El correo de solicitud de acceso va al propietario incorrecto: causa raíz y solución

Cuando un usuario solicita acceso a un sitio de SharePoint, el correo de aprobación a veces va a alguien que ya no es el propietario del sitio o a una persona inesperada. Esto sucede porque SharePoint utiliza una jerarquía de propietarios específica para enviar esos correos, y esa jerarquía puede quedar desactualizada. En este artículo, aprenderá por qué el correo va a la persona equivocada y cómo corregir la asignación de propietario para que las futuras solicitudes de acceso lleguen al destinatario correcto.

Por qué los correos de solicitud de acceso van al propietario incorrecto

SharePoint envía los correos de solicitud de acceso basándose en una jerarquía de propietarios fija. El sistema primero intenta enviar el correo al propietario principal del sitio. Si el propietario principal no existe, recurre al administrador de la colección de sitios. Si no hay ningún administrador de colección de sitios configurado, el correo va al administrador del inquilino. Esta jerarquía significa que si el propietario principal deja la empresa o se elimina del sitio, pero su objeto de usuario aún existe en Microsoft Entra ID, SharePoint puede intentar enviar el correo a ese usuario. El correo entonces va a un buzón que ya no se supervisa, o rebota. Además, si un sitio fue creado por un usuario que luego cambió de rol, ese creador original puede permanecer como propietario principal en SharePoint aunque ya no administre el sitio.

Cómo funciona la jerarquía de propietarios

SharePoint verifica el siguiente orden al decidir a dónde enviar el correo de solicitud de acceso:

1. Propietario principal del sitio (el usuario que aparece en Permisos del sitio > Configuración avanzada de permisos > Propietarios)
2. Administrador de la colección de sitios (el usuario o grupo configurado en Configuración del sitio > Administradores de la colección de sitios)
3. Administrador del inquilino (administrador global o administrador de SharePoint)

Si el propietario principal es un usuario que se ha eliminado de Microsoft Entra ID, el correo no se enviará. Si el propietario principal es un usuario que aún existe pero ya no es el contacto correcto, el correo irá a ese usuario. La misma lógica se aplica al administrador de la colección de sitios como respaldo.

Pasos para identificar y corregir el propietario incorrecto

Siga estos pasos para verificar quién recibe actualmente los correos de solicitud de acceso y para actualizar el propietario si es necesario.

1. Verifique el destinatario actual de la solicitud de acceso
   Vaya al sitio de SharePoint donde ocurre el problema. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir Configuración del sitio. En Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio. En la página Permisos, haga clic en Solicitudes de acceso en la cinta. El cuadro de diálogo Configuración de solicitudes de acceso muestra la dirección de correo a la que se envían actualmente las solicitudes. Si este correo es incorrecto, debe actualizar el propietario del sitio.
2. Identifique el propietario principal actual del sitio
   En Configuración del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio. En la cinta, haga clic en Configuración avanzada de permisos. En la navegación izquierda, haga clic en Administradores de la colección de sitios. Esta página muestra el propietario principal actual del sitio y el administrador de la colección de sitios. Anote el nombre del propietario.
3. Cambie el propietario principal del sitio en el centro de administración de SharePoint
   Abra el centro de administración de SharePoint en un navegador. En la navegación izquierda, haga clic en Sitios activos. Busque el sitio que tiene el propietario incorrecto. Haga clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles. En la pestaña General, busque la sección Propietarios. Haga clic en Editar para cambiar el propietario principal. Escriba el nombre de la persona correcta y haga clic en Guardar.
4. Actualice el administrador de la colección de sitios como respaldo
   Mientras aún está en el panel de detalles del sitio, desplácese a la sección Administradores de la colección de sitios. Haga clic en Editar y agregue el usuario o grupo correcto. Esto asegura que si el propietario principal no está disponible, el respaldo vaya a la persona correcta. Haga clic en Guardar.
5. Pruebe el correo de solicitud de acceso
   Pida a un usuario que no tenga acceso al sitio que solicite acceso. O use una cuenta de prueba para enviar una solicitud. Verifique que el correo llegue a la bandeja de entrada correcta. Si aún va a la persona equivocada, repita los pasos 1 a 4 y confirme que ningún otro propietario o administrador esté anulando la configuración.

Si el correo de solicitud de acceso aún va a la persona equivocada

A veces la solución anterior no funciona debido a datos en caché o a una asignación de propietario basada en grupos. Aquí están los escenarios más comunes y cómo resolverlos.

El correo de solicitud de acceso va a un usuario eliminado

Si el propietario principal fue eliminado de Microsoft Entra ID, SharePoint no puede enviar el correo. El sistema puede fallar silenciosamente o enviar el correo a un buzón obsoleto. Para solucionarlo, elimine al usuario eliminado del grupo de propietarios del sitio. Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio > Configuración avanzada de permisos. Haga clic en el nombre del grupo Propietarios. Elimine al usuario eliminado y agregue al propietario correcto. Luego actualice el propietario principal en el centro de administración de SharePoint como se describió anteriormente.

El correo de solicitud de acceso va a un grupo en lugar de a una persona

Cuando el propietario principal es un grupo de Microsoft 365, SharePoint envía el correo a todos los miembros del grupo. Esto puede inundar a muchos usuarios con solicitudes que solo una persona debería manejar. Para cambiar esto, establezca el propietario principal como un usuario individual. En el centro de administración de SharePoint, edite el sitio y cambie el propietario principal del grupo a una persona específica. El grupo puede permanecer como propietario secundario o miembro del sitio.

El correo de solicitud de acceso va al administrador del inquilino

Si no se establece ningún propietario principal ni administrador de la colección de sitios, SharePoint envía el correo al administrador del inquilino. Esto no es ideal para una organización grande. Para solucionarlo, asigne siempre un propietario principal y un administrador de la colección de sitios para cada sitio. Use el centro de administración de SharePoint para editar en masa los sitios que no tienen propietario. Puede exportar la lista de sitios, identificar los sitios con propietarios faltantes y actualizarlos mediante PowerShell si es necesario.

Propietario principal vs. Administrador de la colección de sitios: comparación de roles

Elemento	Propietario principal	Administrador de la colección de sitios
Definición	La persona principal responsable del sitio	Un usuario con control total sobre la colección de sitios
Destinatario de la solicitud de acceso	Primero en la jerarquía	Segundo en la jerarquía
Puede cambiar la configuración del sitio	Sí	Sí
Puede administrar permisos	Sí	Sí
Visible en la configuración del sitio	En el grupo Propietarios	En Administradores de la colección de sitios
Requiere una cuenta de Microsoft Entra ID	Sí	Sí

Después de corregir el propietario, los correos de solicitud de acceso irán a la persona correcta. Para prevenir este problema en el futuro, revise los propietarios de los sitios trimestralmente mediante el centro de administración de SharePoint. También puede establecer una política de sitio que requiera al menos dos propietarios para cada sitio. Esto asegura que si un propietario se va, el otro propietario pueda seguir administrando las solicitudes y el correo no rebote.