Cuando administra documentos en SharePoint, es posible que necesite una política de retención específica que se aplique automáticamente a cada archivo agregado a una biblioteca. Sin una etiqueta de retención predeterminada, cada documento requiere etiquetado manual o un flujo de trabajo independiente, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento. SharePoint le permite establecer una etiqueta de retención predeterminada a nivel de biblioteca para que los archivos nuevos hereden la etiqueta de inmediato. Este artículo explica cómo configurar esa etiqueta predeterminada mediante la configuración de la biblioteca en SharePoint Online.
Puntos clave: Etiqueta de retención predeterminada para bibliotecas de SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Etiqueta de retención predeterminada: La ruta de menú exacta para asignar una etiqueta de retención a todos los archivos nuevos de una biblioteca.
- Etiquetas de retención de Microsoft Purview: Las etiquetas deben crearse y publicarse en Microsoft Purview antes de que aparezcan en la configuración de la biblioteca.
- Los archivos existentes no se etiquetan de forma retroactiva: La etiqueta predeterminada se aplica solo a los archivos nuevos agregados después de aplicar la configuración.
Qué hace una etiqueta de retención predeterminada y qué necesita primero
Una etiqueta de retención predeterminada es una etiqueta que SharePoint aplica automáticamente a cada archivo nuevo cargado en una biblioteca de documentos específica. La etiqueta indica al sistema cuánto tiempo conservar el archivo y qué acción tomar cuando finaliza el período de retención, como eliminar el archivo o conservarlo permanentemente. Esta característica forma parte de los controles de cumplimiento de Microsoft Purview y ayuda a las organizaciones a cumplir con requisitos legales o reglamentarios sin esfuerzo manual.
Antes de poder establecer una etiqueta de retención predeterminada en una biblioteca, deben cumplirse dos condiciones. Primero, la etiqueta de retención ya debe existir en Microsoft Purview. Las etiquetas se crean en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en Administración del ciclo de vida de los datos > Etiquetas. Segundo, la etiqueta debe publicarse en una política de etiquetas de retención que incluya el sitio de SharePoint donde se encuentra su biblioteca. Si la etiqueta no está publicada, no aparecerá en la lista desplegable de configuración de la biblioteca.
También necesita al menos permisos de Miembro en el sitio o permisos de Edición en la biblioteca para cambiar la configuración de la biblioteca. Los propietarios del sitio y los administradores de la colección de sitios siempre pueden realizar este cambio.
Pasos para aplicar una etiqueta de retención predeterminada a una biblioteca
- Abra la biblioteca donde desea la etiqueta
Vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca de documentos. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o vaya a Contenido del sitio y haga clic en la biblioteca. - Acceda a la configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir el menú Configuración. Seleccione Configuración de la biblioteca. Si está en una página de biblioteca moderna, es posible que vea un botón Configuración en la barra de comandos. Haga clic en él y elija Configuración de la biblioteca. - Busque la opción de etiqueta de retención predeterminada
En la página Configuración de la biblioteca, desplácese hacia abajo hasta la sección Permisos y administración. Haga clic en el vínculo denominado Etiqueta de retención predeterminada. Este vínculo solo aparece si su organización tiene etiquetas de retención publicadas en este sitio. - Elija la etiqueta de retención
En la página Etiqueta de retención predeterminada, verá una lista desplegable de todas las etiquetas de retención publicadas en este sitio. Seleccione la etiqueta que desea aplicar a los archivos nuevos. Si no ve ninguna etiqueta, confirme que la etiqueta esté publicada en este sitio en Microsoft Purview. - Guarde la configuración
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. La etiqueta de retención predeterminada ahora está activa. Cualquier archivo que se cargue en esta biblioteca a partir de este momento recibirá automáticamente la etiqueta seleccionada.
Después de guardar, puede verificar la configuración cargando un documento de prueba. Abra las propiedades del documento y compruebe la columna Etiqueta de retención. Si la columna no está visible, agréguela a la vista de la biblioteca haciendo clic en Agregar columna y seleccionando Etiqueta de retención.
Errores comunes y cosas que debe evitar
La etiqueta de retención no aparece en la lista desplegable
Este es el problema más frecuente. La etiqueta debe publicarse en el sitio a través de una política de etiquetas de retención en Microsoft Purview. Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft Purview, navegue a Administración del ciclo de vida de los datos > Etiquetas, seleccione su etiqueta y compruebe la pestaña Etiquetas publicadas. Asegúrese de que la política incluya el sitio de SharePoint que contiene su biblioteca. Si la política está configurada en Todos los sitios de SharePoint, la etiqueta aparecerá en cualquier sitio. Si la política está dirigida a sitios específicos, su sitio debe estar en esa lista.
Los archivos existentes no reciben la etiqueta
La etiqueta de retención predeterminada se aplica solo a los archivos nuevos agregados después de guardar la configuración. Los archivos que ya estaban en la biblioteca permanecen sin etiquetar. Para aplicar una etiqueta de retención a los archivos existentes, debe usar un script de PowerShell, un flujo de Power Automate o aplicar la etiqueta manualmente a cada archivo. SharePoint no proporciona una opción integrada para aplicar retroactivamente la etiqueta predeterminada al contenido existente.
La etiqueta se aplica pero no puede verla en la vista de la biblioteca
La columna de etiqueta de retención está oculta de forma predeterminada en muchas vistas de biblioteca. Haga clic en el botón Agregar columna en la barra de herramientas de la biblioteca y seleccione Etiqueta de retención en la lista de columnas disponibles. La columna mostrará entonces el nombre de la etiqueta para cada archivo. Si la columna sigue mostrándose en blanco para los archivos nuevos, espere unos minutos y actualice la página. SharePoint puede tardar un poco en aplicar la etiqueta.
No puede cambiar la etiqueta predeterminada después de establecerla
Puede cambiar la etiqueta de retención predeterminada en cualquier momento repitiendo los pasos anteriores y seleccionando una etiqueta diferente. La nueva etiqueta se aplicará a los archivos agregados después del cambio. Los archivos existentes conservan la etiqueta que recibieron cuando se agregaron. No hay conflicto porque cada archivo almacena su propia etiqueta independientemente de la predeterminada de la biblioteca.
Etiqueta de retención predeterminada vs. etiquetado manual: diferencias clave
| Elemento | Etiqueta de retención predeterminada | Etiquetado manual |
|---|---|---|
| Método de aplicación | Se aplica automáticamente a los archivos nuevos | El usuario selecciona la etiqueta en las propiedades del archivo |
| Alcance | Todos los archivos nuevos de la biblioteca | Archivos o carpetas individuales |
| Archivos existentes | No se ven afectados | Se pueden etiquetar en cualquier momento |
| Esfuerzo del usuario | Ninguno después de la configuración | Requiere acción del usuario para cada archivo |
| Riesgo de incumplimiento | Menor porque el etiquetado se aplica | Mayor si los usuarios olvidan etiquetar |
Ahora ya sabe cómo establecer una etiqueta de retención predeterminada en una biblioteca de SharePoint. Comience confirmando que su etiqueta esté publicada en el sitio en Microsoft Purview. Luego siga los pasos en Configuración de la biblioteca para seleccionar la etiqueta. Para los archivos existentes, considere usar un flujo de Power Automate o PowerShell para aplicar la etiqueta de forma retroactiva. Un siguiente paso útil es crear una política de etiquetas de retención que elimine automáticamente los archivos después de un número determinado de años, lo que reduce los costos de almacenamiento y simplifica los informes de cumplimiento.