El contenido de los archivos no se indexa después de la migración: causa raíz y solución

Después de migrar archivos a SharePoint, es posible que los resultados de búsqueda devuelvan solo los nombres de archivo, pero no el texto dentro de los documentos. Este problema ocurre porque SharePoint necesita rastrear e indexar el contenido de cada archivo antes de que sea buscable. Las herramientas de migración copian archivos pero no activan una actualización completa del índice. Este artículo explica por qué falla la indexación de contenido después de la migración y proporciona los pasos para solucionarlo.

Por qué SharePoint deja de indexar el contenido de los archivos después de la migración

Cuando migra archivos utilizando una herramienta de terceros o la Herramienta de migración de SharePoint, los metadatos y la estructura de los archivos se conservan, pero el índice de búsqueda no se actualiza automáticamente. SharePoint utiliza un rastreo programado para escanear el contenido de los archivos y agregarlo al índice. Si el rastreo está configurado para ejecutarse de forma incremental, puede omitir archivos nuevos o modificados hasta que se active un rastreo completo.

Otra causa común es que el sitio o la biblioteca se configuraron como “No indexar” durante la migración. Esta configuración impide que el rastreador de búsqueda lea el contenido de los archivos. Además, los tipos de archivo que no son compatibles con la búsqueda de SharePoint, como ciertos formatos comprimidos o cifrados, no tendrán su contenido indexado.

Cómo funciona el proceso de rastreo de búsqueda de SharePoint

SharePoint utiliza un componente de procesamiento de contenido que extrae texto de los archivos durante un rastreo. El rastreo puede ser completo o incremental. Un rastreo completo lee cada archivo y actualiza el índice por completo. Un rastreo incremental lee solo los archivos que han cambiado desde el último rastreo. Después de una migración, muchos archivos se marcan como nuevos o modificados, pero el rastreo incremental puede no procesarlos si la fecha de modificación de metadatos no se establece correctamente.

Configuraciones incorrectas comunes que bloquean la indexación

La colección de sitios puede tener la visibilidad de búsqueda configurada como “No indexar elementos de este sitio”. Esta configuración se encuentra en Configuración del sitio, en Búsqueda y disponibilidad sin conexión. Las bibliotecas también pueden tener una configuración similar que impide que su contenido sea rastreado. Otro problema es que la extensión del archivo no está asignada a un paquete de filtros, por lo que el rastreador no puede analizar el contenido.

Pasos para forzar la indexación del contenido de archivos después de la migración

1. Verifique la visibilidad de búsqueda del sitio
   Vaya a la colección de sitios. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración del sitio. En Búsqueda, haga clic en Búsqueda y disponibilidad sin conexión. Asegúrese de que Permitir la indexación de este sitio esté seleccionado. Si está configurado como No indexar elementos de este sitio, cámbielo y haga clic en Aceptar.
2. Verifique la visibilidad de búsqueda de la biblioteca
   Navegue a la biblioteca de documentos donde se migraron los archivos. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de biblioteca. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. Desplácese hasta Búsqueda y verifique que Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda esté configurado como Sí. Haga clic en Aceptar para guardar.
3. Solicite un re-indexado completo del sitio
   En la colección de sitios, vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En Reindexar sitio, haga clic en Reindexar. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haga clic en Aceptar. Esto obliga a SharePoint a programar un rastreo completo para este sitio.
4. Solicite un re-indexado completo de la biblioteca
   Si solo una biblioteca está afectada, abra la biblioteca. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de biblioteca. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. Desplácese hasta Reindexar biblioteca de documentos y haga clic en Reindexar biblioteca. Haga clic en Aceptar.
5. Verifique la asignación de propiedades administradas
   En el centro de administración de SharePoint, expanda Búsqueda y haga clic en Administrar esquema de búsqueda. En la sección Propiedades rastreadas, busque Office o Documento. Encuentre la propiedad rastreada llamada Office:12 o similar. Haga clic en ella y verifique que esté asignada a la propiedad administrada Título o Cuerpo. Si no, agregue la asignación y haga clic en Aceptar.
6. Revise el registro de rastreo para ver errores
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Administración de búsqueda. Haga clic en Registro de rastreo. Busque entradas relacionadas con su sitio o biblioteca. Si aparecen errores, anote el código de error y busque soluciones. Los errores comunes incluyen Acceso denegado o Tipo de archivo no compatible.
7. Ejecute un rastreo completo desde la aplicación de servicio de búsqueda
   Si tiene acceso a la Administración central, vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones de servicio. Haga clic en Aplicación de servicio de búsqueda. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Orígenes de contenido. Seleccione el origen de contenido que incluye su sitio y haga clic en Iniciar rastreo completo. Esto puede tardar varias horas dependiendo de la cantidad de contenido.

Si SharePoint aún no indexa el contenido de los archivos después de la solución

La búsqueda de SharePoint devuelve solo nombres de archivo, no contenido de archivo

Esto generalmente significa que el rastreo se ejecutó pero no extrajo texto. Verifique que el tipo de archivo sea compatible. Los formatos compatibles incluyen .docx, .pptx, .xlsx, .pdf y .txt. Si el archivo es un .zip o .rar, su contenido no se indexará. Convierta los archivos no compatibles a un formato compatible y vuelva a cargarlos.

Los resultados de búsqueda no muestran contenido después de que se complete un rastreo completo

La asignación de propiedades administradas puede faltar. En el esquema de búsqueda, asegúrese de que la propiedad rastreada Office:12 (que almacena el contenido del archivo) esté asignada a la propiedad administrada Cuerpo. Si la asignación existe, verifique que la propiedad administrada esté configurada como Buscable y Consultable.

La opción de reindexar está atenuada o no disponible

Esto ocurre cuando el usuario no tiene permisos de administrador de la colección de sitios. Pida a su administrador de SharePoint que le conceda los permisos necesarios o que realice el paso de reindexado por usted. El administrador también puede usar PowerShell para forzar un reindexado con el comando Request-SPOReindex.

Comportamiento de búsqueda: antes y después del reindexado

Elemento	Antes del reindexado	Después del reindexado
Los resultados de búsqueda muestran nombres de archivo	Sí	Sí
Los resultados de búsqueda muestran contenido de archivo	No	Sí
Tiempo para completar	Inmediato	Horas a días
Impacto en el usuario	No puede encontrar documentos por texto	La búsqueda de texto completo funciona

Ahora puede forzar un reindexado completo del sitio o biblioteca migrados para restaurar el contenido de los archivos en los resultados de búsqueda. Comience verificando la configuración de visibilidad de búsqueda del sitio y la biblioteca. Si el problema persiste, verifique la asignación de propiedades administradas en el esquema de búsqueda. Considere ejecutar un rastreo completo desde la aplicación de servicio de búsqueda para asegurarse de que todos los archivos se procesen.