El contenido de archivos no se indexa después de la migración: solución segura para el usuario

Después de migrar archivos a SharePoint, es posible que las búsquedas no devuelvan resultados o solo muestren nombres de archivo sin contenido. Esto sucede porque el índice de búsqueda debe reconstruirse para la nueva ubicación, o porque las propiedades de los archivos no se conservaron durante la migración. El rastreador de búsqueda también puede omitir archivos si están marcados como de solo lectura o si la herramienta de migración no copió el contenido correctamente. Este artículo explica por qué el contenido de archivos no se indexa después de una migración y proporciona pasos seguros para forzar la reindexación sin requerir acceso de administrador.

Por qué el contenido de archivos no se indexa después de la migración

La búsqueda de SharePoint depende de un programa de rastreo para leer e indexar el contenido de los archivos. Cuando los archivos se migran utilizando herramientas como la Herramienta de migración de SharePoint (SPMT), herramientas de terceros o carga manual, el rastreador de búsqueda puede no volver a rastrear automáticamente la nueva ubicación. El proceso de migración copia archivos y metadatos, pero no activa una reindexación completa. Como resultado, el índice de búsqueda aún contiene entradas obsoletas o faltantes para el contenido migrado.

Otra causa común es que los archivos se migran con permisos de solo lectura o están desprotegidos. La búsqueda de SharePoint no puede indexar archivos desprotegidos porque el contenido está bloqueado. Además, si la herramienta de migración no conserva la fecha de última modificación del archivo, el rastreador puede omitir el archivo si cree que no ha cambiado.

Esquema de búsqueda y reglas de rastreo

El esquema de búsqueda define qué propiedades de metadatos se indexan. Si la migración cambió los tipos de archivo o las extensiones, las reglas de rastreo predeterminadas pueden excluirlos. Por ejemplo, los archivos con extensión .tmp o .bak no se indexan de forma predeterminada. Del mismo modo, los archivos más grandes que el límite de rastreo (150 MB por defecto) se omiten a menos que el administrador ajuste el límite.

Pasos para forzar la reindexación del contenido migrado

Puede forzar a SharePoint a volver a rastrear un sitio o biblioteca sin necesidad de acceso de administrador al servicio de búsqueda. Estos pasos funcionan para SharePoint Online y SharePoint Server 2013 y versiones posteriores.

1. Reindexar todo el sitio
   Vaya al sitio donde se migraron los archivos. Haga clic en el icono de engranaje (Configuración) y seleccione Configuración del sitio. En Búsqueda, haga clic en Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En la sección Indexación del contenido del sitio, haga clic en Reindexar sitio. Aparece un mensaje de confirmación. Haga clic en Aceptar. Esto marca todo el sitio para volver a rastrearlo en el próximo rastreo programado.
2. Reindexar una biblioteca de documentos específica
   Si solo migró archivos a una biblioteca, reindexe solo esa biblioteca. Abra la biblioteca, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de biblioteca. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. En la sección Búsqueda, establezca ¿Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda? en Sí. Haga clic en Aceptar. Luego, en la página de configuración de la biblioteca, haga clic en Búsqueda y disponibilidad sin conexión y haga clic en Reindexar lista o biblioteca.
3. Asegúrese de que los archivos estén protegidos y tengan una versión principal
   La búsqueda de SharePoint solo indexa archivos que están protegidos y tienen al menos una versión principal. Si su herramienta de migración dejó archivos desprotegidos, protéjalos. Abra la biblioteca, seleccione todos los archivos migrados, haga clic en los puntos suspensivos (…) y elija Más > Proteger. Si el control de versiones está habilitado, asegúrese de que la última versión sea una versión principal (no un borrador).
4. Verifique que los permisos de archivo permitan el rastreo
   La cuenta del rastreador de búsqueda debe tener al menos acceso de lectura a los archivos. Si estableció permisos únicos en la biblioteca o en archivos individuales, el rastreador puede ser bloqueado. Conceda a la cuenta del sistema (NT AUTHORITY\NETWORK SERVICE para SharePoint Server, o la cuenta del rastreador de SharePoint Online) acceso de lectura. En SharePoint Server, esto generalmente se configura en la aplicación de servicio de búsqueda. En SharePoint Online, los permisos se heredan del sitio.
5. Espere el próximo rastreo o active un rastreo
   Después de la reindexación, el contenido se agrega a la cola de rastreo. En SharePoint Online, el rastreo ocurre automáticamente dentro de 15 minutos a unas pocas horas. En SharePoint Server, el programa de rastreo lo establece el administrador. Puede monitorear el progreso verificando los resultados de búsqueda de un archivo conocido. Si los resultados no aparecen después de 24 horas, contacte a su administrador de SharePoint para verificar el programa de rastreo.

Si SharePoint aún tiene problemas después de la solución principal

La búsqueda devuelve solo nombres de archivo, no contenido

Esto generalmente significa que el contenido del archivo no se indexó. Verifique el tipo de archivo. SharePoint indexa formatos basados en texto (DOCX, PDF, XLSX, TXT) pero no formatos binarios (EXE, ZIP con contraseña). Si el archivo es un PDF, asegúrese de que no sea un PDF de imagen escaneada sin texto OCR. Vuelva a guardar el archivo como PDF con texto buscable.

Los archivos están indexados pero no aparecen en los resultados de búsqueda

Verifique el esquema de búsqueda. Algunas propiedades de metadatos pueden no estar mapeadas al índice de búsqueda. Por ejemplo, si la herramienta de migración cambió la extensión del nombre del archivo, el tipo de contenido puede no ser reconocido. Pida a su administrador que verifique que las propiedades administradas para el tipo de contenido y la extensión de archivo estén mapeadas correctamente.

La acción de reindexar no funciona

Si el botón Reindexar está atenuado o falta, es posible que no tenga permisos suficientes. Necesita al menos el nivel de permiso Diseño en el sitio. Si es propietario del sitio y el botón aún falta, es posible que la búsqueda esté desactivada en la colección de sitios. Vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión y asegúrese de que Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda esté establecido en Sí.

Reindexar sitio vs Reindexar biblioteca: diferencias clave

Elemento	Reindexar sitio	Reindexar biblioteca
Alcance	Todo el contenido de la colección de sitios, incluidos subsitios, listas y bibliotecas	Solo la biblioteca de documentos seleccionada
Tiempo para completar	Más largo: puede llevar horas dependiendo del volumen de contenido	Más rápido: generalmente se completa dentro del próximo ciclo de rastreo
Cuándo usar	Después de una migración completa, restauración del sitio o movimiento de contenido grande	Después de cargar un lote de archivos a una biblioteca
Permisos necesarios	Propietario del sitio o superior	Propietario de la biblioteca o superior

Use la reindexación a nivel de biblioteca cuando solo una biblioteca se vio afectada. Use la reindexación a nivel de sitio después de una migración grande para asegurarse de que todo el contenido se rastree.

Después de forzar una reindexación, ahora puede buscar contenido de archivos en la ubicación migrada. Si los resultados aún no aparecen, verifique el registro de rastreo en el centro de administración de SharePoint para ver si el rastreador encontró errores. Como paso final, considere usar la Herramienta de migración de SharePoint (SPMT) con la opción “Conservar permisos de recursos compartidos de archivos” para asegurarse de que los metadatos se copien correctamente. Un consejo avanzado: antes de migrar grandes cantidades de datos, realice una migración de prueba de 10 archivos para verificar que la indexación de búsqueda funcione como se espera.