Cuando cambias del Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, tus mensajes de correo, contactos y elementos de calendario se transfieren. Sin embargo, las categorías de color que configuraste cuidadosamente en el Outlook clásico a menudo no aparecen en el nuevo Outlook. Esto sucede porque las dos versiones de Outlook almacenan los datos de categorías en ubicaciones y formatos diferentes. Este artículo explica por qué faltan las categorías y proporciona una solución paso a paso para restaurarlas.
Conclusiones clave: Restaurar categorías faltantes en el nuevo Outlook
- Archivo > Opciones > Correo > Categorías en el Outlook clásico: Exporta tu lista de categorías actual como un archivo CSV antes de cambiar.
- Configuración > General > Categorías en el nuevo Outlook: Importa el archivo CSV para recrear las categorías en el nuevo Outlook.
- Sincronización de categorías en Outlook Web App (OWA): Las categorías creadas en el Outlook clásico con una cuenta de Exchange o Microsoft 365 se sincronizan automáticamente si conectas la misma cuenta al nuevo Outlook.
Por qué el nuevo Outlook no muestra las categorías del Outlook clásico
El Outlook clásico almacena las categorías en el Registro de Windows y en el buzón mismo. El nuevo Outlook, que está construido sobre la misma plataforma basada en web que Outlook en la web, solo lee las categorías de los datos del buzón almacenados en el servidor. Cuando inicias sesión por primera vez en el nuevo Outlook, este extrae las categorías del servidor, pero no importa las definiciones de categorías almacenadas localmente desde el Outlook clásico.
Si usaste una cuenta de Exchange, Microsoft 365 o Outlook.com en el Outlook clásico, los nombres y colores de las categorías ya están guardados en el servidor. El nuevo Outlook debería mostrarlos después de un breve retraso de sincronización. Para cuentas POP3 o IMAP, las categorías se guardan solo en tu máquina local y nunca se cargan al servidor. En ese caso, el nuevo Outlook no tiene acceso a ellas.
Otra razón por la que pueden faltar categorías es que el nuevo Outlook utiliza un sistema de ID de categoría interno diferente. Incluso si los nombres de las categorías coinciden, el nuevo Outlook puede tratarlas como entradas separadas hasta que las reasignes manualmente o vuelvas a importar la lista de categorías.
Pasos para restaurar las categorías faltantes en el nuevo Outlook
- Abre el Outlook clásico y exporta las categorías
En el Outlook clásico, ve a Archivo > Opciones > Correo. Desplázate hacia abajo hasta la sección Categorías y haz clic en el botón Categorías. En el cuadro de diálogo Categorías de color, haz clic en el botón Exportar. Guarda el archivo CSV en tu escritorio. Este archivo contiene todos los nombres de tus categorías y sus colores asignados. - Cierra el Outlook clásico
Sal del Outlook clásico por completo. El nuevo Outlook no puede importar categorías mientras el Outlook clásico tenga bloqueado el archivo de categorías. - Abre el nuevo Outlook y navega a la configuración de Categorías
Abre el nuevo Outlook. Haz clic en Configuración (icono de engranaje) en la esquina superior derecha. Selecciona General en el menú izquierdo y luego haz clic en Categorías. - Importa el archivo CSV de categorías
En la página de configuración de Categorías, haz clic en el botón Importar. Busca el archivo CSV que exportaste desde el Outlook clásico y selecciónalo. El nuevo Outlook agregará cada categoría del archivo a tu lista de categorías. - Verifica que las categorías aparezcan en los elementos
Ve a tu bandeja de entrada o calendario. Abre un elemento que tuviera una categoría asignada en el Outlook clásico. Haz clic en el botón Categorizar en la cinta. Deberías ver las categorías importadas en la lista. Si el elemento aún no muestra ninguna categoría, debes asignar la categoría manualmente nuevamente. - Fuerza una sincronización si las categorías aún faltan
Si tu cuenta es de Exchange o Microsoft 365, espera 15 minutos para la sincronización del servidor. También puedes reiniciar el nuevo Outlook para activar una actualización. Ve a Configuración > General > Categorías y confirma que la lista esté poblada.
Si las categorías aún no aparecen después de la importación
El nuevo Outlook muestra categorías pero los elementos no están coloreados
El proceso de importación recrea los nombres y colores de las categorías, pero no vuelve a aplicar esas categorías a tus elementos existentes. Debes reasignar las categorías a correos, contactos y eventos de calendario manualmente. Para acelerar esto, usa la función Pasos rápidos en el nuevo Outlook para crear una regla que asigne una categoría a los mensajes seleccionados.
Las categorías aparecen en el Outlook clásico pero no en el nuevo Outlook para la misma cuenta
Esto suele ocurrir cuando la lista de categorías del lado del servidor está desincronizada. En el Outlook clásico, ve a Archivo > Opciones > Correo > Categorías y exporta la lista nuevamente. Elimina todas las categorías en el nuevo Outlook haciendo clic en el icono de papelera junto a cada categoría. Luego importa el archivo CSV nuevo. Esto fuerza una sincronización limpia.
Las categorías de cuentas POP3 o IMAP se pierden por completo
El nuevo Outlook no admite el almacenamiento local de categorías para cuentas POP3 o IMAP. La única solución es recrear manualmente cada categoría en el nuevo Outlook usando el mismo nombre y color. Luego debes asignar estas categorías a cada elemento nuevamente. No hay una ruta de migración automatizada para estos tipos de cuenta.
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento de categorías | Registro de Windows y servidor de buzón | Solo servidor de buzón |
| Soporte de exportación/importación | Botones integrados de Exportar e Importar en el cuadro de diálogo Categorías de color | Botón Importar en Configuración > General > Categorías |
| Migración de categorías POP3/IMAP | Solo local, sin carga al servidor | No compatible; debe recrearse manualmente |
| Colores de categorías | 24 colores preestablecidos más RGB personalizado | Solo 24 colores preestablecidos |
| Retraso de sincronización | Instantáneo (local) | Hasta 15 minutos para sincronización del servidor |
Ahora puedes restaurar tu sistema de categorías en el nuevo Outlook exportando la lista desde el Outlook clásico e importándola directamente. Para cuentas de Exchange y Microsoft 365, la sincronización del servidor eventualmente aplicará las categorías a los elementos si esperas lo suficiente. Si usas una cuenta POP3 o IMAP, planifica reconstruir tu lista de categorías manualmente. Para evitar este problema en el futuro, siempre exporta tus categorías antes de cambiar al nuevo Outlook.