios que necesitan editar documentos. El riesgo mayor está en el nivel del sitio, donde perder a los propietarios significa que nadie puede administrar la configuración del sitio.
Flujo de trabajo seguro para restaurar la herencia y mantener a los propietarios
Siga este flujo de trabajo para restaurar la herencia de permisos en un sitio mientras se asegura de que los propietarios correctos permanezcan. Este método funciona para SharePoint Online y SharePoint Server 2016 o posterior.
- Comprobar los permisos únicos actuales en el sitio
Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio. En la cinta de opciones, haga clic en Comprobar permisos. Escriba el nombre de un usuario que sabe que debería tener acceso de propietario. Si el resultado muestra Acceso directo, ese usuario se agregó después de romper la herencia. Anote todos los usuarios y grupos que tienen acceso directo, especialmente en el grupo Propietarios. - Agregar los propietarios objetivo al grupo Propietarios del sitio primario
Navegue al sitio primario. Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio. Haga clic en el nombre del grupo Propietarios. Agregue los usuarios que desea mantener como propietarios después de restaurar la herencia. Este paso asegura que el grupo Propietarios del sitio primario incluya a esos usuarios. Espere unos minutos para que el cambio se propague. - Verificar los permisos del sitio primario
En el sitio primario, use Comprobar permisos para confirmar que los usuarios ahora aparecen con acceso Heredado. Si aún muestran Acceso directo, el sitio primario mismo puede tener permisos únicos. En ese caso, repita los pasos 2 y 3 en la jerarquía de sitios hasta llegar a un sitio que herede de la raíz del inquilino o de una colección de sitios de nivel superior. - Restaurar la herencia en el sitio secundario
Vuelva al sitio secundario. Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio. Haga clic en Eliminar permisos únicos (etiquetado como Heredar permisos en algunas versiones). Confirme la advertencia de que se eliminarán todos los permisos únicos. Debido a que ya agregó los propietarios objetivo al grupo Propietarios del sitio primario, aparecerán en el grupo Propietarios del sitio secundario después de restaurar la herencia. - Verificar los permisos restaurados
Después de restaurar la herencia, vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio. El mensaje en la parte superior debe decir Este sitio hereda permisos de su elemento primario. Haga clic en Comprobar permisos e ingrese el nombre de cada propietario. Deberían mostrar Heredado del elemento primario. También confirme que el grupo Propietarios del sitio secundario ahora coincida con el grupo Propietarios del sitio primario.
Restaurar la herencia en listas y bibliotecas
Para listas y bibliotecas, se aplica el mismo principio pero el riesgo es menor porque no hay un grupo de propietarios. Para restaurar la herencia en una lista o biblioteca sin perder el acceso de usuarios clave:
- Registrar las entradas de permisos únicos
Vaya a la lista o biblioteca. Haga clic en el icono de engranaje > Configuración de la biblioteca (o Configuración de la lista) > Permisos para esta biblioteca de documentos. Anote cada usuario y grupo que tiene acceso directo y su nivel de permiso. - Agregar esos usuarios a la lista o biblioteca primaria
Navegue al sitio primario del que hereda la lista o biblioteca. Agregue los mismos usuarios con los mismos niveles de permiso. Por ejemplo, si un usuario tenía Colaborar en la biblioteca secundaria, agréguelo a la biblioteca primaria con Colaborar. - Restaurar la herencia en la lista o biblioteca secundaria
Vuelva a la lista o biblioteca secundaria. Haga clic en Eliminar permisos únicos (Heredar permisos). Confirme la acción. - Verificar el acceso
Compruebe los permisos de cada usuario para confirmar que ahora heredan del elemento primario.
Si los permisos siguen fallando después de restaurar la herencia
Los usuarios perdieron el acceso de propietario después de restaurar la herencia
Si un usuario pierde el acceso de propietario después de restaurar la herencia, significa que no lo agregó al grupo Propietarios del sitio primario antes de restaurar. Para solucionarlo, vaya al sitio primario, agregue el usuario al grupo Propietarios primario y verifique que el sitio secundario muestre permisos heredados. El usuario obtendrá acceso en unos minutos. Si el sitio secundario aún muestra herencia rota, repita el proceso de restauración.
Se restauró la herencia pero el sitio muestra permisos únicos nuevamente
Esto indica que alguien o algún proceso rompió la herencia nuevamente después de restaurarla. Revise los registros de auditoría del sitio en el centro de administración de SharePoint en Búsqueda de registros de auditoría. Busque eventos con la actividad Romper herencia. Si encuentra un usuario o cuenta de servicio que rompe la herencia, debe solucionarlo antes de restaurar nuevamente.
No se puede hacer clic en Heredar permisos porque el botón está atenuado
El botón Heredar permisos está atenuado cuando el sitio ya hereda permisos. Revise el mensaje en la parte superior de la página de permisos. Si dice Este sitio hereda permisos de su elemento primario, no se necesita ninguna acción. Si dice Este sitio tiene permisos únicos, pero el botón sigue atenuado, es posible que no tenga permiso para cambiar permisos. Póngase en contacto con un administrador de la colección de sitios o un administrador del inquilino.
Antes y después: Comparación de la herencia de permisos
| Elemento | Antes de restaurar la herencia | Después de restaurar la herencia |
|---|---|---|
| Permisos del sitio | Permisos únicos en el sitio secundario | Heredados del sitio primario |
| Cuentas de propietario en el sitio secundario | Puede incluir usuarios que no están en el grupo Propietarios primario | Coinciden exactamente con el grupo Propietarios del sitio primario |
| Administración de permisos | Se deben administrar los permisos en cada sitio secundario por separado | Administrar permisos desde el sitio primario |
| Riesgo de perder acceso | Alto si los propietarios están solo en el sitio secundario | Bajo si los propietarios se agregaron primero al sitio primario |
Este flujo de trabajo le brinda control sobre qué propietarios permanecen después de restaurar la herencia. El paso clave es agregar los propietarios objetivo al sitio primario antes de restaurar. Después de completar la restauración, use la herramienta Comprobar permisos para confirmar que todos los usuarios tengan el acceso heredado correcto. Para sitios con jerarquías de permisos profundas, considere usar los informes del centro de administración de SharePoint para auditar permisos únicos en todos los sitios secundarios.