Cuando el propietario de un flujo de Power Automate deja su organización o pierde su licencia, el flujo deja de ejecutarse. Este es un problema común en automatizaciones de SharePoint que manejan solicitudes de aprobación, movimientos de documentos o actualizaciones de listas. La causa raíz es que Power Automate requiere un propietario válido con una licencia activa y una cuenta de Microsoft Entra ID para ejecutar el flujo. Este artículo explica por qué falla el flujo, proporciona instrucciones paso a paso para reasignar la propiedad y cubre patrones de fallo relacionados, como conexiones rotas y problemas con buzones compartidos.
Conclusiones clave: Cómo reiniciar un flujo de SharePoint después de que el propietario se va
- Power Automate > Mis flujos > Detalles del flujo > Administrar propiedad: Reasigne el flujo a un nuevo propietario con una licencia válida de Power Automate.
- Conexiones > Actualizar credenciales de conexión: Reemplace las credenciales del propietario anterior en todas las conexiones de SharePoint y Outlook utilizadas por el flujo.
- Centro de administración de Microsoft Entra > Usuarios eliminados > Restaurar usuario: Restaure temporalmente al propietario anterior para recuperar el flujo si no existe otro propietario.
Por qué el flujo se detiene cuando el propietario se va
Los flujos de Power Automate son propiedad de una única cuenta de Microsoft Entra ID. El flujo se ejecuta bajo la identidad del propietario y utiliza sus licencias para conectores como SharePoint, Outlook y Teams. Cuando el propietario deja la empresa, el departamento de TI generalmente deshabilita o elimina la cuenta de usuario en Microsoft Entra ID. Una vez que la cuenta está deshabilitada, Power Automate no puede autenticar ninguna conexión que pertenezca a ese usuario. El flujo entra en un estado suspendido y muestra el error “Propietario no encontrado” o “Conexión no autorizada”.
Si el flujo tiene un solo propietario y esa cuenta se elimina, el flujo se vuelve no editable y no se puede activar. El flujo no se elimina, pero queda atascado en un estado sin conexión hasta que se asigne un nuevo propietario. Esto se aplica a todos los tipos de flujos, incluidos los flujos programados, los flujos automatizados y los flujos instantáneos que utilizan desencadenadores de SharePoint como “Cuando se crea o modifica un elemento”.
El papel de las licencias y las entidades de servicio
Cada propietario de flujo necesita una licencia de Power Automate (gratuita, por usuario o por plan de flujo). Si el propietario anterior tenía una licencia por usuario que se eliminó, el flujo se detiene incluso si la cuenta sigue activa en Microsoft Entra ID. Los flujos creados por una entidad de servicio no se ven afectados por la salida de usuarios, pero la mayoría de las automatizaciones de SharePoint son creadas por usuarios nombrados. La solución requiere asignar un nuevo propietario con una licencia válida y actualizar todas las referencias de conexión.
Pasos para reasignar el flujo a un nuevo propietario
- Inicie sesión en Power Automate como administrador global o copropietario del flujo
Vaya a https://make.powerautomate.com. Use una cuenta que tenga el rol de Administrador global en Microsoft Entra ID o que ya sea copropietario del flujo. - Localice el flujo suspendido
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Mis flujos. Cambie a la pestaña Compartidos conmigo si el flujo fue creado por el propietario anterior. Busque el flujo con un icono de advertencia y un estado de Suspendido. - Abra los detalles del flujo
Seleccione el nombre del flujo para abrir la página de detalles. Verá un banner de alerta que dice “Propietario no encontrado” o “Este flujo no tiene un propietario válido”. - Agregue un nuevo propietario
Seleccione Administrar propiedad en la barra de comandos. En el panel, seleccione Agregar propietario. Ingrese la dirección de correo electrónico de un usuario que tenga una licencia de Power Automate y una cuenta activa de Microsoft Entra ID. Seleccione el usuario y luego seleccione Agregar. - Elimine al propietario anterior
Después de agregar al nuevo propietario, busque al propietario anterior en la lista de propietarios. Seleccione los tres puntos junto a su nombre y elija Eliminar. Este paso es necesario porque un flujo no puede tener una cuenta eliminada o deshabilitada como propietario principal. - Actualice todas las referencias de conexión
Seleccione Editar en el flujo. Vaya a la sección Datos y expanda Conexiones. Para cada conexión que muestre un icono de error rojo, seleccione Cambiar conexión y cree una nueva conexión con las credenciales del nuevo propietario. Esto se aplica a las conexiones de SharePoint, Outlook y cualquier otro servicio que utilice el flujo. - Guarde y active el flujo
Seleccione Guardar en la parte superior del editor. Luego seleccione Activar. El flujo debería mostrar ahora un estado de Activado y ejecutarse en su próximo desencadenador programado o cuando ocurra un nuevo evento de SharePoint.
Si la automatización de SharePoint aún tiene problemas después de la solución principal
El flujo muestra “Conexión no autorizada” después del cambio de propietario
Este error aparece cuando el nuevo propietario no tiene permiso para acceder al sitio o la biblioteca de SharePoint referenciada en el flujo. Las conexiones del flujo utilizan la identidad del nuevo propietario, por lo que ese usuario debe tener al menos permisos de Editar o Contribuir en el sitio de SharePoint. Para solucionarlo, vaya al sitio de SharePoint, seleccione Configuración > Permisos del sitio y agregue al nuevo propietario como miembro. Luego regrese a Power Automate y pruebe el flujo seleccionando Probar en el editor.
La cuenta del propietario anterior se eliminó permanentemente y no existen copropietarios
Si la cuenta del propietario anterior se eliminó permanentemente y no se agregaron copropietarios, el flujo no se puede editar ni reasignar a través de la interfaz normal de Power Automate. La única forma de recuperar el flujo es restaurar la cuenta de usuario eliminada en Microsoft Entra ID. Vaya al Centro de administración de Microsoft Entra, seleccione Identidad > Usuarios > Usuarios eliminados, busque al propietario anterior y seleccione Restaurar usuario. Después de la restauración, siga los pasos de la solución principal para agregar un nuevo propietario. Una vez que el nuevo propietario esté en su lugar, puede eliminar la cuenta restaurada nuevamente.
El flujo utiliza un buzón compartido o una cuenta de servicio
Algunas organizaciones crean flujos utilizando un buzón compartido o una cuenta de servicio genérica. Cuando la persona que administra esa cuenta se va, el flujo se detiene porque la cuenta subyacente puede estar deshabilitada. La solución es cambiar el propietario del flujo a un usuario nombrado que tenga una licencia. Si el buzón compartido aún es necesario para enviar notificaciones por correo electrónico, cree una nueva conexión con las credenciales de ese buzón y actualice el flujo. Tenga en cuenta que los buzones compartidos requieren una licencia de Exchange Online y una licencia de Power Automate para usarse como propietario de la conexión.
Tipos de propietarios de flujo y opciones de recuperación
| Elemento | Cuenta de usuario nombrada | Entidad de servicio |
|---|---|---|
| Tipo de propietario | Usuario individual de Microsoft Entra ID | Aplicación registrada en Microsoft Entra ID |
| Licencia requerida | Plan de Power Automate por usuario o por flujo | Plan por flujo o plan de pago por uso |
| Recuperación cuando el propietario se va | Reasignar propiedad y actualizar conexiones | No afectado: la entidad de servicio no se va |
| Mejor para | Equipos pequeños, automatizaciones ad hoc | Automatizaciones a nivel empresarial, flujos críticos de SharePoint |
La principal diferencia entre estos dos tipos de propietarios es cómo manejan los cambios de personal. Las cuentas de usuario nombradas son fáciles de configurar pero requieren intervención manual cuando el propietario se va. Las entidades de servicio no dependen de usuarios individuales, por lo que el flujo continúa ejecutándose incluso cuando los empleados cambian de rol. Para automatizaciones de SharePoint de larga duración que manejan aprobaciones de documentos o sincronizaciones de datos, considere convertir el flujo para usar una entidad de servicio y evitar futuras interrupciones.
Ahora puede reasignar la propiedad de un flujo de Power Automate suspendido y actualizar sus conexiones para restaurar la automatización de SharePoint. Para prevenir este problema en el futuro, agregue al menos un copropietario a cada flujo y use entidades de servicio para automatizaciones críticas. Como consejo avanzado, cree un flujo de monitoreo que envíe una alerta si algún flujo entra en estado suspendido debido a un cambio de propietario.