Explicar el comportamiento de las retenciones a los propietarios de sitios: lista de verificación de gobernanza

Los propietarios de sitios a menudo ven que los documentos permanecen en un sitio de SharePoint incluso después de eliminarlos. Esto ocurre porque una retención de las políticas de cumplimiento de Microsoft 365 impide la eliminación permanente. Los propietarios de sitios deben comprender cómo funcionan estas retenciones, qué pueden y qué no pueden hacer, y cómo administrar el contenido sujeto a una retención. Este artículo explica el comportamiento de las retenciones en sitios de SharePoint y proporciona una lista de verificación de gobernanza para los propietarios de sitios.

Qué es una retención en SharePoint

Una retención es una característica de cumplimiento de Microsoft 365 que conserva el contenido durante un período especificado. Cuando una política o etiqueta de retención se aplica a un sitio de SharePoint, el contenido no se puede eliminar de forma permanente hasta que expire la retención. Esto incluye documentos, elementos de lista y versiones. La retención anula las acciones de eliminación de los usuarios. Los propietarios de sitios no pueden omitir la retención mediante acciones estándar de administración del sitio.

Las retenciones las establecen los administradores de cumplimiento, no los propietarios de sitios. Las políticas pueden aplicarse a todos los sitios, a sitios específicos o al contenido con una etiqueta específica. La duración de la retención se define en días o años. Durante el período de retención, los usuarios aún pueden editar y mover contenido, a menos que la política también bloquee las ediciones. La retención solo impide la eliminación permanente.

En qué se diferencian las retenciones de las retenciones de eDiscovery

Una retención de eDiscovery se aplica al contenido relevante para un caso legal. Conserva todas las versiones e impide la edición. Una retención conserva el contenido durante un tiempo determinado, pero normalmente permite la edición. Los propietarios de sitios pueden encontrarse con ambos tipos. La lista de verificación de gobernanza debe tener en cuenta ambos escenarios.

Dónde se aplican las retenciones

Las retenciones se aplican a nivel de sitio o a nivel de contenido. Una retención a nivel de sitio conserva todo el contenido del sitio. Una retención a nivel de contenido conserva solo los elementos con una etiqueta de retención específica. Los propietarios de sitios pueden ver qué contenido tiene una retención consultando la información de cumplimiento en la biblioteca de documentos.

Pasos para que los propietarios de sitios verifiquen y administren las retenciones

1. Compruebe qué políticas de retención se aplican a su sitio
   Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft 365. Seleccione Administración del ciclo de vida de los datos y luego Políticas de retención. Busque las políticas que incluyan sitios de SharePoint. Anote el nombre de la política, la duración y si permite editar o eliminar después de la retención.
2. Identifique el contenido sujeto a una retención
   Abra el sitio de SharePoint. Vaya a Contenido del sitio. En una biblioteca de documentos, seleccione un documento. En el panel de detalles, busque el icono o la etiqueta Retención. Si hay una retención activa, el icono aparece junto al nombre del documento. También puede usar la columna Detalles de cumplimiento en la vista de la biblioteca.
3. Comprenda qué acciones están bloqueadas
   Con una retención, los usuarios no pueden eliminar contenido de forma permanente. Si un usuario elimina un documento, este se mueve a la papelera de reciclaje del sitio. Desde allí, pasa a la papelera de reciclaje de segunda etapa. El documento permanece allí hasta que expire la retención. Los usuarios aún pueden editar, cambiar el nombre, mover y copiar el documento, a menos que la política bloquee específicamente las ediciones.
4. Revise las etiquetas de retención aplicadas al contenido
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos y seleccione su sitio. En Directivas, consulte Etiquetas de retención. Esto muestra las etiquetas publicadas en el sitio. Cualquier contenido con estas etiquetas está sujeto a las reglas de retención de la etiqueta.
5. Comunique a los usuarios el comportamiento de las retenciones
   Envíe un aviso a los usuarios del sitio explicando que los documentos eliminados pueden reaparecer o permanecer en la papelera de reciclaje. Aconséjeles que no intenten eliminar de forma permanente el contenido sujeto a retención. Proporcione una lista de las etiquetas de retención usadas en el sitio para que los usuarios sepan qué contenido está protegido.
6. Solicite cambios de política si es necesario
   Si una política de retención está causando problemas operativos, comuníquese con el administrador de cumplimiento. Los propietarios de sitios no pueden modificar las políticas de retención. Proporcione una justificación empresarial para el cambio. El administrador puede ajustar el alcance o la duración de la política.

Lista de verificación de gobernanza para propietarios de sitios

Los propietarios de sitios deben usar la siguiente lista de verificación para garantizar una gobernanza adecuada de las retenciones. Esta lista de verificación abarca la configuración inicial, la supervisión continua y la comunicación con los usuarios.

Configuración inicial

• Confirme con el administrador de cumplimiento qué políticas de retención se aplican a su sitio.
• Documente el nombre de la política, la duración y las acciones permitidas (editar, eliminar, mover).
• Habilite la columna Detalles de cumplimiento en todas las bibliotecas de documentos que contengan contenido confidencial.
• Agregue un aviso o una página en el sitio que explique la política de retención a todos los usuarios.

Supervisión continua

• Mensualmente: revise el portal de cumplimiento para detectar cambios en las políticas de retención que afecten a su sitio.
• Mensualmente: revise la papelera de reciclaje del sitio para detectar elementos que no se pueden eliminar de forma permanente debido a una retención.
• Trimestralmente: audite el contenido con etiquetas de retención para asegurarse de que se apliquen correctamente.
• Trimestralmente: revise los permisos de los usuarios para confirmar que nadie omite las retenciones mediante derechos de administrador de la colección de sitios.

Comunicación con los usuarios

• Proporcione un documento de preguntas frecuentes que responda las preguntas comunes sobre las retenciones.
• Capacite a los usuarios del sitio sobre cómo identificar el contenido sujeto a una retención mediante la columna de detalles de cumplimiento.
• Establezca un proceso para que los usuarios soliciten la liberación del contenido una vez finalizado el período de retención.

Si el contenido sigue sin comportarse como se espera

Los documentos eliminados siguen reapareciendo en la biblioteca

Esto ocurre cuando una política de retención conserva el documento. El documento no se elimina de forma permanente. En su lugar, el sistema lo restaura desde la papelera de reciclaje. Para confirmarlo, consulte los detalles de cumplimiento del documento. Si aparece el icono de retención, el documento está sujeto a una retención. La única solución es esperar a que expire la retención o pedir al administrador de cumplimiento que quite la retención para ese elemento específico.

Los usuarios no pueden eliminar ningún contenido incluso después de que expire la retención

Después de que expire una retención, el sistema tarda hasta siete días en liberarla. Durante este tiempo, el contenido puede seguir apareciendo como sujeto a retención. Espere siete días y luego intente eliminarlo de nuevo. Si el problema persiste, compruebe si se aplica otra política de retención o una retención de eDiscovery. Los propietarios de sitios pueden ver las retenciones activas en el portal de cumplimiento en Administración del ciclo de vida de los datos y luego Políticas de retención.

Las etiquetas de retención no aparecen en la biblioteca

Las etiquetas de retención deben publicarse en el sitio antes de que aparezcan. En el portal de cumplimiento, vaya a Administración del ciclo de vida de los datos y luego Etiquetas de retención. Compruebe si la etiqueta está publicada en su sitio. Si no es así, pida al administrador de cumplimiento que la publique. También asegúrese de que los usuarios tengan los permisos correctos para ver la columna de etiquetas.

Elemento	Política de retención	Etiqueta de retención
Alcance	Se aplica a todo el contenido de un sitio o de una organización	Se aplica a elementos o carpetas específicos
Establecido por	Administrador de cumplimiento	Administrador de cumplimiento o usuario con derechos de edición
Duración	Definida en días o años	Definida en días, años o de forma indefinida
Ediciones permitidas	Sí, a menos que la política bloquee las ediciones	Sí, a menos que la etiqueta bloquee las ediciones
Eliminación bloqueada	Sí	Sí
Visibilidad para el usuario	Se muestra en los detalles de cumplimiento	Se muestra en una columna de la biblioteca

Los propietarios de sitios ahora pueden identificar las retenciones en su sitio y administrar el contenido en consecuencia. Use la lista de verificación de gobernanza para configurar la supervisión y la comunicación con los usuarios. Para una administración avanzada, cree un flujo de Power Automate que le avise cuando se elimine un documento sujeto a una retención. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las acciones de cumplimiento sin comprobaciones manuales.