Usted otorgó a un delegado acceso a su calendario de Outlook, pero ellos informan que las citas y reuniones privadas están ocultas o bloqueadas. Esto sucede incluso cuando el delegado tiene permisos de Editor o Autor en la carpeta. La causa es una única configuración de permisos que controla si los delegados pueden ver los elementos que usted marca como privados. Este artículo explica dónde se encuentra esa opción y cómo habilitarla para que su delegado vea su calendario completo sin comprometer la etiqueta de privacidad para otros usuarios.
Outlook trata los elementos privados como ocultos por defecto para cualquier persona que no sea el propietario del buzón. Cuando marca una cita como privada, el elemento sigue existiendo, pero su asunto, ubicación y detalles se reemplazan con un marcador de posición. Los delegados con acceso a nivel de carpeta no pueden omitir esto a menos que usted les conceda específicamente el derecho de ver elementos privados. La solución requiere cambiar una opción en el cuadro de diálogo de permisos del delegado.
Esta guía cubre los pasos exactos para Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook para Windows. También aborda casos en los que la configuración no se aplica correctamente y qué hacer si el delegado aún ve entradas bloqueadas después del cambio.
Puntos clave: Conceder acceso de delegado a elementos privados del calendario
- Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado > Permisos > Calendario > Bandeja de entrada: La casilla “Delegate can see my private items” controla la visibilidad de las citas privadas.
- Ctrl+Clic o Shift+Clic en Permisos de delegado: Seleccione varias carpetas a la vez para aplicar la configuración de elementos privados a Calendario, Bandeja de entrada, Tareas y Contactos simultáneamente.
- Elimine y vuelva a agregar al delegado después de cambiar la configuración: Fuerza a Outlook a actualizar el token de permiso y aplicar el cambio inmediatamente sin esperar la replicación.
Por qué Outlook oculta los elementos privados del calendario a los delegados
Cuando marca una cita o reunión como privada en Outlook, el elemento recibe una marca especial en el almacén de Exchange. Por diseño, Exchange oculta el asunto, la ubicación y el cuerpo de los elementos privados a cualquier persona que no sea el propietario del buzón. Este comportamiento protege la información confidencial incluso de usuarios que tienen permisos de delegado o a nivel de carpeta.
Los delegados pueden ver que una franja horaria está ocupada, pero ven “Cita privada” o “Reunión privada” en lugar del asunto real. El delegado no puede abrir el elemento ni ver sus detalles. Esto no es un error. Es el comportamiento de seguridad previsto de Exchange y Outlook.
La solución es una opción de permiso que el propietario del buzón debe habilitar. Cuando concede a un delegado el derecho de ver elementos privados, Outlook modifica el permiso a nivel de carpeta en la carpeta Calendario para incluir la marca de elemento privado msExchDelegateListLink. El delegado recibe entonces un nuevo token de permiso que le permite leer los detalles completos de los elementos privados en esa carpeta.
Pasos para permitir que un delegado vea elementos privados del calendario
Debe realizar estos pasos desde la cuenta del propietario del buzón. El delegado no puede cambiar esta configuración por su cuenta.
- Abra la configuración de Acceso de delegado
En Outlook, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. Si no ve la opción Acceso de delegado, su buzón puede estar en una cuenta personal (Outlook.com) o su administrador de Exchange puede haber deshabilitado la delegación. - Seleccione al delegado y abra Permisos
En la lista Delegados, seleccione al delegado que no puede ver sus elementos privados. Haga clic en Permisos. Se abre el cuadro de diálogo Permisos de delegado. - Habilite la casilla de elementos privados
En el cuadro de diálogo Permisos de delegado, mire la parte inferior de la sección Calendario. Marque la casilla “Delegate can see my private items”. Esta casilla aparece solo cuando ha seleccionado Calendario en la lista. Si desea que el delegado vea también elementos privados en su Bandeja de entrada o Tareas, seleccione cada carpeta y marque la misma casilla para esa carpeta. - Aplique el cambio
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Permisos de delegado. Haga clic en Aceptar nuevamente para cerrar el cuadro de diálogo Delegados. Outlook envía el permiso actualizado al servidor de Exchange. - Pida al delegado que reinicie Outlook
El delegado debe cerrar y volver a abrir Outlook para que el nuevo permiso surta efecto. En algunos casos, el delegado puede necesitar esperar hasta 15 minutos para que el servidor de Exchange replique el cambio.
Si la casilla está atenuada
Si la casilla “Delegate can see my private items” está atenuada y no se puede hacer clic, el delegado ha recibido un nivel de permiso de Lector o inferior. La opción de elementos privados requiere permiso de Editor o Autor en la carpeta Calendario. Vuelva al cuadro de diálogo Permisos de delegado y cambie el nivel de permiso de Calendario a Editor o Autor. Entonces la casilla se activará.
Aplicar la configuración a varias carpetas a la vez
Puede seleccionar varias carpetas en el cuadro de diálogo Permisos de delegado manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic en cada nombre de carpeta. Después de seleccionar las carpetas, marque la casilla “Delegate can see my private items”. La configuración se aplica a todas las carpetas seleccionadas simultáneamente.
Si Outlook aún tiene problemas después de la solución principal
El delegado aún ve “Cita privada” después de cambiar la configuración
Si el delegado aún no puede ver los elementos privados después de que usted habilitó la casilla y reinició Outlook, el token de permiso puede estar en caché. Elimine al delegado por completo y vuelva a agregarlo.
- En la cuenta del propietario del buzón, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado.
- Seleccione al delegado y haga clic en Quitar. Confirme la eliminación.
- Haga clic en Agregar, seleccione nuevamente al delegado y conceda los permisos adecuados. Asegúrese de marcar “Delegate can see my private items” para la carpeta Calendario.
- Haga clic en Aceptar y pida al delegado que reinicie Outlook.
Los elementos privados creados antes del cambio de permisos siguen ocultos
El cambio de permisos se aplica a los elementos privados existentes y futuros. Sin embargo, si el delegado abrió la carpeta Calendario mientras la configuración estaba deshabilitada, Outlook puede haber almacenado en caché la vista de marcador de posición. El delegado debe cerrar Outlook, eliminar el archivo OST de Outlook (ubicado en %localappdata%\Microsoft\Outlook) y reiniciar Outlook. Outlook reconstruye el OST desde el servidor y aplica el nuevo permiso.
El delegado ve elementos privados pero no puede abrirlos
Si el delegado puede ver el asunto y la ubicación de los elementos privados pero recibe un error al hacer doble clic, el nivel de permiso de la carpeta Calendario está configurado como Lector. Vuelva a Permisos de delegado y cambie el permiso de Calendario a Editor o Autor. La casilla de elementos privados por sí sola no concede al delegado el derecho de abrir elementos; el nivel de permiso de la carpeta debe ser al menos Editor.
Modo de Exchange en caché vs. Modo en línea: diferencias clave para la visibilidad de elementos privados
| Elemento | Modo de Exchange en caché | Modo en línea |
|---|---|---|
| Cómo se aplican los permisos | El token de permiso se almacena en el archivo OST local | El token de permiso se obtiene de Exchange cada vez que se accede a la carpeta |
| Retraso después de cambiar la configuración de elementos privados | Hasta 15 minutos más un reinicio obligatorio de Outlook | El cambio surte efecto después de que el delegado actualice la carpeta (F9) o reinicie Outlook |
| Elementos privados creados antes del cambio | Pueden permanecer ocultos hasta que se reconstruya el OST | Visibles inmediatamente después de guardar el cambio de permisos |
| Solución recomendada si el cambio no se aplica | Elimine el archivo OST y reinicie Outlook | Cierre y vuelva a abrir Outlook |
Ahora puede dar a su delegado la capacidad de ver elementos privados del calendario habilitando la casilla en Permisos de delegado. Si el cambio no surte efecto de inmediato, elimine y vuelva a agregar al delegado o haga que reconstruya su archivo OST. Como consejo avanzado, puede automatizar esta configuración de permisos para varios delegados mediante el Centro de administración de Exchange modificando el atributo msExchDelegateListLink de la carpeta Calendario con PowerShell.