Necesita encontrar el mejor horario para una reunión con un grupo, pero coordinar las agendas es difícil. El nuevo Outlook incluye una función nativa de encuestas de programación directamente en el calendario. Este artículo explica cómo crear y gestionar estas encuestas sin instalar ningún complemento de terceros.
Puntos clave: Configuración de encuestas de programación nativas
- Nueva reunión > Encuesta de programación: Crea una encuesta en la que los invitados votan por los horarios propuestos directamente desde la vista del calendario.
- Configuración de la encuesta > Respuestas anónimas: Permite que los participantes voten sin revelar su identidad a los demás asistentes.
- Vista de resumen de la encuesta: Le permite ver todos los votos de un vistazo y finalizar el horario ganador con un solo clic.
Cómo funciona la función nativa de encuestas de programación
La encuesta de programación integrada es una herramienta incorporada en el nuevo Outlook para Windows y en la web. Reemplaza la necesidad de servicios externos o complementos como Doodle. Usted crea una encuesta proponiendo horarios específicos desde su calendario. Outlook luego envía una invitación de reunión especial donde los destinatarios pueden votar por sus horarios preferidos.
Los resultados de la encuesta se recopilan dentro de la propia invitación de reunión. Puede ver un recuento en vivo de los votos de todos los participantes. Una vez que haya un consenso claro, puede confirmar el horario final de la reunión. Esto envía una actualización a todos los asistentes, fijando el horario elegido en el calendario de todos.
Requisitos previos para usar la función
Debe estar usando el nuevo Outlook para Windows o Outlook en la web. La función requiere una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Es posible que las cuentas personales de Microsoft, como Outlook.com, no tengan acceso a esta integración específica. Todos los participantes de la reunión deben estar dentro de su organización o tener sus direcciones de correo electrónico agregadas a la invitación.
Pasos para crear una encuesta de programación
- Abra su calendario e inicie una nueva reunión
En el nuevo Outlook, vaya al módulo Calendario. Haga clic en el botón Nueva reunión en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones. - Seleccione la opción Encuesta de programación
En la nueva ventana de reunión, busque el botón Encuesta de programación en el grupo Opciones de la cinta de opciones. Haga clic en él para cambiar de una reunión estándar a un formato de encuesta. - Proponga sus horarios
Se abrirá un panel en el lado derecho de la ventana. Haga clic en Agregar una hora para seleccionar horarios de la cuadrícula de su calendario. Puede agregar varias fechas y horas. Complete el título de la reunión, los invitados y la ubicación como lo haría normalmente. - Configure la configuración de la encuesta
Haga clic en el vínculo Configuración de la encuesta en la parte inferior del panel de encuesta. Aquí puede establecer opciones como permitir respuestas anónimas y evitar que los asistentes propongan nuevos horarios. Elija sus preferencias y cierre la configuración. - Envíe la encuesta a los asistentes
Haga clic en el botón Enviar. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con botones de votación para cada horario. Votan haciendo clic en su opción preferida directamente en el correo electrónico o en la invitación del calendario.
Gestión de respuestas de la encuesta y finalización del horario
- Abra la invitación de reunión original
Busque la reunión que envió como encuesta en su carpeta Elementos enviados o calendario. Haga doble clic para abrirla. - Revise el resumen de votación
Dentro de la ventana de la reunión, el panel de encuesta a la derecha muestra un recuento de votos para cada horario. El horario con más votos se resalta. - Finalice el horario de la reunión
Haga clic en el botón Finalizar junto al horario ganador. Un cuadro de diálogo de confirmación le preguntará si desea actualizar la reunión. Haga clic en Actualizar para enviar una confirmación a todos los asistentes y fijar el horario en los calendarios.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
La encuesta no aparece en la cinta de opciones de la reunión
Si falta el botón Encuesta de programación, confirme que está utilizando el nuevo cliente de Outlook. Verifique el tipo de cuenta en Archivo > Cuenta de Office. La función solo está disponible para planes empresariales y educativos de Microsoft 365. No es compatible con licencias perpetuas más antiguas como Office 2021.
Los asistentes no pueden ver las opciones de votación
Esto sucede si los destinatarios utilizan un cliente de correo electrónico antiguo o una aplicación móvil que no admite la función. Los botones de votación se basan en HTML. Pida a los asistentes que abran la invitación en Outlook en la web o en la nueva aplicación de escritorio de Outlook para ver la interfaz completa de la encuesta.
Olvidar finalizar la encuesta
La encuesta permanece abierta para votar indefinidamente hasta que la finalice. Esto puede generar confusión si los asistentes piensan que aún se está decidiendo el horario. Siempre use el botón Finalizar para cerrar la votación y enviar una actualización del calendario una vez que se tome una decisión.
Encuesta nativa vs. encuesta con complemento: diferencias clave
| Elemento | Encuesta de programación nativa de Outlook | Encuesta con complemento de terceros |
|---|---|---|
| Requiere instalación | No, integrada en la aplicación | Sí, desde AppSource o el proveedor |
| Ubicación de los datos | Almacenados dentro de su inquilino de Microsoft 365 | Pueden almacenarse en servidores externos |
| Interfaz de usuario | Integrada en la cinta de opciones de la reunión | Se abre como un panel de tareas o ventana separada |
| Sincronización del calendario | Bloquea el tiempo automáticamente al finalizar | Puede requerir entrada manual en el calendario |
| Costo | Incluido con la suscripción a Microsoft 365 | A menudo requiere una licencia de pago por separado |
Ahora puede crear y gestionar encuestas de programación grupales directamente en Outlook. Use el botón Encuesta de programación desde cualquier reunión nueva para iniciar el proceso. Para reuniones recurrentes, configure la encuesta una vez y use la función de finalizar para confirmar cada instancia. Un consejo avanzado es usar la configuración de respuesta anónima cuando recopile disponibilidad de grupos grandes o sensibles.